Acubiz Invoice – Digital fakturahåndtering

Automatisk og digitalt workflow til håndtering af leverandørfakturaer

Med Acubiz Invoice (Invoice Management), får du et automatisk og digitalt workflow til håndtering af virksomhedens omkostningsfakturaer (herunder kreditorinformation), korrekt afløftning, aflæsning og strukturering af data samt fuldt overblik. Det giver jer samtidig en effektiv godkendelsesproces, som kan håndteres på farten via vores mobil-app Acubiz One.

Service illustration: Invoice Management

Fakturahåndtering må gerne være nemt

Slut med langsommelige papirbårne processer

Automatisk kontering af fakturaer sker på baggrund af opsat standardkontering på den enkelte kreditor, og en given faktura vedhæftes som bilag (pdf, png eller jpg). Dokumentation er dermed altid tilgængelig elektronisk. Som godkender kan du nemt og hurtigt godkende fakturaer, hvorefter de automatisk sendes videre til bogføring i jeres ERP- eller økonomisystem.

  • Digitalisering af fakturahåndtering, korrekt afløftning af data og automatisk kontering.
  • Cloud-baseret så du kan håndtere omkostningsfakturaer uanset tid og sted.
  • Effektiv og fleksibel godkenderproces – definér selv godkender efter behov (anvend op til to godkendere).
  • Undgå komplekse indkøbssystemer og omkostningsfakturaer i jeres varekøbsflow.

En effektiv digital og automatiseret proces

Digital og automatisk fakturahåndtering

Sådan fungerer løsningen

Acubiz Invoice er bygget op omkring 3 grundlæggende trin. Denne tilgang giver et effektivt samlet flow til håndtering af omkostningsfakturaer.

Scanning og datafangst

Processen initieres med scanning af omkostningsfakturaer samt efterfølgende datafangst og klassifikation af data. Acubiz giver adgang til markedets bedste og mest præcise software til fakturascanning – vi anvender scanningsmotoren fra Paperflow.

Scanningsprocessen er understøttet af avanceret AI-teknologi og leverer præcision der er på niveau med menneskelig aflæsning – bare 10x hurtigere.

Dette indledende trin er altafgørende for at sikre et 100 % digitalt og automatiseret flow efterfølgende. Acubiz behandler de fleste fakturaformater – papir, PDF mv. – og afløfter og strukturer data præcist. 

1

Faktura workflow

Efter scanning og datafangst startes et automatiseret workflow, som tager hånd om kontering, distribution og godkendelse af omkostningsfakturaerne. Kreditorer kan sættes op med standardkontering, således at konteringen sker automatisk. Godkendere opsættes jf. den enkelte kundes behov (f.eks. ift. organisationsstruktur, forretningsregler osv.) og reglerne for distribution og godkendelsesflow defineres.

Selve godkendelsesopgaven kan nemt håndteres via vores mobil-app, Acubiz One, eller via web-app, Acubiz EMS. Godkenderen har nem og overskuelig adgang til al dokumentation omkring de enkelte faktura, herunder kopier af originalfakturaerne.

2

Integration til økonomisystem

Det sidste trin i processen omfatter eksport af data til et ERP- eller økonomisystem for at sikre hurtig og præcis bogføring. Når workflowet med kontering, distribution og godkendelse er gennemført kan der genereres et output med bogføringsklar data.

Disse data kan overføres til et økonomisystem, enten via en automatisk integration eller via manuel eksport og efterfølgende manuel indlæsning til økonomisystemet.

Digital håndtering af virksomhedens omkostningsfakturaer giver dig også overblik og indsigt i processen. Denne indsigt kan anvendes til løbende at forbedre processen og øge automatiseringsgraden. 

3

Hvordan kommer du i gang?

Acubiz Invoice kan implementeres som en selvstændig løsning eller kobles på din nuværende Acubiz Expense løsning alt hvordan den er sat op i dag. Kontakt os for at høre mere.

Vi tilbyder derudover tre forskellige Expense Management løsninger, og du kan derfor finde den løsning der passer til netop din virksomheds behov. Vil I gerne have optimeret endnu flere processer, kan I gøre brug af vores øvrige expense management-relaterede services.

Vil du vide mere? Kontakt os.

Få en online demonstration

30 minutter – når det passer dig.

Lad os ringes ved

Få os til at ringe dig op.

Lad os mødes

Hos jer eller os.

Gratis og uforpligtende