Glem kontantkasser og bortkomne bilag. I Slagelse har de sat strøm til alle processer.

I Slagelse Kommune er jagten på besparelser blevet omsat til et ambitiøst digitaliseringsprojekt, der centraliserer og automatiserer en lang række tværgående, administrative processer. Èt spor er udlæg, Dankort og kontantkasser. Nu har kommunen digitaliseret alle indkøb på betalingskort og udlæg via Acubiz EMS.

Udviklingen er gået stærkt i Slagelse Kommune, der er foregangsmænd på at centralisere administration af udlæg og køb på kreditkort. De har samtidig decentraliseret værktøjerne til at håndtere det. I praksis betyder det, at alle bilag nu behandles af kommunens økonomikonsulenter. At lederne på de enkelte institutioner fritages for kontering. Og at medarbejdere selv sikrer hurtig og sikker godkendelse.

Kontantkasser er stort set udryddet

”Før havde vi 67 kontantkasser, hvor medarbejderne fik penge i hånden, når de havde udlæg. Hver institution havde flere Dankort tilknyttet samme konto, og den enkelte leder sad med kontering og fik månedsafregninger, som de ikke havde noget at bruge til. Når der så var kvartalsopgørelse jagtede vi medarbejderne for at få dem til at tømme lommerne for bilag,” siger Karen Bitsch, Leder af Administrativ Service.

Løsningen blev at implementere Acubiz, hvis platform Acubiz EMS er tilpasset kommuner, så regler og kriterier bliver mødt. Kommunen har sikret telefon til mobile medarbejdere – alternativt en iPad til frokoststuen, så også pedeller, rengøringspersonel og hjemmeplejere har adgang til en enhed, når de har udlæg.

Nem adgang og én månedlig afregning

”Vi har over 3.600 brugere, hvoraf størstedelen ikke sidder dagligt ved en PC, og mange kun sjældent har brug for at afregne. Derfor var det vigtigt, at platformen er enkel og brugervenlig, og at brugerne kan lave alt på Acubiz’ app uden at skulle ind over EMS’en,” fortæller Karen Bitsch.

Når en bruger registrerer et udlæg, popper det op til godkendelse i lederens mailboks. Derefter modtager brugeren besked om, at det er godkendt, og får pengene udbetalt med det samme.

”Nu får lederne en månedsstatus med de ældste transaktioner øverst. De skal heller ikke rykke for bilag. Det gør vi,” uddyber Karen Bitsch.

Eurocard som kreditkortløsning

Hidtil har kommunens medarbejdere brugt Dankort, men det var ikke optimalt i forhold til at kunne definere, hvem der havde omkostningen på kontoen. Derfor valgte Slagelse Kommune at lukke alle Dankort og gå over til personlige Eurocard.

”Vi har ikke noget loft for antal medarbejdere, der må få Eurocard. Det handler om, hvor ofte de reelt har udlæg,” siger Karen Bitsch. Hun fortæller, at ombytningen til Eurocard forløb uproblematisk, og at kreditkortløsningen fungerer upåklageligt.

 Ingen udbetaling uden godkendt dokumentation

Kommunens strømlining af udlæg og køb på kreditkort har givet langt bedre og mere ensartet dokumentation. Medarbejderne skal have en kvittering – ellers er der ingen udbetaling.

”Kvaliteten af bilag er blevet tydelig. Der er ikke plads til søforklaringer, og man kan ikke smide 200 kroner på taxabonen. Det giver tryghed for medarbejderen, for ingen kan beskyldes for at tage af kassen,” pointerer Karen Bitsch.

I Slagelse Kommune har man aftalt afregning hver 4. dag, og medarbejderen har selv ansvar for at få en bon. Glemmer man det, har Administrativ Service en intern liste på, hvem medarbejderen kan kontakte i de mest brugte butikker for at genskabe bonen. Ved en panik-engangsfejl kan medarbejderen sende en dokumenterende mail til Administrativ Service, som godkender.

Let, hurtigt og enkelt

Torben Hjelm, programleder for Campus Slagelse, afregner i gennemsnit udlæg i Acubiz EMS et par gange om ugen:

”Acubiz har givet en radikal ændring i hverdagen. Det sparer tid, det er enkelt, og det er en befrielse at slippe for alt det papirarbejde, der var før. Det er også rart, at vi ikke længere har kontanter.”
Torben Hjelm har skulle lære, hvordan han tager billeder af bilag, så det er gjort rigtigt.
”Man skal lige ind i rutinerne, men øvelse gør mester, og alt er meget lettere nu.”

 Tag luften af indvendinger

”Når man sætter strøm til et decentralt system, er det vigtigt med et driftsteam, der tager luften af indvendinger, sikrer compliance og hjælper nye brugere. For nogle er det en ny verden, men app’en er nem at have med at gøre,” siger Carina Vincent, teamleder i Administrativ Service.

Karen Bitsch supplerer:

”Det handler også om at være tydelige: Det er det, vi gør – og det er det, vi forventer af jer. Og sige, at når du betaler med kommunens penge, så har du et ansvar. Det er bare en ny, god vane, du skal lære.”

Administrativ Service har lavet pixi-vejledninger, og afholder månedlige introkurser og tilbyder introbesøg.

”Men der er bare ro omkring det. Det hele kommer gennem vores kontor. Vi kan støtte lederne, har fået meget bedre dokumentation og sparer også tid efterhånden. Denne digitalisering er kommet for at blive,” afslutter Karen Bitsch.

Meget at hente i Acubiz EMS

Den store succes, som Slagelse Kommune har oplevet med at nedbringe antallet af kontantkasser til et absolut minimum, undgå kontant afregning med medarbejderne og strømline processer på dokumentation, har betydet lettere bogføring og langt større gennemsigtighed.

Karen Bitsch

”Det er en stor lettelse, at kontantkasserne er væk. Acubiz EMS har givet stor gennemsigtighed, og det kører bare.”

Karen BitschLeder af Administrativ Service, Slagelse Kommune
Carina Vincent

”Jeg forventer mig meget af at kunne få statistik på indkøb. Det giver os viden om, hvor indsatsen skal lægges, og hvad vi kan forvente af vores medarbejdere.”

Carina VincentTeamleder af Administrativ Service, Slagelse Kommune

Se flere casehistorier