Hvordan forsvarer du at investere i et Expense Management system?

Lars fra Acubiz giver værdifulde indsigter

En investering i digitale værktøjer til procesoptimering kræver naturligvis ressourcer, både i forbindelse med implementering samt drift og vedligehold.

Derfor skal du som beslutningstager selvfølgelig også kunne vise en ROI på en given investering. Ifølge Paystream Advisors seneste rapport omkring rejse- og udlægshåndtering (Paystream Advisors: 2018 Travel & Expense Management Report) er top 3 barriererne for at investere i en løsning til håndtering af medarbejderudgifter og udlæg følgende:

  1. Nuværende processer fungerer
  2. Vi tror ikke, at der vil være en ROI
  3. Mangel på opbakning fra ledelsen

Dette hører vi også af og til, når vi bruger tid i marken med potentielle kunder. Derfor vil jeg give lidt input omkring gevinsterne ved at implementere en fuldt ud automatiseret Expense Management proces og hvordan du påviser en ROI på en investering i en løsning. Endelig vil jeg også fortælle dig, hvordan du bliver en superhelt i din organisation, hvis du går “all in” på Expense Management.

”Tid er penge!”

Et klassisk citat som vi har hørt mange gange. Måske har du hørt forældre, tidligere chefer eller andre gode folk opfordre dig til ikke at ”spilde tiden”. Begrebet kan diskuteres vidt og bredt, men i konteksten omkring Expense Management er tid virkelig penge. Tidsmæssige besparelser er den absolut mest betydende faktor, når du skal forholde dig til en potentiel ROI ved at investere i en løsning.

Dine nuværende processer omkring medarbejderudgifter, udlæg, kørselsgodtgørelse og tidsregistrering fungerer sikkert i dag. At holde styr på disse ting er vigtigt for alle typer af virksomheder. Undersøgelser viser også, at medarbejderes rejseomkostninger og løbende udgifter er den største udgiftspost næstefter lønposten. Det ved de fleste virksomheder og derfor har de fleste en proces for at administrere denne post i dag.

Spørgsmålet er blot om denne proces er fuldt ud optimeret? Jeg siger nej, det er den ikke! Førnævnte rapport fra Paystream Advisors afdækker, at 37% af alle virksomheder stadigvæk håndterer udgifter, udlæg, kørselsgodtgørelse mv. manuelt. Det sker f.eks. ved at kvitteringer afleveres fysisk eller e-mailes til økonomifunktionen og der udfyldes Excel ark med informationer.

Ydermere peger undersøgelser også på, at ud af de resterende 63 % som anvender en dedikeret Expense Management softwareløsning, får mere end halvdelen af disse virksomheder stadigvæk deres medarbejdere til at indsende visse udgifter manuelt. Med andre ord, så er processen her kun delvist automatiseret.

Fokus på hele processen

I min optik er der sammenhæng mellem de 3 nævnte barrierer. Mange stirrer sig blinde på at processen allerede fungerer, og anerkender ikke at den kan optimeres markant. Derfor har man måske også svært ved at tro på, at investeringen i et værktøj kan være fornuftig. Og kan man ikke vise en solid case for at tjene investeringen hjem, så bliver det svært at hente opbakning fra ledelsen.

Lad mig slå én ting fast. Ved at gennemføre en fuld digitalisering af hele Expense processen, er det muligt at realisere en betydelig gevinst. Dine medarbejdere vil spare meget tid på at registrere udgifter og udlæg. Du øger compliance til virksomhedens Expense regler, du reducerer snyd og bedrageri med udgifter og kørsel og du reducerer fejl, forenkler bogføring og rapportering ligesom du øger indsigten i virksomhedens udgiftsmønstre. Alt dette med massive besparelser til følge.

Besparelser opgjort i mandetimer skal også realiseres på den ene eller den anden måde. En ting er jo at tage direkte effektiviseringsgevinster til indtægt i form af omkostningsbesparelser, men de fleste af vores kunder konverterer faktisk gevinsterne til øget produktivitet. Lad mig give et par konkrete eksempler:

  • Et større konsulenthus anvender Acubiz Expense Management Service. Lettere administration omkring rejseafregninger frigiver tid hos konsulenterne, som kan konverteres til timer, der kan faktureres.
  • En skandinavisk engrosvirksomhed anvender Acubiz Expense Management Service. Hurtigere håndtering af udgifter og kvitteringer giver sælgerstyrken mere tid til at lave forretning.
  • En global detailvirksomhed anvender Acubiz Expense Management Service. Digital håndtering af udgiftsbilag på tværs af geografiske snit nedbringer den administrative arbejdsbyrde i finansfunktionen. Den frigivne tid anvendes i stedet på at forbedre virksomhedens finansielle performance.

