Udlæg

Udlæg er en klassisk udgiftsform i virksomheder. Et udlæg opstår når der betales for et køb af egen lomme, som senere skal refunderes. Virksomheder har ofte en proces til at håndtere medarbejderudlæg – enten manuel eller automatisk via f.eks. en app.

Udlægshåndtering i Acubiz

Med Acubiz foregår udlægshåndteringen digitalt og effektivt via mobilen.

  • 1 Tag et billede af kvitteringen for at registrere udlægget.
  • 2 Udfyld få oplysninger – omkostningstype og evt. en kommentar. Beløb, land og valuta løftes automatisk af kvitteringen gennem OCR-teknologi.
  • 3 Registreringen afsluttes og sendes til godkendelse.
  • 4 Godkenderen kontrollerer udlægget og godkender eller afviser – enten gennem Acubiz' mobil- eller webapplikation.
  • 5 Finansafdelingen modtager udlægget digitalt og gør det klar til bogføring i webapplikationen.
  • 6 Bogføring og refusion af udlægget sker automatisk.

Fordele ved digital udlægshåndtering

Fordele for medarbejderen

Medarbejderen

Medarbejderen kan komme af med sin kvittering straks efter udlægget er foretaget. Når registreringen er foretaget i Acubiz, kan kvitteringen smides ud og medarbejderen kan vende tilbage til sine arbejdsopgaver – velvidende at en refusion er på vej.

Fordele for godkender

Godkenderen

Godkenderen opnår et fleksibelt og mobilt godkenderflow. Godkend eller afvis enkelte bilag eller komplette rejseafregninger på farten. Få overblik over ubehandlede bilag via en simpel oversigt i app’en. Slut med store bunker af bilag der afventer godkendelse.

Fordele for finansafdelingen

Finansafdelingen

Finansafdelingen modtager udlæg løbende, da medarbejderen ikke samler dem til bunke. Udlæggene er allerede konteret af medarbejderen, hvilket betyder at økonomiafdelingen ofte blot behøver kontrollere udlægget og klargøre det til bogføring.

Håndtering af udlæg på farten

Med Acubiz kan et udlæg registreres og håndteres på mobilen, hvilket gør processen langt mere fleksibel og effektiv for hele virksomheden. Når medarbejderen er på farten i forbindelse med et kundemøde, salgsmøde, konference eller lignende, kan udlægget  registreres og håndteres med det samme – f.eks. mens medarbejderen venter på en kop kaffe eller frokosten. Det selvfølgelig muligt at bruge Acubiz til alle former for udlæg, såsom køb af morgenmad til afdelingen, forplejning, kontorartikler, parkering, taxi osv.

Det er nemt at registrere udlæg i Acubiz. Derfor samler medarbejderen ikke udlæg til bunke i slutningen af hver måned. At udlæg hurtigt digitaliseres, registreres og sendes videre i processen bringer store fordele med sig for økonomi- og finansafdelingen, som får et større overblik og nemmere kan omkostningsstyre. Alle led i udlægsprocessen bliver nemmere, hvilket betyder at virksomhedens forskellige retningslinjer og deadlines overholdes.

Læs mere om udlæg på Acupedia

Vil du vide mere? Kontakt os.

Få en online demonstration

30 minutter – når det passer dig.

Lad os ringes ved

Få os til at ringe dig op.

Lad os mødes

Hos jer eller os.

Få en gratis demonstration

Gratis og uforpligtende