Expense Management – Best-of-Breed eller Best-of-Suite?

Når det handler om indkøb og implementering af softwareløsninger og applikationer, så gør de fleste organisationer sig den klassiske overvejelse mellem to strategier:

  1. Best-of-Breed, som refererer til en strategi om at indkøbe software og applikationer ud fra en betragtning om, at man ønsker de bedste værktøjer til rådighed for at løse givne opgaver.
  2. Best-of-Suite, som refererer til en strategi om at indkøbe software og applikationer ud fra en betragtning om, at man ønsker at samle mest muligt engagement hos én leverandør.

Der er fordele og ulemper ved begge tilgange, men overordnet set er det bredt accepteret, at Best-of-Breed både sikrer bedre funktionalitet indenfor forskellige nicheområder samt øget fleksibilitet i forhold til Best-of-Suite.

Best-of-Breed – Fordele og ulemper

Hvis du går efter en Best-of-Breed strategi, så køber du ind på idéen om at der findes værktøjer derude som, indenfor et specifikt funktionsområde eller en niche, leverer den mest raffinerede funktionalitet og den bedste brugeroplevelse. Med andre ord refererer terminologien ”Best-of-Breed system” til ”den bedste løsning indenfor en given kategori eller nicheområde”.

Vælger du Best-of-Breed vejen, så centrerer du formentligt din teknologi stack omkring et økonomistyringssystem som en central hub og derfra kobler du så andre systemer og værktøjer på, som tilgodeser forretningens behov indenfor forskellige nicher og proceskategorier. Det er således muligt for dig at få fingrene i de værktøjer som hver især excellerer indenfor deres respektive områder. Det skal du ikke underkender værdien af.

De væsentlige fordele ved Best-of-Breed er dels en høj grad af fleksibilitet til at vælge og dels uafhængighed mellem værktøjerne. Hvis én komponent går ned, så fortsætter resten med at fungere.

En af ulemperne (eller opmærksomhedspunkterne) ved Best-of-Breed er, at din teknologi stack kan blive omfattende og du skal derfor være opmærksom på hvordan du binder det hele sammen. Hvis ikke du får data til at flyde effektivt mellem systemerne, så bliver rapportering, konsolidering og berigelse hurtigt besværligt. Derudover får du separate leverandører og kontrakter at holde styr på. Integrationsmuligheder er derfor et nøgleord, hvis du forfølger en Best-of-Breed strategi. Og netop integrationsdelen kan blive kompliceret, hvis du har en stack med mange værktøjer til forskellige processer. Den del er der heldigvis løsninger på. Martin N. Brynnum fra Bizbrains har et par interessante vinkler herom i sit blogindlæg.

Best-of-Suite – Fordele og ulemper

Kører du Best-of-Suite vejen, så køber du ind på idéen om at et samlet engagement med én stor leverandør giver flest fordele. Rigtige mange ERP-løsninger tilbyder, igennem tillægsmoduler, udvidet funktionalitet, der tilgodeser andre forretningsprocesser. De facto forholder det sig i dag dog sådan, at stort set ingen suite-baserede systemer kan opfylde samtlige behov i din forretning.

Fordelene ved at gå efter Best-of-Suite er, at du kun skal forholde dig til én leverandør. Det kan derfor være lettere at håndtere relationen og kontrakterne. På den tekniske side, kan det være mere simpelt at fejlsøge hvis noget ikke fungerer. Herudover vil du opleve et ensartet brugerinterface fremfor skift mellem flere forskellige interfaces. Du skal dog være opmærksom på, at dette ikke nødvendigvis skaber den bedste brugeroplevelse.

Ulemperne ved Best-of-Suite er, at du i langt de fleste tilfælde går på kompromis med features og funktionalitet i tillægsmodulerne til ERP-systemet. Dertil kommer, at du samler risikoen omkring én leverandør, så hvis noget går ned, kan det påvirke mange brugere. Du kommer også til at give afkald på fleksibilitet, da Best-of-Suite løsninger ofte er mere rigide end Best-of-Breed løsninger.

Hvilken strategi bør du forfølge på expense management området?

