Kundecase: Slagelse Kommune

Glem kontantkasser og bortkomne bilag

I Slagelse Kommune er jagten på besparelser blevet omsat til et ambitiøst digitaliseringsprojekt, der centraliserer og automatiserer en lang række tværgående, administrative processer. Èt spor er udlæg, Dankort og kontantkasser. Nu har kommunen digitaliseret alle indkøb på betalingskort og udlæg via Acubiz.

Kontantkasser stort set udryddet

”Før havde vi 67 kontantkasser, hvor medarbejderne fik penge i hånden, når de havde udlæg. Hver institution havde flere Dankort tilknyttet samme konto, og den enkelte leder sad med kontering og fik månedsafregninger, som de ikke havde noget at bruge til. Når der så var kvartalsopgørelse jagtede vi medarbejderne for at få dem til at tømme lommerne for bilag,” siger Karen Bitsch, Leder af Administrativ Service.

Løsningen blev at implementere Acubiz, hvis platform kan tilpasses kommuner, så regler og kriterier bliver mødt. Kommunen har sikret telefon til mobile medarbejdere – alternativt en iPad til frokoststuen, så også pedeller, rengøringspersonel og hjemmeplejere har adgang til en enhed, når de har udlæg.

Nem adgang og én månedlig afregning

”Vi har over 3.600 brugere, hvoraf størstedelen ikke sidder dagligt ved en PC, og mange kun sjældent har brug for at afregne. Derfor var det vigtigt, at platformen er enkel og brugervenlig…” fortæller Karen Bitsch.

Når en bruger registrerer et udlæg, popper det op til godkendelse hos lederen. Derefter modtager brugeren besked om, at det er godkendt, og får pengene udbetalt med det samme. ”Nu får lederne en månedsstatus med de ældste transaktioner øverst. De skal heller ikke rykke for bilag. Det gør vi,” uddyber Karen Bitsch.

Ingen udbetaling uden godkendt dokumentation

Kommunens strømlining af udlæg og køb på kreditkort har givet langt bedre og mere ensartet dokumentation. Medarbejderne skal have en kvittering – ellers er der ingen udbetaling. ”Kvaliteten af bilag er blevet tydelig. Der er ikke plads til søforklaringer, og man kan ikke smide 200 kroner på taxabonen. Det giver tryghed for medarbejderen, for ingen kan beskyldes for at tage af kassen,” pointerer Karen Bitsch.

Let hurtigt og enkelt

Torben Hjelm, programleder for Campus Slagelse, afregner i gennemsnit udlæg i Acubiz et par gange om ugen. ”Acubiz har givet en radikal ændring i hverdagen. Det sparer tid, det er enkelt, og det er en befrielse at slippe for alt det papirarbejde, der var før. Det er også rart, at vi ikke længere har kontanter.” Han skulle lige lære den optimale måde at tage billeder af bilag. ”Man skal lige ind i rutinerne, men øvelse gør mester, og alt er meget lettere nu.”

Tag luften af indvendinger

”Når man sætter strøm til et decentralt system, er det vigtigt med et driftsteam, der tager luften af indvendinger, sikrer compliance og hjælper nye brugere. For nogle er det en ny verden, men app’en er nem at have med at gøre,” siger Carina Vincent, teamleder i Administrativ Service.

Karen Bitsch supplerer: ”Det handler også om at være tydelige: Det er det, vi gør – og det er det, vi forventer af jer. Og sige, at når du betaler med kommunens penge, så har du et ansvar. Det er bare en ny, god vane, du skal lære.” Administrativ Service har lavet pixi-vejledninger, og afholder månedlige introkurser og tilbyder introbesøg. ”Men der er bare ro omkring det. Det hele kommer gennem vores kontor. Vi kan støtte lederne, har fået meget bedre dokumentation og sparer også tid efterhånden. Denne digitalisering er kommet for at blive,” afslutter Karen Bitsch.

Vores kunder siger Jeg forventer mig meget af at kunne få statistik på indkøb. Det giver os viden om, hvor indsatsen skal lægges, og hvad vi kan forvente af vores medarbejdere.

Carina Vincent, Teamleder af Administrativ Service hos Slagelse Kommune

Detaljer

Kunde: Slagelse Kommune

Løsning: Acubiz Corporate

Hjemmeside: www.slagelse.dk

Om Slagelse Kommune

Med fire klare værdier: Modig, Tydelig, Kompetent og – med glæde, arbejder Slagelse Kommune hver dag på at yde deres for at skabe en god dag for både borgere og kollegaer.

Logo: Slagelse Kommune

Vil du vide mere? Kontakt os.

Få en online demonstration

30 minutter – når det passer dig.

Lad os ringes ved

Få os til at ringe dig op.

Lad os mødes

Hos jer eller os.

Gratis og uforpligtende