Kundecase: Louis Poulsen
Meget mere styr på rejseudgifterne
På Louis Poulsens produktionsfabrik i Vejen er det slut med ubehagelige overraskelser i form af store udgifter til rejsende medarbejdere. For med automatiseringen af rejseafregningen har økonomiafdelingen fået fuldstændig styr over, hvad der er i vente. Og en bonus for medarbejderne er, at de hurtigere kan få deres tilgodehavender.
– Før vidste vi aldrig, hvor mange medarbejdere, der havde hvor meget til gode. Det svækkede vores overblik over økonomien og kunne byde på grimme overraskelser i form af voldsomt forøgede udgifter i en måned, hvor en medarbejder kom med en rejseafregning gående langt tilbage. Men med Acubiz EMS har vi fuldstændig styr på, hvor mange penge, der bruges måned for måned. Det er ganske uvurderligt og en kæmpe fordel på flere planer, siger Gitte Rasmussen, controller i Louis Poulsens økonomiafdeling i Vejen.
Fra håndbåret til automatiseret
Automatiseringen af rejseafregningerne omfatter foreløbig kun en del af virksomheden. Resten – som inkluderer flere udenlandske datterselskaber – kører indtil videre med det gamle ’håndbårne’ system. Og den forskel gør fordele og ulemper meget synlige for Gitte Rasmussen.
– I de afdelinger, hvor de endnu ikke har fået implementeret EMS og derfor stadig kører med regneark og papirkvitteringer, er det meget tydeligt, at de savner det økonomiske overblik, siger hun.
Noget andet er, at de disse steder også bruger langt mere tid på rejseafregningerne. Både i forhold til at få afregninger og bilag ind fra medarbejderne, at få kontrolleret de enkelte poster, at få beløbene konteret, at få udbetalt pengene og ikke mindst at rykke medarbejdere for deres afregninger.
Fordele for alle
Gitte Rasmussen og hendes kolleger i økonomiafdelingen oplever med andre ord en kæmpe tidsbesparelse fra før til nu. Og netop denne tidsbesparelse var en stor del af grunden til, at Louis Poulsen for femten år siden valgte at satse på Acubiz EMS, og at man nu er gået i gang med at få systemet implementeret i alle datterselskaber. En anden del af baggrunden er den tidsbesparelse og forenkling af tingene, som ligger i det også for medarbejderne.
– Jeg har aldrig hørt om medarbejdere, som synes, at det er sjovt at lave rejseafregninger. Tværtimod synes de, at det både er en tidsrøver og alt for besværligt og usikkert. Men Acubiz har lavet en let tilgængelig brugerflade i EMS, hvilket har gjort vores medarbejdere endnu gladere for den automatisering, der ligger i det. Nu ryger alle deres omkostninger direkte ind i systemet, straks de har brugt kreditkortet. Og oven i købet er en lang række af deres udgifter konteret hos os på forhånd, så de ikke behøver at angive, hvad pengene er brugt til. Det gælder for eksempel taxa-udgifter. Så det er faktisk kun, når de er ude og spise, at de skal ind og skrive, hvad pengene er brugt på. Og det er en forenkling, som vi kan høre, at de er rigtig glade for, siger Gitte Rasmussen.
Imidlertid hænder det stadig, at enkelte rejsende medarbejdere ikke får lavet deres del af rejseafregningen i tide. Så den automatiske rykkerproces, der er indbygget i Acubiz EMS benytter Gitte Rasmussen og hendes kolleger sig flittigt af.
En god implementering
Hos Louis Poulsen valgte man i første omgang at indføre Acubiz for alle de ca. 130 chefer og medarbejdere, der rejser meget, og som er udstyret med et firmabetalt Eurocard. Først blev det implementeret i Danmark, siden i Sverige, og lige nu er Norge og Tyskland på vej, inden turen går til resten af det verdensomspændende firmas datterselskaber. Og de erfaringer, der er høstet i Danmark, bruges hyppigt til at få systemet endnu hurtigere og bedre i gang i resten af virksomheden.
– Først og fremmest sørger vi for, at alle har et Eurocard, og at det fungerer. Dernæst lægger vi stor vægt på at få undervist de pågældende medarbejdere, så de føler sig sikre, inden de går i gang med at bruge systemet. Nogle medarbejdere har det sværere med edb end andre. Og dem skal vi stå klar til at hjælpe, så snart der er behov for det, siger Gitte Rasmussen.
I den udstrækning hun eller kollegerne ikke kan hjælpe, trækker de på Acubiz. Og samarbejdet mellem Acubiz og Louis Poulsen fungerer upåklageligt, mener Gitte Rasmussen, som også er glad for, at man hos Acubiz er hurtige til at rette en fejl – uanset hvem der er skyld i den.
“Enten gør de med det samme, eller også går der en time eller to. Så jeg vil gerne rose Acubiz for at være en rigtig god samarbejdspartner” siger hun.
Med det overblik vi har nu, kan enhver chef komme til os når som helst og få at vide, hvor den halter, hvis han ikke lige kan få regnskabet til at stemme. Så kan vi fortælle nøjagtig, hvor problemet ligger, og straks tage fat i den pågældende medarbejder. Det ved medarbejderne også. Så i dag er de generelt langt hurtigere til at få afregnet, end de var før.
Gitte Rasmussen, Controller hos Louis Poulsen
Med en rejsedag, der ofte starter kl. 6 morgen og varer til midnat, havde jeg virkelig svært ved at finde tid til at lave rejseafregninger. Så med 80 rejsedage om året, var jeg en af de medarbejdere, der for år tilbage pressede på for at få en nemmere måde at gøre tingene på. Jeg var derfor glad, da vi fik Acubiz. Det er et rigtig godt værktøj, som har sparet mig for cirka halvdelen af den tid, jeg før brugte på at lave rejseafregninger. Det betyder, at jeg nu kan koncentrere mig om det, jeg er ansat til at lave. Og det er rigtig godt både for mig og firmaet.
Sune Kristensen, International forretningsudvikler, Louis Poulsen International
Detaljer
Om Louis Poulsen
Louis Poulsen er en international belysningsproducent, ejet af den danske kapitalfond Polaris. Louis Poulsen henvender sig til både det professionelle og private belysningsmarked, og producerer og udvikler belysninger og løsninger til både indendørs og udendørs applikationer. Startede i 2007. Produktion i Vejen og hovedkontor i København.
Vil du vide mere? Kontakt os.
Klik her for at tilpasse dine valg af cookies.
30 minutter – når det passer dig.
Få os til at ringe dig op.
Hos jer eller os.
