Præcis allokering af omkostninger

Illustration af allokering af omkostninger

Kære CFO…

Den digitale transformation er en realitet – og spørger du mig, så er det sundt at udfordre måden, hvorpå vi driver vores forretning og løbende stille spørgsmålstegn til traditionelle opfattelser omkring arbejdsgange. Digitale værktøjer baner vej for nye metoder, som gør arbejdslivet nemmere. Det gælder helt konkrete opgaver som registrering af et medarbejderudlæg, men også hvordan vi tilegner os viden og bliver klogere på vores medarbejdere, virksomhed, kunder og samarbejdspartnere, f.eks. i forhold rentabilitet. Her tænker jeg på måden, hvorpå vi allokerer og henfører omkostninger mellem virksomhedens afdelinger, projekter og ikke mindst kunder. Finans modtager omkostninger af forskellig karakter fra medarbejdere for så at henføre og fordele disse omkostninger til de rette hylder. Her mener jeg, at arbejdsgangen kan gøres smartere og samtidig give mere præcise resultater ved at omfavne teknologi.

Jeg har sagt det før. Nutidens CFO er mere end en administrativ rolle, der primært har ansvar for traditionel bogføring og rapportering. Du er også problemknuser og rådgiver samt med til at lægge dagsordenen på den lange bane. For at leve op til det ansvar skal du følge med mulighederne når vi taler finance-tech og fintech, og heraf være med til at drive den digitale omstilling. Således er du bedre – og nemmere – rustet til at køre profitanalyser på f.eks. kunder eller særlige aktiviteter. Og hvem drømmer ikke om at kunne fremvise et komplet profitabilitetsbillede på kundeniveau.

Det reelle overblik

Aktivitetsbaserede omkostninger (ABC – Activity Based Costing) er efterhånden en velkendt metode til allokering af hovedomkostninger til bestemte aktiviteter som f.eks. en specifik kunde. For at få indsigt i, hvilke kunder, som rent faktisk giver profit, er du nødt til at tage højde for alle omkostninger. Det indebærer alt fra aktuelle hovedomkostninger f.eks. et højt kundeserviceniveau til mindre omkostninger såsom konsulenttimer, kørsel og medarbejderudgifter.

Det korrekte billede af en kundes værdi kræver detaljerede data om hver omkostning – store som små. Det er her, at det bliver svært for nogle virksomheder. Omkostningshåndteringen kræver en transparent og sporbar datahåndtering, hvilket kan være en besværlig arbejdsgang hos finansafdelingen, hvis oplysningerne ikke er lettilgængelige. Hvis du som virksomhed vil arbejde med dette, bør du have en proces og et system på plads, der kan fange omkostningerne, når de opstår, og allokere eller er koble dem til et ønsket parameter. Her er det, at digitale værktøjer endnu engang stjæler rampelyset og giver dig en række fordele.

Digital håndtering og dimensionsstyring

Et digitalt system til registrering af omkostninger i form af medarbejderudgifter, kørsel og timer relateret til en given kunde kan flytte konteringen til slutbrugeren eller godkenderen. Dimensionerne kan I selv vælge. Det betyder, at allokeringen af en omkostning til f.eks. en given kunde kan ske i samme omgang, som slutbrugeren registrerer en udgift. Det samme er gældende ved et omkostningssplit. I bestemmer selv, om det er slutbruger, godkender eller finans, der er ansvarlig for et split på enten procenter eller et beløb. Medarbejderen kan altså selv henføre direkte til den aktuelle konto i kontoplanen.

Men hvorfor rykke opgaven med at fordele og splitte væk fra finansafdelingen? Det er naturligvis ikke alle omkostninger, hvor det er aktuelt, men i nogle sammenhænge vil det give mening. Ved en del omkostningstyper er det dog værd at overveje, da det netop bliver muligt at allokere præcist. Samtidig kan du effektivisere og afkorte arbejdsgangen mellem slutbruger, godkender og finans. Dette er især gældende ved rejseomkostninger, da denne post ofte er en af de største i en virksomhed og netop en omkostningstype, som ofte ikke bliver allokeret præcist. Men er du som virksomhed nysgerrig efter at kende det reelle omfang af en kundes profitabilitet, så er denne omkostningstype nødvendig at tage med. Hvor mange gange kører dine sælgere eller konsulenter f.eks. over Storebæltsbroen og til hvilke kunder relaterer disse omkostninger sig til? Hvor mange kilometer kører dine sælgere og konsulenter og igen, hvilke kunder relaterer dette sig til?

I netop disse sammenhænge er det oplagt at lade medarbejderen fordele en omkostning vha. en dimension med det samme – alt imens omkostningen registreres. Det er unødvendigt og spild af tid at overlade dette til finans, når medarbejderen eller en afdelingsleder i forvejen ligger inde med den nødvendige oplysning til at dimensionsstyre omkostningen korrekt. Så tænk på, at det er lettere at allokere en omkostning når den opstår, fremfor at skulle allokere den på bagkant. Det kræver dog, at du har proces og system på plads til at hjælpe med det.

Din strategiske medspiller

En digital proces kan blive din strategiske medspiller i virksomhedens økonomistyring. Hvis arbejdsgangen lettes og de nødvendige oplysninger er lettilgængelige, så vil du være godt stillet ift. at rådgive forretningen omkring prioritering af kunder, aktiviteter samt definere fremtidige målsætninger sammen med resten af dine ledelseskollegaer.

Dette gælder ikke kun økonomistyringen ift. kundeprofitabilitet, men også internt. Dimensionsstyring og registrering af omkostningstyper er afgørende parametre til digital rapportering omkring jeres interne brugeradfærd – både tilbageskuende og i realtid. Digital omkostningsregistrering gør det nemt at indhente facts om adfærdsmønstre hos enkelte afdelinger, medarbejdere eller specifikke omkostningstyper med særlig relevans for din virksomhed. Det gør indsatsen inden for kontrol af medarbejderudgifter ligetil, da rapporteringen kun er få klik væk.

Ved at gå forrest og bane vej for en digital omstilling styrker du virksomhedens finansielle processer og ikke mindst dit strategiske fundament til at vejlede og rådgive forretningen om profitabilitet og målsætninger.

What’s not to like?

Lars de Nully
Adm. Direktør og grundlægger