Hvordan implementerer du et digitalt rejseafregningssystem?

Med dette blogindlæg fortsætter jeg hvor jeg slap sidste gang. Her var jeg inde på vigtigheden af forarbejdet og selve valget af løsning og leverandør. Jeg introducerede også begrebet ”Fifty-Fifty fælden”, dvs. forholdet med, at 50 % af de virksomheder som investerer i en expense management løsning ikke får det fulde udbytte af den. Selv om du indledningsvist har valgt en fornuftig leverandør med god portion procesindsigt og den rette løsning på hylden, så kan du stadigvæk risikere at havne i ”Fifty-Fifty fælden”. Det kan ske hvis implementeringsprocessen kører skævt.

Læs videre og få et par værdifulde tips til hvordan du sikrer en optimal implementeringsproces.

Procesindsigt og -kortlægning

Det er helt afgørende for implementeringsforløbet, at der tages udgangspunkt i en detaljeret og afstemt procesbeskrivelse. Sammen med leverandøren skal du afdække din proces samt eventuelt justere denne ift. optimeringer og innovation. Husk, at den gode leverandør hjælper dig allerede på vej med denne del inden implementeringsfasen initieres. Et tip, når I alligevel er i gang med denne kortlægning, er at I samtidigt foretager en audit af jeres politikker og retningslinjer for medarbejderudgifter.

Det typiske rejseafregnings-flow er sådan set ret simpelt:

Medarbejder > Godkender > Finans

Det er dog vigtigt at gå yderligere i detaljer. Dvs. at brugertyper skal defineres og beskrives. Godkendelses-flow skal visualiseres. Er der her tale om en simpel proces med godkendelse af en direkte chef? Eller f.eks. projekt- og afdelingsgodkendelse? Ligeledes skal prokuragrænser for de enkelte godkenderroller kortlægges. Endelig skal alle delkomponenter og afhængigheder tegnes op. F.eks. omkring nødvendige integrationer til ERP- og lønsystemer, leverandører af kreditkort, krav til opsætning af konteringsstrenge samt kontoplan og omkostningstyper.

Styr på dine data

Næste skridt er at gøre dine data klar til leverandøren eller implementeringspartneren. Husk, i denne forbindelse, at være opmærksom på datasikkerhedsniveauet hos din samarbejdspartner. Når du forbereder dine data, er præcision altafgørende, så sørg for at investere den nødvendige tid til at få denne del i skabet. Du skal have styr på følgende:

  • Brugerdata: Stamdata og kategorisering af dine brugere samt data til kommunikation.
  • Dimensionsdata: Data til opsætning af korrekte konteringsstrenge. Skal der opsættes dimensioner på afdelinger, kostcentre, projekter etc.? Er der afhængigheder imellem dimensionerne og hvilke skal være synlige for de respektive brugere? Tænk over hvad brugerne kan tage stilling til.
  • Kontoplan og omkostningstyper: I din nye rejseafregningsløsning skal der opsættes en kontoplan, som brugerne konterer deres omkostninger efter. Sørg for at definere denne med brugerne i fokus, det skal være logisk og overskueligt. I forbindelse med dette arbejde skal der også tænkes på momskoder og firmapolitikker for de enkelte omkostningstyper.
  • Konteringsprincipper: Det er vigtigt at afstemme konteringsprincipperne i rejseafregningsløsningen for at sikre, at udvekslingen af bogføringsdata kommer til at ske korrekt med dit ERP-system og kravene hertil.
  • Løndata: Hvis der skal integreres til et lønsystem, således tilgodehavender og udeståender registreres her, så skal det også defineres hvilket system der er tale om og hvilke lønarter der skal registreres på mv.

Det er også vigtigt, at du tænker på hvordan de omtalte data i din nye løsning fremadrettet skal vedligeholdes. ”Best of Breed” løsningerne på markedet tilbyder automatisk vedligeholdelse af data, som f.eks. informationer om brugere og dimensioner, igennem integrationer. Ofte er det dog kompleksiteten i dit setup og din organisation, der afgør om det bedre kan betale sig at vedligeholde disse opsætningsdata manuelt i løsningen.

Proof of Concept og go-live

Når en løsning er konfigureret med brugertyper, dimensioner, kontoplaner og integrationer anbefaler jeg altid, at der gennemføres et Proof of Concept. Dvs. en testperiode baseret på reelle transaktioner/data som behandles i løsningen. I denne periode, er det muligt at gennemgå opsætningen og foretage eventuelle justeringer.

I denne periode skal go-live ligeledes forberedes. Her er et af de vigtigste punkter at forholde sig til uddannelse af brugerne. Hvis du har valgt den rigtige løsning, så kommer den også med en høj grad af brugervenlighed og en intuitiv brugergrænseflade. Derfor bør denne del af processen kunne klares relativt smertefrit for de almindelige brugeres vedkommende. Jeg siger ikke, at der slet ikke skal gøres noget, men sørg for at holde fokus på adoption af løsningen, dvs. at brugerne får downloadet mobil app’en, få dem engageret med træningsmaterialet og få dem til at tage app’en i brug så snart I går live.

For finans- og administrationsbrugerne er det vigtigt at få involveret dem rigtig godt i projektet. De skal være dine interne ambassadører for værktøjet blandt medarbejderne. Jeg anbefaler en pro- / superbruger tilgang, hvor du skal få din leverandør til at træne og uddanne finans- og administrationsbrugerne grundigt i løsningen, så de kan lære fra sig til de øvrige medarbejdere.

I forlængelse af ovenstående er det naturligvis vigtigt at have alt kommunikationsmateriale klar samtidig med at træningssessioner er tilrettelagt inden løsningen går live i din organisation.

Få maksimalt udbytte af din løsning

Faktum er, at implementeringen af en løsning, for de fleste virksomheder, er et relativt overskueligt projekt at gennemføre. Dette er sådan set positivt. Men du skal stadigvæk være opmærksom, for dette faktum kan også få leverandører eller implementeringspartnere til at slække på kvaliteten i implementeringsarbejdet. Hvis du har ovenstående input for øje i forbindelse med dit implementeringsforløb, så vil du dog være godt på vej til at få det maksimale udbytte af din investering i en expense management løsning.

Lars de Nully

Adm. direktør og grundlægger