Kunsten at holde styr på dine ansattes udgifter

Hvad er ”expense management” egentlig for en disciplin? Jo, begrebet refererer til processen omkring at håndtere og kontrollere de udgifter som skabes af en virksomheds medarbejdere. Hvis du tjekker Wikipedia, så er det også nogenlunde på denne måde begrebet beskrives her.

Alle typer af virksomheder har den slags udgifter, naturligvis med variation ift. volumen og typer af udgifter. Med andre ord, så har alle virksomheder et behov, af varierende størrelse, for at styr på de ansattes udgifter. Ligeledes er der nogle helt basale regnskabs- og bogføringsmæssige lovkrav som skal overholdes, hvis en virksomhed vil udgiftsføre disse omkostninger. Her taler jeg naturligvis om dokumentationskrav i form af bilag, som skal opbevares til revisionen.

Læs videre og få overblikket samt et par overordnede tips til at få ordentligt greb omkring expense management disciplinen.

Typer af udgifter

Nogle medarbejdere afholder ganske få erhvervsrelaterede udgifter i løbet af et år, hvor andre derimod afholder udgifter på ugentlig basis. Det er typisk medarbejdere med frekvent rejseaktivitet eller hyppige kundebesøg, hvor udgifter til f.eks. transport og forplejning opstår som en nødvendighed for at medarbejderen kan udføre sine arbejdsopgaver. Den klassiske store post i billedet er således ofte rejserelaterede udgifter.

Vi ser dog, at mere stationært baserede medarbejdere i stigende grad afholder udgifter som med fordel kan håndteres efter en fast defineret proces. Det kan f.eks. gælde for medarbejdere i marketingafdelingen, som køber softwareabonnementer, annoncer og indhold (f.eks. grafik og stock fotos) med kreditkort.

Ovenstående var blot konkrete eksempler, for i bund og grund handler expense management disciplinen om, at du skal have styr på og indsigt i SAMTLIGE udgifter som dine medarbejdere skaber i forbindelse med deres daglige arbejde.

Proces, proces, proces

Proces og workflow er de to ting vi missionerer allermest omkring hos Acubiz. Det er grundstenene til, at din organisation for alvor kommer til at mestre expense management disciplinen. Processen dækker over alle arbejdsgange fra at en medarbejder afholder en udgift til den godkendes, kontrolleres og bogføres. Som en del af processen indgår også de regler og politikker for medarbejderudgifter, som din organisation eventuelt måtte have defineret.

Hvis din ambition er at opnå det sorte bælte i disciplinen, så skal du sørge for at starte med processen. Få kortlagt hvordan I arbejder i dag og få tegnet op, hvordan I ønsker at arbejde fremadrettet. Denne del kan du evt. få hjælp og sparring til.

Digitalisering

I realiteten har alle virksomheder allerede en eller anden form for proces for at håndtere udgifter der skabes af medarbejderne. Så er det bare et spørgsmål om hvorvidt processen er veldefineret og velimplementeret. Ligeledes er det et spørgsmål om hvorvidt processen kører analogt og manuelt eller digitalt og automatiseret samt hvilke værktøjer du har i spil for at støtte den. Der er stadigvæk mange virksomheder, som løser denne opgave analogt og manuelt. Det er der flere udfordringer forbundet med.

Processen omkring medarbejderudgifter og de relaterede arbejdsopgaver er et oplagt sted at digitalisere. Den mest markante fordel er en massiv tidsbesparelse, som både kommer medarbejderen/brugeren, lederen/godkenderen, finansafdelingen og hele forretningen til gode. Dette skaber således grundlag for et produktivitetsløft. En digital rejseafregningsløsning giver også bedre kontrol og indsigt i din virksomheds udgiftsmønstre samtidig med, at du opnår en større grad af compliance til din virksomheds regler omkring udgifter.

På den anden side kan din virksomhed allerede have digitaliseret processen – enten helt eller delvist. Det er dog ikke ensbetydende med, at din organisation mestrer expense management disciplinen til fulde. Der findes mange værktøjer derude, som kun giver begrænset funktionalitet og ikke er funderet i en solid procesforståelse. Det kan f.eks. være værktøjer som kommer fra betalingskortleverandører eller følger med dit økonomistyrings- eller lønsystem.

Sørg for at afdække markedet grundigt inden du ligger dig fast på et værktøj.

Hvorfor egentlig gøre så meget ud af expense management processen?

Din virksomhed har som sagt helt sikkert en proces for at arbejde med jeres udgifter. Og så tænker du måske, at ”det fungerer jo som det er i dag…” eller ”det giver nok ikke det store udbytte, at gøre noget ved…”. Men der bliver jeg nødt til at stoppe dig. Faktum er nemlig, at du kan hente store gevinster ved at dygtiggøre din organisation i disciplinen.

Én ting er de tidsmæssige besparelser som både brugere og finansafdelingen vil opleve. En anden ting er det datagrundlag du får til rådighed. Med det i hånden kan du opnå øget indsigt i din virksomheds udgiftsmønstre. I tillæg får du også mulighed for, igennem effektive kontrolmekanismer, at påvirke og styre de ansattes adfærd i forhold til udgifter.

Mange leverandører indenfor de store udgiftskategorier arbejder med dynamisk prisregulering for at maksimere deres indtjening. Tag bare sådan noget som benzin- og dieselpriser. Forleden dag tankede jeg diesel på Fyn til kr. 8,72 pr. liter. Kort tid efter kørte jeg forbi en tankstation på Sjælland hvor prisen var kr. 10,89 pr. liter. Det er en difference på næste 25 %! Værelsespriser på hoteller er et andet eksempel hvor der ses store udsving i priserne. Mange virksomheder laver naturligvis aftaler med leverandørerne på disse områder, men det er langt fra sikkert, at aftalepriserne er de billigste, sammenlignet med dagspriserne på tværs af det samlede markedsudbud. Hos Acubiz hylder vi princippet der hedder, ”brug firmaets penge på samme måde som var det er dine egne”. Det betyder naturligvis også, at medarbejderne skal have kendskab til de forskellige aftaler for at kunne handle anderledes, og det er naturligvis en ledelsesbeslutning hvorvidt dette skal tillades.

Tænk hvis du kunne opnå så dyb indsigt i dine udgiftskategorier, at du kunne benchmarke op imod faktuelle prisniveauer i markedet? Og hvad hvis du kunne begynde at styre dine brugere efter dette? Eller måske endnu bedre, hvad hvis du kan tage denne viden med til forhandlingsbordet, næste gang du eller din indkøbsansvarlige skal forhandle brændstof-, hotel- eller andre relevante leverandøraftaler?

Så hvorfor bruge ressourcer på at strømline processen omkring medarbejderudgifter? Jo, det handler mest af alt om sund fornuft!

Lars de Nully

Adm. direktør og grundlægger