Udgiftshåndtering.
Digitalt. Effektivt. Nemt.

Optimering af de administrative processer omkring udgifter gavner hele virksomheden. Medarbejderudgifter, småindkøb, rejseudgifter, køb på firmakort, udlæg, omkostningsfakturaer eller momsrefusion? Der er tid at spare, penge at hente og glade medarbejdere forude.

  • Medarbejderen

Mindre administrationstid ved registrering og dokumentation af udgifter.

  • Godkender

Effektivt og simpelt godkendelsesflow på mobilen.

  • Finansafdelingen

Præcis dokumentation, fuld indsigt og løbende afregning. Alt samlet.

Acubiz One Dashboard
5/5
Designet til brugerne

Vi er i brug hos mere end 1.000 virksomheder og har over 180.000 brugere i 45 lande.

“God og nem løsning til at håndtere udgifter”
5/5
“Perfekt værktøj til Expense Management”
5/5
“Den bedste løsning, jeg har prøvet”
5/5
“Nem, hurtig og brugervenlig”
4.5/5

Se flere anmeldelser på: Capterra | G2 | App Store | Google Play

Et eksempel.
For en god ordens skyld.

Acubiz-Saelger-Finn
test
Acubiz-Acubot-Robert
Acubiz-Bogholder-Frede
Acubiz-CFO-CEO-Fiona-og-Frida

Finn har udgifter

Finn er sælger og bruger Acubiz til at registrere medarbejderudgifter, kørsel til kundemøder og diæter ifm. rejsedage. Når Finn har registreret og dokumenteret en udgift i app’en, smider han kvitteringen ud.

Fie kan godkende fra mobilen

Fie er salgsdirektør og leder (samt dermed også godkender) for Finn. Hun er ofte på farten og har brug for at kunne godkende bilag på mobilen. Det giver fleksibilitet og der er ikke bunker af bilag der venter sidst på måneden.

Robert sikrer overholdelse af politikker

Kontorrobotten, Robert, kan automatisk kontrollere og godkende bilagene. Vi kalder også Roberts arbejde for Company Policy Manager. Den sikrer, at brugerne af Acubiz overholder virksomhedens regler og retningslinjer ifm. udgifter.

Frede behøver ikke rykke for bilag

Frede er bogholder og bl.a. ansvarlig for bogføringen i kreditorbogholderiet samt for løn og udbetaling af udlæg. Han er glad for den automatiske indlæsning af kreditkorttransaktioner, den fyldestgørende dokumentation af udgifterne samt integrationen til økonomisystemet, hvor bogføringsklar data nemt kan synkroniseres til. Frede er også glad for integrationen til lønsystemet, hvor data til afregning af udlæg, kørselsgodtgørelse og andre tilgodehavender nemt kan overføres til.

Frida og Fiona opnår overblik og besparelser

Frida er CFO. Fiona er CEO. Processen skaber transparens og værdifuld data om virksomhedens forbrug og omkostninger. De opnår overblik og besparelser ift. tid og ressourcer med Acubiz som strategisk værktøj til budgetstyring.

Hvad tilbyder vi?
Vælg selv. Kombiner efter behov.

  • Effektiv og digital proces til håndtering af medarbejderudgifter – firmakort og udlæg.
  • Automatiseret og digital proces til håndtering af omkostningsfakturaer.​
  • Digital registrering og håndtering af kørte kilometer.
  • Digitalt redskab til at registrere og holde styr på tidsforbruget.
  • Mere procesoptimering med relaterede services som f.eks. momsrefusion, rejsekonto og værktøj til at overholde firmapolitikker og retningslinjer.
  • Vi integrerer med samtlige firmakort, løn- og økonomisystemer.

Hvilke virksomheder har gavn af Acubiz?

Mindre virksomheder

Det bliver nemt for både medarbejderen og bogholderen – intern såvel som ekstern – at udføre det administrative arbejde omkring udgifter i dagligdagen. Ressourcerne er ofte knappe og det er afgørende, at der ikke anvendes for meget tid på administration, f.eks. i forbindelse med bilagshåndtering.

Acubiz konfigureres så løsningen passer med den bogføringspraksis som virksomheden arbejder efter og integreres nemt til virksomhedens økonomisystem.

Acubiz Small Business

Mellemstore virksomheder

Kompleksiteten omkring udgiftshåndtering stiger typisk. Måske er der er behov for en godkendelsesproces igennem et eller flere ledelseslag. Der kan også være behov for at understøtte en mere kompleks kontoplan eller flere forskellige finansielle dimensioner.