Indenfor vores felt (eller nicheområde), expense management (eller på dansk, håndtering af udgifter, udlæg og rejseafregninger), ser vi ofte, at leverandører af ERP- eller lønsystemer tilbyder tillægsmoduler med funktionalitet til håndtering af medarbejdernes udgifter og udlæg. Nogle gange endda gratis. Ordet ”gratis” virker ofte besnærende, ikke mindst hvis du i dag allerede betaler for at anvende et Best-of-Breed værktøj indenfor området. Det dog er afgørende, at du husker at vurdere de skjulte omkostninger der uden tvivl går under radaren, hvis du vælger et gratis (eller næsten gratis) værktøj med begrænset funktionalitet. Pris er således typisk det ene parameter som ERP- eller lønleverandøren spiller på og en tæt og enkel integration er ofte det andet parameter.

Når du skal vurdere den reelle TCO inklusive skjulte omkostninger samt gevinster på lang sigt, så bliver det ofte noget mere uklart hvad en Best-of-Suite tilgang på expense management området bibringer. ERP- og lønsystemleverandører har deres primære fokus på kerneproduktet og i forhold til et rejseafregningsmodul vil du typisk ikke se innovationskraft på niveau med den, som du finder hos en Best-of-Breed leverandør. Du vil opleve, at features som udenlandsk momsrefusion, policy compliance, kunstig intelligens, avancerede godkendelses-flow, komplekse allokeringsmuligheder, dimensions-split osv. typisk ikke understøttes af et modul til et ERP- eller lønsystem. Derudover vil tilgangen til nye features ofte følge 6 eller 12 måneders release-cyklusser, hvor Best-of-Breed leverandører opererer med langt mere frekvente releases. Det giver kunderne hurtigere adgang til nye features.

Den direkte omkostning i forhold til at erhverve et tillægsmodul til dit ERP- eller lønsystem kan, som nævnt tidligere, umiddelbart synes lav. Vi har dog slået fast, at I langt de fleste tilfælde, giver et tillægsmodul ikke samme niveau af automatisering og funktionalitet sammenlignet med et stykke specialiseret software. Dette medfører typisk, at omkostninger (relateret til procestid) ikke kan nedbringes i samme grad som det er muligt igennem Best-of-Breed. Ligeledes vil analyse- og kontrolfunktionalitet ikke kunne levere den nødvendige indsigt i en organisations udgiftsmønstre. Det begrænser dermed muligheden for både at optimere samt detektere bedrageri indenfor området.

Indenfor vores område ser vi efterhånden også, at flere kreditkortleverandører begynder at tilbyde kunderne add-ons i form applikationer med funktionalitet til at håndtere og godkende medarbejderudgifter og rejseafregninger. Dette er reelt at sammenligne med Best-of-Suite, som beskrevet ovenfor, og fordelen er nok størst for kreditkortleverandøren, som låser dig yderligere på denne måde. Hvis du på et tidspunkt vil skifte betalingskort, så skal du pludselig også forholde dig til at skifte rejseafregningssystem. Spørg dig selv, hvorvidt det er hensigtsmæssigt? Gør dig selv en tjeneste og kig efter de kreditkortleverandører, der arbejder tæt sammen med uafhængige Best-of-Breed udviklere.

I sidste ende handler det naturligvis om din organisations behov i forhold til processen omkring rejseafregninger og udlæg. Vi har f.eks. kunder, der skal kunne henføre udgiftsbilag til mere end 30.000 dimensioner på tværs af deres kunder, projekter og sager. Det finder du ikke et tillægsmodul til et ERP- eller lønsystem der kan håndtere. Eller for den sags skyld en app fra en kreditkortleverandør der kan. På expense området findes der selvfølgelig virksomheder, som blot har et meget grundlæggende behov og derfor vil kunne klare sig med et tillægsmodul i ERP- eller lønsystemet. Når du laver din vurdering, skal du dog altid huske på, at behovene i din forretning hele tiden udvikler sig. Derfor kan det godt betale sig at slå det lange lys til, når du overvejer Best-of-Breed i forhold til Best-of-Suite.

Lars de Nully

Adm. direktør og grundlægger