Gør noget godt for dine medarbejdere

Glade medarbejdere
Virksomheder kan effektivisere deres Expense Management processer. Det har vi før advokeret for. Vi har også givet gode råd til hvordan du finder den rigtige Expense Management-løsning eller hvordan et digitalt rejseafregningssystem bedst implementeres.

Udover at komme virksomheden til gode, så har en Expense Management-løsning også stor betydning for virksomhedens medarbejdere. Medarbejderfordelene er et vigtigt perspektiv at inddrage i en overvejelses- og beslutningsproces. Forskellige medarbejdergrupper oplever forskellige fordele. I denne artikel er fokus på de daglige brugere af en Expense Management-løsning – ikke eksempelvis finansafdelingen eller ledelsen.

”Vores nuværende system fungerer fint”

Alle virksomheder har i dag en proces for håndtering af medarbejderudgifter, udlæg, kørselsgodtgørelse og tidsregistrering. I mange af tilfældene fungerer processen manuelt. Ifølge virksomhederne med de manuelle arbejdsgange ”fungerer det nuværende system fint”, fordi opgaven løses jo. Måske beslutningstagerne skulle spørge medarbejderne om de er tilfredse med at lægge deres egne penge ud for firmarelaterede køb og herefter vente på at få beløbet refunderet? Det er de færreste, som synes at denne proces er optimal. Derudover er den håndholdte arbejdsgang med at få leveret kvitteringerne videre i systemet ofte langsommelig og besværlig.

Det kan ende med, at medarbejdere bevidst forsøger at undgå at foretage udlæg. Det har én af vores kunder, KAB, oplevet. Det skader medarbejdertilfredsheden. I mere ekstreme tilfælde kan det endda skade virksomhedens produktivitet, hvis medarbejderen f.eks. ikke er villig til at forfølge en forretningsmulighed fordi det er besværligt at få refunderet udgiften.

Hvilke fordele er der for medarbejderen?

Acubiz ønsker at gøre hverdagen nemmere for medarbejdere. De bruger desværre for lang tid på tidskrævende og besværlige arbejdsgange i forbindelse med håndtering og registrering af udlæg og kørsel. Den tid skal gives tilbage. For den kan blive brugt på meget sjovere ting. Til glæde for både medarbejderen selv, men også virksomheden.

De tidsmæssige besparelser ved en Expense Management-løsning er absolut den væsentligste fordel. Baseret på egne erfaringer ved vi, at en fuldt implementeret Acubiz-løsning har en tidsmæssig besparelse på minimum 66 % af de tidsmæssige ressourcer brugt til håndtering af udgifter og rejseafregninger. Medarbejderproduktiviteten stiger med andre ord markant.

Det er ikke nødvendigt at gemme gamle kvitteringer. At holde overblik og styr på gamle kvitteringer fra tankstationer og restauranter eller køreture til kundebesøg og messer er kun til gene. Og hvad hvis nogle af dem forsvinder inden man når at registrere dem? Så kan det blive svært at få dem refunderet. Med en Expense Management-løsning bliver det nemt at registrere udlæg, kørsel og timer på farten i real-time. Det afhjælper også virksomheders budgetmæssige udfordringer ved, at medarbejdere samler til bunke.

Acubiz’ løsninger udvikles altid ud fra brugernes behov. På samme måde opfordrer vi virksomheder til at se på hvilke løsninger, der kan gøre hverdagen nemmere for deres medarbejdere. Dette kan sagtens kombineres med ønsket om besparelser og en høj ROI. Det er ikke enten/eller. Med den rette Expense Management-leverandør er det muligt at realisere en betydelig gevinst. Prøv vores beregningsværktøj, som på baggrund af få informationer estimerer dit besparelsespotentiale.