Acubiz konfigureres så en mere kompleks bogføringspraksis understøttes – samtidig med at det forbliver nemt og hurtigt for medarbejderne at udføre det administrative arbejde omkring udgifter.

Acubiz Corporate

Store virksomheder

Flere lag kommer på. Driften går måske på tværs af flere lande – f.eks. igennem produktionsenheder, datterselskaber eller salgskontorer. Det stiller krav til understøttelse af specifikke landeregler. Der kan også være afhængigheder mellem kontoplan, dimensioner og godkendelsesproces.

Acubiz konfigureres så landespecifikke regelsæt understøttes og kan desuden integreres med trejdeparter som f.eks. erhvervsrejsebureauer. I dag anvendes Acubiz i 45 lande.

Når der drives forretning, opstår der udgifter

Acubiz er relevant på tværs af mange brancher.

Detail og engroshandel

Engroshandelsvirksomheder og detailkæder er ofte kendetegnet ved en høj grad af ”udekørende” aktivitet i marken. Disse aktiviteter er koblet op på sælgere, salgskonsulenter, merchandisere mv., og de har behov for at håndtere udlæg, kørsel, rejse- og repræsentationsudgifter.

Fremstilling og produktion

Medarbejdere i hele afsætnings- og aftersalesleddet har typisk meget aktivitet ude i marken.  Dvs. at denne aktivitet er koblet op på sælgere, salgskonsulenter, installations- og serviceteknikere mv., og de har behov for at håndtere udlæg, kørsel, rejse- og repræsentationsudgifter.

Rådgivning, revision og jura

Konsulenthuse, revisionsselskaber og advokatkontorer har kunde- og klientvendt aktivitet, som skaber forskellige former for udgifter, som skal håndteres. Her er der også ofte behov for at kunne allokere udgifter med præcision til projekter, kundesager og klientsager.

Transport, shipping og logistik

For virksomheder der opererer indenfor gods-, vare- og persontransport, er mange medarbejdere ofte ”på farten”. Det betyder, at der opstår et behov for at håndtere udgifter on-the-go og det kræver et effektivt og mobilt løsnings-setup til udgiftshåndtering.

IT og tele

IT-huse, teleselskaber og softwarevirksomheder har ofte medarbejdergrupper som er på landevejen når de udfører deres arbejdsopgaver. Det er eksempelvis salgskonsulenter og teknikere, som skal kunne klare deres udgiftsbilag nemt og hurtigt.

Bygge og anlæg

Entreprenørvirksomheder, byggeselskaber og rådgivende ingeniører har ofte større medarbejdergrupper på forskellige lokationer, hvilket skaber udgifter når medarbejderne er på farten. Her er der typisk også behov for at kunne lave omkostningsallokering til specifikke projekter.

Øvrige

Udgifter opstår i alle virksomheder og organisationer. Automatiseret udgiftshåndtering vil også gavne inden for f.eks. forsikring, bank og pension, ejendomsadministration og -formidling, foreninger, kultur, forsyning, sport og oplevelse, hotel og restauration, forsyning, medie og kommunikation samt i den offentlige sektor.

5 hurtige om Acubiz

  • 1 Navnet Acubiz står for "Accurate Business", og virksomheden har eksisteret siden 1997.
  • 2 De fleste virksomheder kan bruge Acubiz, for som vi siger: når der drives forretning, opstår der udgifter.
  • 3 Acubiz samler, håndterer og optimerer samtlige administrative delprocesser omkring udgifter.
  • 4 Med Acubiz dokumenteres og bogføres der korrekt jf. regler i henholdsvis bogførings- og skatteloven.
  • 5 Acubiz gavner hele virksomheden, da processerne både bliver hurtigere og nemmere at udføre.
Medarbejderne skal ikke længere gå og huske på hvilke kvitteringer, der passer til hvilke udlæg, og hvilken sag udlæggene knytter sig til. Det ligger alt sammen i systemet klar til at blive behandlet.

Susanne Anker-Møller | Regnskabschef | Kammeradvokaten

Vil du vide mere? Kontakt os.

Få en online demonstration

30 minutter – når det passer dig.

Lad os ringes ved

Få os til at ringe dig op.

Lad os mødes

Hos jer eller os.

Få en gratis demonstration

Gratis og uforpligtende