Skattefri kørselsgodtgørelse, digital kørebog og alt derimellem

Del på linkedin
Del på facebook
Del på email

De fleste virksomheder udbetaler skattefri kørselsgodtgørelse til medarbejdere for erhvervsmæssig kørsel i eget køretøj efter faste satser. Godtgørelsen dækker medarbejdernes udgifter til køretøjet, herunder benzin, vedligeholdelse, afskrivning, forsikring, vægtafgift mv.
Banker SKAT på døren og beder om dokumentation for medarbejdernes kørsel, er det din virksomheds ansvar at dokumentere den. Der er nogle betingelser og krav som skal overholdes, før medarbejderen har ret til kørselsgodtgørelse. Hvis samtlige betingelser for skattefri kørselsgodtgørelse ikke er opfyldt, skal medarbejderen betale skat af kørepengene.
Dette kender du sikkert alt til, hvis du har ansvar for, eller arbejder i, en økonomiafdeling. Overvejer du at udskifte den gammeldags kørebog med en digital af slagsen, er det essentielt at undersøge hvilke leverandører der overholder kravene.

Hvilke krav stiller SKAT?

Lad os gå igennem SKAT’s krav et efter et. Det er arbejdsgiverens ansvar at føre kontrol med:

Kørslens formål – den konkrete arbejdsopgave, som kørselsindberetningen er knyttet op på.

Kørslens mål med eventuelle delmål – adresserne for kørslen samt eventuelle stop på vejen.
Dato – datoen for kørslen skal naturligvis registreres.

Antal kørte kilometer – det præcise kilometerantal skal angives, da beregningen fastsættes efter dette.

Beregning efter satser – satsen for kørselsgodtgørelse skiller ved 20.000 km om året. I 2020 udbetales der skattefrit 3,52 kr. pr. km. Hvis medarbejderen kører mere end 20.000 km om året, er satsen for den overskydende del 1,96 kr. pr. km.
Kørslen sker i medarbejderens eget køretøj – kørslen skal foretages i egen bil for at være berettiget til kørselsgodtgørelsen. Ægtefælle eller samlevers bil falder i samme kategori, hvis de har fællesøkonomi.

Der er også en række andre forhold, som du og dine medarbejdere skal være opmærksomme på. Det gælder f.eks. 60 dages reglen og det faktum, at en medarbejder ikke både kan få kørselsgodtgørelse og kørselsfradrag. Det kan du læse mere om her.

Den digitale kørebog sparer tid

Mange virksomheder gør i dag brug af en manuel og gammeldags kørebog samt excel-ark til registrering af kørsel. Den manuelle arbejdsgang fungerer. Den fungerer bare ikke effektivt. Hverken for dine medarbejdere eller din økonomiafdeling. Vi ser ofte, at den gammeldags kørebog desværre medfører nogle faldgruber. Tastefejl, glemte ruter og travlhed fører desværre til både små og store fejl, hvilket i sidste ende risikerer at blive dyrt for både medarbejder og virksomhed.

Den digitale transformation buldrer derudad, hvilket giver anledning til at undersøge, om kørebogen kan digitaliseres. Og ja, kørebogen kan sagtens digitaliseres. Der findes rigtig mange dygtige udbydere, som har specialiseret sig i netop dette. Vi har selv featuren ”Kørsel” i vores mobil-app, Acubiz One. Den har blandt andet gjort en stor forskel for Dansk Brandteknik, som har sparet 50 % af den tid, de tidligere brugte på kørselsregistrering.

"Overholder Acubiz SKATs regler?"

Vi bliver ofte spurgt, om Acubiz overholder SKATs krav og retningslinjer til et kørselsregnskab. Vi har ikke et certifikat der beviser det, for det udsteder SKAT ikke, men vi lever op til kravene. Lad os se på, hvordan vi understøtter dem.

Der er få ting som skal indtastes manuelt i mobil-app’en, Acubiz One. Det skal kørslens formål, dato samt start- og slutdestination. Herefter foregår det meste automatisk. I app’en skal den kørte rute vælges og ud fra denne udregnes kilometerantallet automatisk. Det samme gør beregningen efter satserne for skattefri kørselsgodtgørelse, hvilket vil sige, at Acubiz selv justerer beregningen afhængig af om medarbejderne har kørt over eller under 20.000 km. pr. år. Vores løsning husker nummerpladen, og dermed kan det påvises, om kørslen er foregået i eget køretøj. Nummerpladen kan naturligvis ændres.

Udover de lovmæssige bestemmelser kan kørslen i Acubiz One, afhængig af løsningens konfiguration, f.eks. tilknyttes virksomhedens forskellige projekter. Dette sætter økonomiafdelingen stor pris på, da det giver dem et bedre overblik. Tilsvarende, hvis din virksomhed har datterselskaber eller ansatte i udlandet, så skal du tænke på, at andre lande har andre regler for kørselsgodtgørelse. Det vil derfor være en god idé at kigge efter en løsning, der understøtter flere landeregler. Acubiz understøtter landespecifikke regler for kørselsgodtgørelse i 21 lande, og for 12 af disse landes vedkommende opdaterer vi regler og satser helt automatisk – det kører bare 😉

Hvis du er selvstændig eller blot ønsker et overblik over din kørsel, tilbyder vi også enkeltbruger værktøjet, Acubiz Professional. En gratis løsning, som gør brugeren i stand til at registrere- og danne rapporter over udgifter og kørsel, som kan deles med en midlertidig arbejdsgiver, en bogholder, en chef, en revisor eller hvem det nu måtte være relevant for.

Overvej om kørebogen skal integreres i et Expense Management-system

Vi arbejder inden for feltet Expense Management, hvilket er en samlebetegnelse for en række delprocesser ift. behandling, afregning og kontrol af erhvervsrelaterede udgifter som afholdes af en virksomheds medarbejdere. Her falder kørselsregistrering ind under.

Overvejer din virksomhed at investere i en digital kørebog, er jeg overbevist om, at I bliver glade. Det bliver både jeres medarbejdere og finansafdelingen. Medarbejderne kan hurtigere og nemmere registrere sin kørsel, og finansafdelingen kan eksportere den færdige og nødvendige data, som skal bruges i kørselsregnskabet, til både SKAT og et lønsystem.

Hvis jeres medarbejdere har meget rejseaktivitet, er der en overvejende sandsynlighed for, at de også har mange udlæg eller udgifter på firmakreditkort. Jeg vil derfor opfordre jer til at tænke skridtet videre. Kørselsregistrering er en lille del af hele Expense Management processen, men det giver mening at samle alle komponenterne i én løsning. Synergieffekterne af dette er væsentlige, og det skaber stor værdi på tværs af organisationen. Tag dette med i overvejelserne, hvis I kigger efter en digital kørebog.

Acubiz bibliotek
Find og download e-bøger, whitepapers, webinarer mm. om alt inden for Expense Management.
Nyhed

Andre blog indlæg

Gratis og uforpligtende