Giv medarbejderne handlefrihed – med ro i sindet

Del på linkedin
Del på facebook
Del på email

Skrevet af

Sager om medarbejdere, der svindler og bryder tilliden fra deres arbejdsgivere, er nok ikke gået manges næser forbi. Den slags får nemlig jævnligt spalteplads i medierne – som f.eks. denne sag.

Svindel kan ske på mange forskellige måder og et af de områder hvor der sker fusk, er med firmakreditkort. Det er en tillidserklæring, når en virksomhed vælger at udstyre sine medarbejdere med firmakreditkort og når virksomhederne vælger at gøre det, er det fordi det giver nogle åbenlyse fordele. Men hvordan kan en virksomhed, bedst muligt, sikre sig imod at tilliden ikke bliver brudt? Jeg kigger ind i problemstillingen i dette blogindlæg.

Frihed til at arbejde effektivt

Jeg starter først med at berøre fordelene ved at give medarbejderne et betalingskort – dem er der flere af. Et firmakort vil være til gavn for rigtig mange typer af medarbejdere. Traditionelt set har mange virksomheder primært tænkt i at give betalingskort til medarbejdere, der har hyppig rejseaktivitet. Det giver naturligvis god mening, men flere andre medarbejdergrupper har lige så stor gavn af at have et betalingskort, eller som nogle kalder det et “purchase card, Virtuelle kort”.

Det kan f.eks. være medarbejderne i marketingafdelingen, som betaler for annoncer på digitale platforme eller det kan også være viceværterne i et boligselskab, som har behov for at købe søm, skruer eller andre småanskaffelser. Disse medarbejdere kan med fordel udstyres med firmakort (i nogle tilfælde virtuelle kort, til f.eks. at håndtere abonnementsbetalinger). Det giver dem mulighed for at løse flere opgaver på en hurtigere og mere effektiv måde. Alternativet er, at medarbejderne klarer indkøbene på faktura (hvis det er muligt) eller ved private udlæg. Begge alternativer medfører øget administration.

Ved at stille betalingskort til rådighed for medarbejderne, bliver de handlekraftige og får gode forudsætninger for at udføre deres arbejdsopgaver på effektiv manér. Og jeg er en af dem, som er helt overbevist om, at det bidrager til øget produktivitet – jeg kan se det i min eget virksomhed.

Med firmakort kommer således følgende fordele:

– En nem og smidig hverdag for medarbejderne

– Færre administrative opgaver

– Øget produktivitet

De rette kontrolmekanismer

Som jeg indledte med, er det en tillidssag at stille firmakort til rådighed for medarbejderne. Og faktum er, at der altid vil være medarbejdere som fristes af muligheden for at svindle, men man skal ikke glemme at det faktisk er nemmere at svindle med et kontantbilag. Hvordan sikrer en virksomhed sig bedst muligt imod misbrug af firmakortene?

De fleste kortløsninger tilbyder i dag funktionalitet til at styre købsgrænser og begrænse anvendelsen af kortene hos visse typer af merchants mv. Misbrug af kort kan dog også ske i form af flere mindre transaktioner. Det afgørende er, at kortene opgraderes med teknologi, der giver endnu mere kontrol over de transaktioner, der sker på de enkelte kort.

En oplagt løsning er at koble en digital Expense Management applikation til virksomhedens kreditkort. Et system, som giver en lang række produktivitetsfordele i hele værdikæden – lige fra det øjeblik en udgift opstår og til det øjeblik den bogføres. I Expense Management processen beriges transaktionen således med den nødvendige data og dokumentation, som gør det muligt at bogføre udgiften.

Ift. svindel og misbrug kan en Expense Management applikation opfattes som en digital vagthund, der hjælper med at kontrollere hvorvidt alle forhold omkring en given transaktion er i orden. Både når det gælder den lovpligtige dokumentation og når det gælder transaktionens compliance med virksomhedens egne regler for køb på firmakort. Med andre ord, kan de førende Expense Management løsninger konfigureres således at de kontrollerer overholdelse af firmapolitikker for udgifter.

En Expense Management løsning kan ikke forhindre at et kort bliver anvendt i ond tro – den mulighed er til stede så snart en medarbejder får et kort i hånden. Hvis der sker misbrug, giver løsningen til gengæld mulighed for hurtigt at få indsigt i revisionssporet og dokumentationen omkring transaktionerne, og på den måde identificere hvorvidt der er sket brud på regler og retningslinjer. Dokumentationen herfor er dermed sikret. Det er også løsninger som disse, der proaktivt kan give advarsler om evt. anormalt forbrug på brugerniveau.

Balancen mellem tillid og kontrol

Der er lavet mange undersøgelser af omfang og årsager til medarbejdersvindel i private og offentlige organisationer. Jeg vil ikke gå nærmere ind i psykologien bag bedragerisk adfærd, det er der andre som har mere forstand på. Jeg har dog mit eget bud på, hvorfor det nogle gange går galt; det handler om balancen mellem tillid og kontrol. Generelt udviser vi en høj grad af tillid til medarbejdere, og som jeg siger, er det en tillidserklæring, når vi bemyndiger medarbejdere med et kreditkort de kan anvende. På den anden side skal virksomhederne heller ikke være bange for at sikre, at de rette kontrolmekanismer omkring en sådan bemyndigelse er på plads. Også selvom ordet ”kontrol” i nogles optik er tabubelagt.

Jeg tænker også, at de medarbejdere som er tynget af en lidt tvivlsom moral og etik, netop fristes hvis de kan se, at kontrolmekanismerne omkring f.eks. brugen af firmakort er svage. Nu kommer jeg alligevel til at gå lidt ind i adfærdspsykologi her, men jeg tror, at denne type mennesker har næse for at spotte disse ting. Min påstand er derfor, at hvis en virksomhed ”opgraderer” sine firmakort med en solid Expense Management løsning, vil det også have en forebyggende effekt ift. bedrageri. Dem der måske kunne lade sig friste, kan se at kontrolmekanismerne omkring transaktionerne er stærke, hvilket vil afholde dem fra at misbruge tilliden. I kombination med en applikation, er det også nødvendigt at have defineret et skarpt regelsæt omkring udgifter – de førende leverandører indenfor Expense Management kan hjælpe dig med dette, hvis du har behov for det.

Min anbefaling er således, at enhver virksomhed som tilgodeser deres medarbejdere firmakort for at høste de positive effekter dette giver, samtidig bør ”opgradere” kortene med en solid Expense Management løsning.

Acubiz bibliotek
Find og download e-bøger, whitepapers, webinarer mm. om alt inden for Expense Management.
Nyhed

Andre blog indlæg

Gratis og uforpligtende