Kundecase: DBU

Fra dueslag og manuelle afregninger til papirløs udgiftshåndtering

I erkendelse af, at der hele tiden kommer nye opgaver, men ikke flere hænder, traf man et valg: Den tunge administration af udlæg og rejseafregninger skulle lettes, og bolden havnede hos Acubiz.

Et intuitivt system til mange forskellige brugere

Det primære kriterie var at finde et intuitivt system til udlægshåndtering, som de mange meget forskellige brugere kunne finde ud af. “…Med Acubiz var der tale om et grundlæggende match. Vi skulle ikke tilrette noget, og mødte stor villighed til at tilpasse opsætningen, så medarbejderne tilgår én vej, mødedeltagere en anden vej, og spillerne en tredje vej”, siger Heidi Lüthje, IT-chef.

Bettina Holm Tange Jensen, regnskabsassistent, supplerer: ”Vi har også gjort brug af den logik, der er i huset, så dimensionerne fx er Spiller, Hold, Kamp, og så en valgmulighed på fx 10 formålsnumre. Det gør det nemt og intuitivt at manøvrere rundt i.”

Opdelt udrulning i organisationen

For at sikre en smidig implementering blev brugerne delt op tre grupper: Medarbejdere, Frivillige og Spillere.

”For hver gruppe tog vi et kig på, om det gav mening at oprette dem. Dommere er fx ikke inde over. Ikke endnu i hvert fald. Men hvis det for nogle dommere, i nogle tilfælde, er en fordel, at de kommer med på løsningen, så opretter vi dem,” siger Bettina Holm Tange Jensen.

”Omvendt er der tilfælde, hvor en udlægsholder har et udlæg på 14 kroner for første og eneste gang. Her tages bare et billede af kvitteringen, Mobilpay’er udlægsholderen, og så overtages forpligtelsen af den, der har afregnet, på at få lagt det ind i systemet via Acubiz One”, siger Bo Grøn-Iversen.

Brugere med hver deres udgangspunkt

DBU er opmærksomme på, at nogle brugere er meget unge, andre ikke er vant til at håndtere udlæg og enkelte har ikke smartphones. Som led i introduktionen blev der udviklet brugermanualer til hver gruppe. 

”Holdansvarlige og udvalgssekretærer fik en særskilt intro, for de er talerøret ud til slutbrugerne. Når man får overbevist dem, får man også fat i de øvrige brugere.” siger Bettina Holm Tange Jensen

Overblik og bedre brug af ressourcer

Hverdagen med Acubiz har for længst indfundet sig, og ringbindene, der før fyldte to reoler pr. regnskabsår, optager nu mindre end en halv.

”Man glemmer hurtigt, hvor besværligt det var engang. Der er masser af sideeffekter, man ikke tænker over: Vi har ikke længere kontantkasser. Alle udlægsholdere har overblik over deres udlæg. Alle dimensioner bliver opdateret hver nat med info fra økonomisystemet, hvor vi også kan klikke på bilag fra Acubiz…”, siger Bettina Holm Tange Jensen og fortsætter: ”Vi sidder heller ikke længere med tastearbejde hele dagen, men kan bruge hovedet på andre udfordringer. Vi bruger måske en time hver dag på controlling. Det ender nok med 1-2 dage om måneden. Og når revisoren kommer, er det bare at trykke ’Print’ i stedet for at skulle finde en masse bilag i ringbind.”

Vores kunder siger Vores brugere står ikke snorlige. Nogle får koldsved over at trykke på en knap, mens andre bare gør det. Men de bliver vilde med det. Når jeg præsenterer vores løsning for nye medarbejdere, siger de: Nej, hvor er det smart!

Bo Grøn-Iversen, Økonomichef hos DBU

Detaljer

Kunde: DBU

Løsning: Acubiz Corporate

Hjemmeside: www.dbu.dk

Om DBU

Med formålet om at fremme boldsporten i Danmark blev DBU blev dannet i 1989. I dag har DBU over 300.000 medlemmer, og holder til i Fodboldens Hus på DBU Allé i Brøndby. Huset er det administrative samlingspunkt for mere end 5.000 mennesker, der er tilknyttet DBU på forskellig vis.

Visionerne og værdierne handler om at skabe de bedste forhold og rammer for dansk fodbold – talentudviklingen, klubberne, de frivillige og det danske landshold.

Logo: DBU

Vil du vide mere? Kontakt os.

Få en online demonstration

30 minutter – når det passer dig.

Lad os ringes ved

Få os til at ringe dig op.

Lad os mødes

Hos jer eller os.

Gratis og uforpligtende