Robotter i finansfunktionen?


På det seneste har jeg været meget optaget af hvordan Robotic Process Automation (RPA) kan anvendes i forskellige økonomi- og finansprocesser. RPA er et varmt emne blandt ledere i finansfunktioner. Dette har primært noget at gøre med, at der igennem RPA er et markant potentiale for effektivt at kunne automatisere tidskrævende rutineopgaver og dermed realisere besparelser eller omfordele ressourcer til mere værdiskabende arbejde.

Hvordan kommer vi i gang?

For nogle kan det dog virke overvældende at starte et RPA-projekt, men sandheden er, at ressourcetrækket for at komme i gang typisk ikke er så stort. Jeg tror på, at RPA i finansprocesser snart går fra at være ”nice to have” til at blive ”need to have” for alle typer af virksomheder. Det er vigtigt at være opmærksom på, at selvom du måske tænker (sikkert som din første indskydelse), at visse processer ikke er egnede til RPA, så prøv at vrid din hjerne lidt og tænk over i hvilke dele af processerne RPA kan finde anvendelse. Tro mig, der kan findes muligheder alle vegne og det er rent faktisk en god idé at starte skridt for skridt. Faktum er, at nogle af de mest succesfulde RPA-implementeringer er startet med delprocesser. Husk også på, at den ekstremt hurtige teknologiske udvikling af vil gøre RPA langt mere sofistikeret i fremtiden – det der virker langt væk i dag, er her i morgen.

RPA og Expense Management

Hos Acubiz arbejder vi i fintech verdenen. Vi har konstant fokus på at videreudvikle vores Expense Management løsning. Dette arbejde omfatter også RPA-funktionalitet. Formålet er at optimere og simplificere processerne omkring at registrere og godkende transaktioner samt bogførings- og controlling-opgaverne relateret til disse transaktioner. Alt sammen for at skabe en bedre hverdag for både brugere, funktionsledere og ledere i finansfunktionen.

Helt specifikt ser vi store muligheder for RPA i forbindelse med processerne omkring bogføring og controlling. Ved f.eks. at anvende RPA til, pr. automatik (dvs. uden menneskelig involvering), at skelne ”normal” brugeradfærd fra ”afvigende” brugeradfærd bliver det muligt at frigøre ressourcer igennem tidsbesparelser. Og tidsbesparelser falder altid på et tørt sted. Jeg spekulerer ofte på hvorfor visse medarbejdere, f.eks. salgskonsulenter, på den ene side gives mandat til at indgå finansielt omfattende kontrakter med lange bindinger (og ofte også betydelige risici). Men på den anden side ser jeg også manuelle og tidskrævende godkendelses- og controllingprocesser for de samme medarbejdere, når de har udgiftsbilag på mindre end 400 kr. Dette relaterer sig selvfølgelig til virksomhedernes respektive politikker omkring medarbejderudgifter, hvilket naturligvis skal respekteres. Det er dog min mening, at de manuelle opgaver omkring controlling af denne type transaktioner ikke giver mening. Vi må derfor finde løsninger på hvordan vi kan optimere disse processer med hjælp af RPA.

”Acubotten”

Som nævnt tidligere har Acubiz allerede taget de første skridt indenfor RPA med vores Company Policy Manager. Denne feature i vores løsning er drevet af en robot (vi har navngivet ham Robert og han er vores ”Acubot”) der kan håndtere de fleste controllingopgaver i en expense management proces. Og denne type opgave er per definition meget tidskrævende. Ved hjælp af denne funktionalitet bruger flere af vores kunder nu RPA til at håndtere 2/3 af controllingen på deres udgiftsbilag. Det er noget der rykker! Hvis du er leder for en finansafdeling, så har du nok en rimelig god idé om jeres tidsforbrug til denne type opgaver. Du kender helt sikkert også jeres interne timepris og derfra er det simpel matematik at regne på besparelsespotentialet, hvis du investerer i en robot til at lave det meste af controllingen.

Dette er blot begyndelsen og vi er dedikerede til at fortsætte fokus på og investeringer i yderligere udvikling af RPA-funktionaliteten i vores løsning – til gavn for alle Acubiz EMS-brugere.

Lars de Nully

Adm. Direktør & Grundlægger