Kundecase: Astellas Pharma Nordic

Sikkerhed for korrekt dokumentation (EFPIA) af lægeudgifterne

EFPIAs dokumentationskrav lægger en stor arbejdsbyrde på medicinalvirksomhederne. Derfor har Astellas Pharma Nordic fået Acubiz’ rejseafregningssystem Acubiz EMS tilpasset, så det er nemt at dokumentere lægekontakter og sikre korrekt vidererapportering. Den enkelte medarbejder informerer selv direkte ind i det smidige system.

For at beskytte patienterne og skabe gennemsigtighed i samarbejder mellem læger, patientorganisationer og medicinalindustri er ”The EFPIA disclosure code” blevet indført i EU. Det betyder oplysningspligt om alle berøringsflader med angivelse af navn, arbejdssted, adresse mv. på lægen, hvad der er betalt for samt beløbets størrelse – blot en medarbejder har så meget som delt en taxi med vedkommende.

Astellas Pharma Nordic har anvendt Acubiz’ elektroniske rejseafregningssystem i en årrække og har sammen med Acubiz udviklet et HCP/HCO-modul ’Acubiz Transparent’, som letter dokumentationsbyrden betragteligt.

Let for medarbejderne

”Vi har adgang til over en halv mio. læger mv., hvis informationer ligger i Acubiz-løsningen. Det er nemt at søge dem frem, og trods de store datamængder er svartiden næsten ikkeeksisterende,” fortæller Astellas Pharma Nordics Chief Accountant, Michael Vorre.

Når en medarbejder i Astellas har en omkostning i forbindelse med kontakt til en læge, dukker et ekstra modul op i systemet, så medarbejderen nemt kan angive, hvem det drejer sig om, før omkostningen kan sendes til godkendelse.

”Vi har haft fokus på brugervenlighed, og på at medarbejderne ikke skal have en større arbejdsbyrde end tidligere. Derfor har vi forsøgt at lave så meget som muligt ’bag scenen’ for at minimere, hvad medarbejderne skal give af ekstraoplysninger,” pointerer Michael Vorre.

Fordele for alle

Gitte Rasmussen og hendes kolleger i økonomiafdelingen oplever med andre ord en kæmpe tidsbesparelse fra før til nu. Og netop denne tidsbesparelse var en stor del af grunden til, at Louis Poulsen for femten år siden valgte at satse på Acubiz EMS, og at man nu er gået i gang med at få systemet implementeret i alle datterselskaber. En anden del af baggrunden er den tidsbesparelse og forenkling af tingene, som ligger i det også for medarbejderne.

– Jeg har aldrig hørt om medarbejdere, som synes, at det er sjovt at lave rejseafregninger. Tværtimod synes de, at det både er en tidsrøver og alt for besværligt og usikkert. Men Acubiz har lavet en let tilgængelig brugerflade i EMS, hvilket har gjort vores medarbejdere endnu gladere for den automatisering, der ligger i det. Nu ryger alle deres omkostninger direkte ind i systemet, straks de har brugt kreditkortet. Og oven i købet er en lang række af deres udgifter konteret hos os på forhånd, så de ikke behøver at angive, hvad pengene er brugt til. Det gælder for eksempel taxa-udgifter. Så det er faktisk kun, når de er ude og spise, at de skal ind og skrive, hvad pengene er brugt på. Og det er en forenkling, som vi kan høre, at de er rigtig glade for, siger Gitte Rasmussen.

Imidlertid hænder det stadig, at enkelte rejsende medarbejdere ikke får lavet deres del af rejseafregningen i tide. Så den automatiske rykkerproces, der er indbygget i Acubiz EMS benytter Gitte Rasmussen og hendes kolleger sig flittigt af.

Sikkerhed for korrekt rapportering

Samtidig letter Acubiz’ HCP/HCO-modul den videre rapportering:
”De medarbejdere, der har lægekontakterne, rapporterer løbende ind i systemet – frem for at compliance- eller finansafdelingen senere skal hitte rede i, hvem, hvornår og hvad der er foregået. Her rapporteres direkte fra kilden, så vi sikrer os alle de nødvendige informationer, før omkostningen kommer til godkendelse,” forklarer Martin Strömberg, Compliance Manager i Astellas Pharma Nordic.

Desuden sørger modulet for, at kun det, der skal rapporteres videre, bliver det.

”Setuppet er omkostningsstyret, så fx udgifter til mad og drikke ikke aktiverer HCP/HCO-modulet, mens fx HCP/HCO-rejseomkostninger til fly og hotel gør. Hvornår en omkostning er relevant i forhold til EFPIA, styrer vi fra back-end af systemet – og kravene bliver stadigt større. Der kommer kun mere af det her fremover,” vurderer Martin Strömberg.

Nemt at trække information ud – også på tværs af landegrænser

Acubiz’ HCP/HCO-modul holder endvidere styr på, hvad der er rapporteret, og hvad der endnu ikke er. Modulet har således indbygget sikkerhed for, at de enkelte omkostninger faktisk bliver rapporteret – og at den samme omkostning ikke rapporteres flere gange – hvilket bidrager yderligere til at begrænse tidsforbruget i back office. Og hvis en myndighed vil undersøge noget, er det i øvrigt let at trække alle de relevante informationer ud af systemet og få overblik over dem. ”Astellas er jo en international virksomhed, og det komplicerer tingene, hvis vi fx anvender en tysk læge i Sverige – så betaler vi i Sverige, men offentliggørelsen af omkostningen skal ske i Tyskland. Med Acubiz’ HCP/HCO-modul overføres alle Astellas Pharma Nordics europæiske HCP/HCO-informationer let til den europæiske database, hvorfra hvert land trækker de krævede informationer,” siger Martin Strömberg.
Vores kunder siger Acubiz’ løsning minimerer tidsforbruget på alle fronter – og det er helt centralt her i Norden, hvor arbejdskraften er dyr.
Michael Vorre, Chief Accountant, Astellas Pharma Nordic
Vores kunder siger Vi har adgang til over en halv mio. læger mv., hvis informationer ligger i Acubiz-løsningen. Det er nemt at søge dem frem, og trods de store datamængder er svartiden næsten ikke-eksisterende.
Michael Vorre, Chief Accountant, Astellas Pharma Nordic

Detaljer

Kunde: Astellas Pharma Nordic

Løsning: Acubiz Corporate

Hjemmeside: www.astellas.com

Om Astellas Pharma Nordic

Astellas Pharma Nordic vil gerne bidrage til en bedre fremtid ved at fokusere på at forbedre patienters liv med innovative og pålidelige lægemidler.

Astellas Pharma Nordic

Vil du vide mere? Kontakt os.

Få en online demonstration

30 minutter – når det passer dig.

Lad os ringes ved

Få os til at ringe dig op.

Lad os mødes

Hos jer eller os.

Få en gratis demonstration

Gratis og uforpligtende