De væsentlige komponenter i ROI beregningen

På besparelsessiden har du således følgende komponenter at indregne, når du skal opstille et ROI scenarie:

Tid: Den absolut mest betydende faktor. Du skal finde ud af hvor meget tid din organisation i dag anvender på at håndtere udgifter, udlæg og kørselsgodtgørelse – på tværs af brugere, godkendere og finansfunktionen. Baseret på egne erfaringer ved vi, at en fuldt implementeret Acubiz løsning sparer vores kunder 66 % eller mere af de tidsmæssige ressourcer til at håndtere udgifter og rejseafregninger.

Fejl: I manuelle processer sker der altid fejl. Manuel håndtering af udgiftsregistrering og -bilag mellem brugere, godkendere og finansfunktionen vil unægtelig medføre fejl. Manuel korrektion af fejl vil medføre ekstra procestid og dermed øgede omkostninger.

Snyd/bedrageri: Bedrageri med udgiftsbilag, rejseafregninger og kørselsgodtgørelse er en reel udfordring for mange virksomheder. Mange er dog ikke klar over omfanget. Jeg har skrevet en særskilt artikel om dette emne, da det er væsentligt for os at hjælpe vores kunder med at komme dette til livs. Bedrageri i denne kategori kan være en bekostelig affære.

Policy compliance: Veldefinerede regler og politikker omkring medarbejderudgifter og rejseomkostninger er vigtige for at holde omkostningerne under kontrol. Dernæst skal du sikre, at disse regler overholdes. Undersøgelser viser, at en fuldt ud automatiseret expense proces øger policy compliance raten. Vores løsning har f.eks. mekanismer indbygget som, via robotteknologi, gør det muligt at foretage automatiske kontroller op imod policies.

Procesintelligens og indsigt: Med dette mener jeg, at den rigtige expense løsning, igennem muligheden for at tilføje intelligente tillægsservices, kan give flere besparelser. Fx har vi en løsning med mulighed for automatisk refusion for udenlandsk moms. Dette er ellers en proces som er tidskrævende og besværlig at udføre manuelt, hvorfor mange virksomheder faktisk ikke henter disse penge. For virksomheder med aktivitet og rejser i udlandet kan momsrefusionen dog hurtigt løbe op i mange penge. I flere tilfælde har vi set, at vores Cash Back service rent faktisk kan betale for driften af løsningen i sig selv. Derudover vil driften af en expense løsning over tid opbygge data, som giver indsigt i forhold til optimering af virksomhedens udgiftsmønstre.

På investeringssiden har du principielt blot to komponenter at forholde dig til:

Driftsudgifterne: Udgifterne til indkøb og løbende drift af løsningen.

Implementeringsudgiften: Udgifterne til at implementere løsningen.

Herudover kan der også argumenteres for, at der kan være omkostninger forbundet med indkøring af en ny proces som kræver lidt tilvænning. Men hvis du vælger det rigtige system, så garanterer jeg dig for, at dette ikke bliver en udfordring.

Hvordan griber du ROI beregningen an?

Det kan blive en anelse komplekst ift. komponenterne på besparelsessiden og derfor anbefaler jeg, at du starter med at basere beregningen på de tidsmæssige gevinster, der kan hentes ved at sætte strøm til processen. Dette er som nævnt den tungest vejende faktor.
Fx kan du regne ud hvad det årligt koster dig at håndtere expenses på brugerniveau i dag efter nedenstående metode:

Tidsforbrug pr. bruger (timer pr. måned) x intern omkostning (kr. pr. time) x antal brugere x 12

Således kan du fortsætte for hhv. godkendere og for bogholderiet. Når du så har summen, dvs. den samlede nuværende omkostning, kan du indregne en fremtidig tidsmæssig besparelse på minimum 66 % heraf. Herefter har du blot behov for løsningens pris/årlige drift for at udregne din ROI.

De øvrige besparelseskomponenter kan derefter bygges på beregningen, men disse kan typisk være lidt mere vanskelige at estimere. Jeg vil anbefale, at du tager kontakt til os hvis du ønsker at gå mere i dybden på disse områder og få input til hvordan du udbygger din ROI beregning.

For at hjælpe dig på vej, har vi udviklet et beregningsværktøj der, på baggrund af informationer om dine medarbejdere (brugere, godkendere og finansfunktionen), antallet af transaktioner samt din organisations tidsforbrug og interne omkostninger, estimerer dit besparelsespotentiale.

Vil du være en superhelt?

Afslutningsvis vil jeg nævne, at en fuldt ud digitaliseret Expense Management løsning giver gladere medarbejdere over hele linjen – fra den daglige bruger til finansfunktionen. Tro mig, livet bliver meget lettere for dem! Dette er svært at gøre op i penge, men jeg er overbevist om, at det har en positiv indvirkning på medarbejderproduktiviteten. Sagt på en anden måde, så bliver du en superhelt på alle niveauer, hvis du optimerer denne proces i din virksomhed.

Lars de Nully
Adm. Direktør & grundlægger