I gang med Robotic Process Automation

– Derfor er processen omkring medarbejderudgifter og rejseafregninger det perfekte sted at starte!

Robotteknologi i forskellige former er et af tidens brandvarme emner. Dvs. alt hvad der vedrører kontorrobotter, AI, Robotic Process Automation, softwarerobotter osv. Emnet er også på agendaen for ledere af økonomi- og finansfunktioner ift. teknologiens anvendelse indenfor dette fagområde. Ligesom det gælder for andre fagområder, så kigger økonomi- og finansfunktionen også ind i en periode med digital transformation over de næste år.

En analyse fra McKinsey peger på, at for næsten 60 % af finansfunktionens opgaver og processer gælder det, at kan man slippe afsted med komplet eller tæt på komplet automatisering. Dette kan udløse store fordele for din forretning og hvis du har styrepinden i en finansfunktion, har du faktisk heller ikke råd til at vente.

Software- og kontorrobotter – hvad kan de og hvor skal du starte?

Begreber som ”digital transformation” og ”robotteknologi” kan hurtigt blive overvældende ligesom det kan være svært at navigere i hvor man skal starte og slutte. Derfor vil jeg forsøge at guide dig til et område, hvor du med fordel kan starte med at afprøve robotteknologi.

Økonomi- og finansafdelinger har traditionelt altid været meget fokuserede på effektivisering og vi har set en længere periode, hvor virksomheder har flyttet opgaver ud til eksterne samarbejdspartnere. Vi er dog nået til et punkt, hvor det, for mange, kan være svært at optimere yderligere igennem outsourcing eller løndifferencer. Her kommer Robotic Process Automation (RPA) fremadrettet til at spille en vigtig rolle i arbejdet med at høste yderligere gevinster ved proceseffektivisering.

Du skal betragte RPA som en digital eller virtuel arbejdskraft. En arbejdskraft, der kan hjælpe dig med at opnå en ekstrem høj grad af automatisering, når det gælder repetitive eller transaktionsbaserede aktiviteter. Og denne type arbejdskraft arbejder hårdt, hurtigt og laver ikke fejl. Sagt på en anden måde, så dækker RPA over en kategori af automation software, der kan sættes op til at gennemføre specifikke opgaver.

Det er også et væsentligt forhold, at teknologien efterhånden er modnet til et punkt, hvor medarbejdere i økonomifunktionen let kan trænes i at anvende værktøjerne. Dette betyder, at der ikke længere er tale om kompliceret IT-arbejde, når en specifik opgave skal automatiseres.

Du kommer allerbedst i gang med at implementere robotbaseret arbejdskraft ved at kigge efter de processer, hvor der indgår regelbaserede aktiviteter. Det kan fx være opgaver relateret til bogføring eller kontrol.

En turboladet Expense proces

Expense Management processen eller på dansk, processen omkring medarbejderudgifter, rejseafregninger, udlæg, kørsel og lignende er et oplagt sted at starte. For økonomi- og finansafdelingens vedkommende indgår der, i denne proces, typisk en lang række opgaver relateret til kontrol af udgifter. Du kan med fordel sætte en robot til at varetage størstedelen af disse opgaver. En manøvre, der vil sætte turbo på din expense proces og give dig et indblik i RPA-potentialet.

Hvis du skal have en robot til at håndtere denne delopgave i processen, er det dog en forudsætning, at du har dine regler og retningslinjer for medarbejderudgifter på plads. Når dette er på plads, skal du ud og lede efter et stykke Expense Management software, der indeholder funktionalitet, der kan automatisere kontrolopgaverne. Har du allerede en rejseafregningsløsning kørende i dag, så skal du tjekke om den understøtter RPA. Vær dog opmærksom på, at det ikke er alle udbydere på markedet som tilbyder dette.

Det faktum, at denne proces er regelbaseret, gør den som sagt meget velegnet som platform til at komme i gang med RPA. God fornøjelse!

Lars de Nully

Adm. direktør og grundlægger