Snyder dine ansatte med udgiftsbilag og rejseafregninger?

Ja, overskriften klinger måske lidt skarpt. Faktum er blot, at bedrageri med udgiftsbilag er en reel udfordring for mange virksomheder. De fleste ved at den eksisterer, men de færreste kender omfanget. Lav dig en god kop kaffe og læs med her. Så kaster jeg lidt lys over det.

Hvordan kan man identificere bedrageri?

Man kan ofte skelne menneskelige fejl eller misforståelser fra bevidst bedrageri. Fejl og misforståelser kan skyldes mange forhold. Det kan være uklare regler, brug af gamle Excel ark, hvor beregningerne ikke længere er gældende eller noget så simpelt som sammentællingsfejl. Forståelse af problemets omfang samt hvordan man spotter bedrageri, kan opdeles i forskellige områder:

  • Fejlbehæftede udgifter: Medarbejder anmoder om refusion for en privat udgift, men hævder udgiften som værende forretningsmæssig.
  • For høj udgiftsrefusion. Refusion indsendt hvor formålet et korrekt, men beløbet er for stort.
  • Fiktive udgifter: Medarbejder søger refusion for falske køb ofte med kopi af en falsk kvittering.
  • Gentagne refusioner: Når en medarbejder indsender den samme udgift og flere gange.
  • Kilometergodtgørelse: Medarbejderen rapporterer flere kilometer end der reelt er kørt.

Fra vores kunder ved vi f.eks., at indrapportering af for mange kilometer i forbindelse med kilometergodtgørelse er en almindelig form for snyd. I relation til dette har vi erfaret, at anvendelse af elektronisk ruteberegning enten via Google eller ved brug af GPS-funktionen i en smartphone, kan give en besparelse på 15 % af en virksomheds omkostninger til kilometergodtgørelse. Alt er relativt, men det kan hurtigt dreje sig om mange penge.

Hvad med kontanthævninger?

Kontanthævninger kan være en udfordring, fordi medarbejderen hæver kontanter i stedet for at bruge kreditkort og kontanter er vanskeligere at kontrollere. Vores erfaring er, at implementering af firmakreditkort mindsker antallet af kontanttransaktioner – som er lettere at snyde med. Den primære årsag er, at man ikke kan kontrollere indkøbsstedet mellem bilaget og kreditkorttransaktionen.

Bedragere er kreative

Ovenstående definitioner kan hjælpe med at forstå de forskellige områder hvor vi ofte ser snyd. I virkeligheden er der dog ingen grænser for, hvordan medarbejdere kan snyde og forsøge at undgå kontroller eller udnytte svagheder i processer og systemer. Men der er gode nyheder og en af dem er, at flere undersøgelser peger på at det kun er 5 % af medarbejderne, som står for 82 % af alle udgiftsrapporter med svig. Så opgaven er enkel – vi skal ”bare” finde de 5%.

De skjulte omkostninger ved Travel & Expense snyd

Hvor snyd med udgifter kan være svært at opdage, er dens negative indvirkninger være mere almindelige at se. Svindel kan være en omkostningstung affære for virksomheder af alle størrelser, men for mindre virksomheder har det i gennemsnit større omkostninger. Analyser på området viser, at virksomheder med under 100 ansatte i gennemsnit 28 procent højere tab end virksomheder med 100 eller flere ansatte. Hvordan kan det være, tænker du så? Jo, årsagen er, at digitale Travel & Expense Management systemer er mindre udbredt hos små virksomheder. Dermed har færre virksomheder adgang til effektiv automatisk kontrol af bilag. Nogle af disse systemer har måske også funktionalitet til overvågning af brugeradfærd samt automatisk kontrol til policies og regler. Større virksomheder har typisk også en eller flere fuldtidscontrollere, der er dedikeret til kontrolopgaven. Uanset hvilken tilgang en virksomhed har til udlægsafregning, findes der dog ikke er nogen idiotsikker løsning for fuldstændigt at eliminere udgifts svindel.

Få styr på regler og policies

Når regler og policies er udarbejdet og nedskrevet, er det lettere for medarbejderne at forstå præcis, hvad der udgør en overtrædelse. Det er også mere enkelt for dem som skal kontrollere, at fjerne grå områder for at forstå, hvilke medarbejdere der spiller efter reglerne, og hvilke der ikke gør. Derudover er det også lettere at handle og tage beslutninger i de tilfælde hvor overtrædelser finder sted.

Struktur og proces

Det er vigtigt at definere den rette omkostningsstruktur (kontoplan til brug for medarbejdere). Jeg opfordrer altid til at beskrive ”hvad du har brugt penge til” frem for ”hvilken konto skal der bogføres på”. De fleste medarbejderne er ikke ansat i finansafdelingen og forstår ikke begreber som f.eks. ”fragt med moms og fragt uden moms”. Det handler om at designe en veldefineret struktur og proces som samtidig møder brugerne på deres præmisser. Vidste du i øvrigt, at “diverse” nogle steder udgør den femte største udgiftskategori – ofte op til 8 procent af de samlede travel- & expense-udgifter. Det er mere end mobiltelefoner, taxakørsel og seks andre klart definerede kategorier. Overvej derfor at specificere ”diverse udgifter”, så det er enkelt at skelne transaktionerne. Det det vil mindske risiciene ved snyd.

Sæt strøm til processen – inkl. bedragerikontrollerne

Det er naturligvis min klare opfattelse, at implementering af et automatiseret udgiftsrapporteringssystem (surprise – hos Acubiz udvikler vi jo lige præcis sådan et system…) samt firma kreditkort er den enkleste måde, at sikre sig imod snyd med udgiftsbilag og rejseafregninger. Med den rette løsning kan firma-policies, kontroller, administration af kreditkort, rejsebestillinger, forudgående godkendelse samt det daglige flow af udgifter nemt håndteres i overensstemmelse med at virksomhedens regler og krav overholdes. Avanceret rapportering, dokumenterede elektroniske godkendelsesprocesser og robotteknologi til at foretage kontroller, gør det også sværere for svigagtige udgifter at passere uopdaget.

Bliv endnu klogere

Med ovenstående har jeg givet lidt indblik i hvordan du kan opnå ordentlig kontrol med din virksomheds udgiftsbilag. Få en trinvis guide til hvordan du kommer i gang med en fuld digitalisering af expense processen her.   Lars de Nully Adm. Direktør & Grundlægger