Ofte stillede spørgsmål

1. Hvor lang tid tager det at implementere Acubiz EMS?

I kalendertid tager det typisk 4 uger for en standardimplementering. Reelt tidsforbrug for din finansafdeling er ca. tre dage.

2. Hvem hos os skal bruge ressourcer på at komme i gang med Acubiz EMS?

Det skal finansafdelingen og eventuelt de ledende godkendere.

3. Hvor meget tid skal it-afdelingen bruge?

Typisk under to timer.

4. Hvad gør vi, hvis vi ikke har en it-afdeling?

I får typisk bistand fra jeres ERP-konsulent. Knap to timers arbejde – så er det klaret.

5. Hvor meget af superbrugernes tid går med at lære systemet at kende? Skal superbrugerne på kursus?

Ja, det er en del af implementeringen. De skal på kursus i ca. 2 dage – som regel hos jer.

6. Hvordan bliver brugerne uddannet?

Brugerne bliver uddannet internt af superbrugerne.

7. Hvordan får vi alle vores kreditkorttransaktioner ind i Acubiz EMS?

Det er en del af Acubiz’ service. Vi sørger for integrationen. Se mere her.

8. Hvad betyder det, hvis ikke alle vores medarbejdere har kreditkort?

Kreditkort eller ej. Alle medarbejdere kan lave afregninger i Acubiz EMS.

9. Hvad med sikkerheden – hvordan er vores data sikret?

Acubiz er ISAE 3402 certificeret, hvilket garanterer, at vi som serviceleverandør overholder standarden for drift, sikkerhed og arbejdsgange. Den dokumenterer desuden, at vores tjenester håndterer alle data korrekt.

Data på vores servere er krypteret, og ingen andre end jer har derfor adgang til data. Vi har ingen kreditkortnumre eller medarbejdernavne registreret i vores system.

Alle medarbejdere hos Acubiz har underskrevet en tro-og loveerklæring om fortrolighed.

10. Hvilke ERP-systemer og lønsystemer kan I integrere til?

Vi kan integrere til alle ERP- og lønsystemer.

11. Hvilke kreditkort og rejsekonti kan systemet håndtere?

Alle kreditkort og alle rejsekonti.

12. Kan ikke-dansksprogede medarbejdere bruge systemet – og kan sprogversioner tilpasses vores afdelinger i udlandet?

Der er 25 tilgængelige sprog på Acubiz EMS. Sprogstyring ligger på medarbejderens profil, og kan derfor tilpasses den enkelte. Der kan også vælges individuelt sprog for fx rykker-mails.

13. Hvor lang tid går der, før en kreditkorttransaktion er synlig i Acubiz EMS?

Ca. 24 timer – uanset, om medarbejderen har afsluttet sin afregning eller ej.

14. Hvor ligger besparelserne ved Acubiz EMS?

Bruger medarbejderne kreditkort, er 80% af tastearbejdet gjort på forhånd. Kun ved kontantudlæg skal medarbejderen registrere udlægget i systemet.

Acubiz EMS strømliner samtidig virksomhedens processer på medarbejderudlæg, diæter, kørsel mm. En udgift er synlig mindre end 48 timer efter, at transaktionen har fundet sted. Det giver fuldstændig gennemsigtighed på alle niveauer – og dermed overblik over de kommende udgifter.

I et manuelt system kan der gå op til tre måneder før en udgift figurerer i regnskabet.

15. Tilbyder I hosting af Acubiz EMS?

Ja. Hosting er en del af Acubiz Expense Management Service, og prisen for hosting er inkluderet.

16. Hvem varetager backup af vores data?

Vi tager ansvar for backup af jeres data, som uploades til Acubiz EMS. Backup indgår som en del af vores hosting-pakke.