Kundecase: Alm. Brand

Udfordringen

Tilbage i 2014 ønskede Alm. Brand en hurtigere, smidigere og mere digital arbejdsgang til håndtering af medarbejdernes udlæg. Udfordringen bestod især i, at bogholderiet modtog bilagene på bagkant. Medarbejderen udfyldte en blanket, hæftede kvitteringer på og fik udbetalt penge fra en kontantkasse i receptionen. Først herefter blev bilagene sendt til kontrol i bogholderiet. Denne manuelle arbejdsgang var problematisk, idet udlæggene først blev kontrolleret, når pengene var udbetalt.

Da processen førhen var besværlig, endte det ofte med, at medarbejderne samlede kvitteringer til bunke. Det skabte ekstra meget tastearbejde for bogholderiet, når udlæggene kom samtidig.

Løsningen

Alm. Brand anvender udlægsfunktionen i Acubiz One som en del af deres Corporate-løsning. De overvejer at gøre brug af firmakreditkort i fremtiden, hvilket vil medføre et automatisk match mellem transaktioner og bilag. Derudover kan ledere godkende eller afvise bilag på farten gennem godkendelsesfunktionen.

Resultatet

Medarbejderne er glade for Acubiz. Nu klarer de udlægshåndteringen digitalt og på farten uden at skulle stå i kø ved kontantkassen. De når dårligt at opfange, at de foretager et udlæg, da det er så nemt og hurtigt at registrere udlægget, få det godkendt og få pengene refunderet.

Alm. Brand estimerer, at bogholderiet sparer to til tre dage om måneden på tastearbejde som et direkte resultat af Acubiz. Der er også glæde at spore hos lederne, som i dag godkender medarbejdernes bilag digitalt og på farten. Tidligere skulle den enkelte leder underskrive hver enkelt bilag fysisk, hvilket var tidskrævende og ofte en opgave med lav prioritet. Nu er det nemt og hurtigt at godkende.

Alt i alt er der opnået betydelige tidsmæssige besparelser, bedre styr på godkendelsesflow og nemmere udlægshåndtering for medarbejderne.

Vores kunder siger Acubiz er klart ét af de systemer, der har været nemmest at implementere, men også det system der har givet mest gevinst i hele organisationen. For alle bruger Acubiz. Det er ét af de eneste systemer vi har, hvor alle medarbejdere er brugere.

Henriette Bjerg Persson, Afdelingsdirektør for Administration og Service hos Alm. Brand

Detaljer

Kunde: Alm. Brand

Løsning: Acubiz Corporate

Hjemmeside: www.almbrand.dk

Om Alm. Brand

Alm. Brand er en dansk finansiel koncern, der blev grundlagt tilbage i 1792. I dag dækker de alle finansielle behov hos deres kunder inden for bank, forsikring og pension.
Alm. Brand logo

Vil du vide mere? Kontakt os.

Få en online demonstration

30 minutter – når det passer dig.

Lad os ringes ved

Få os til at ringe dig op.

Lad os mødes

Hos jer eller os.

Gratis og uforpligtende