Derfor bør du anskaffe dig et rejseafregningssystem nu

Del på linkedin
Del på facebook
Del på email

Skrevet af

I takt med at COVID-19 pandemien har taget sit greb om kloden, har der allerede været skrevet meget omkring ”The New Normal”. Dvs. livet med og efter pandemien i alverdens sammenhænge. I skal naturligvis heller ikke snydes for mine perspektiver på dette. De næste par indlæg fra min side vil derfor være dedikeret til at behandle emnet med udgangspunkt i en Acubiz relateret kontekst. Nu har du lige læst overskriften til dette indlæg og måske tænkt: det giver jo ikke rigtig mening, da forretningsrejser nærmest ikke eksisterer lige nu. Har du tænkt dette, tager du fejl. Hvis du læser med, så finder du ud af hvorfor, når jeg kigger ind i hvorfor et rejseafregningssystem er til stor nytte, selvom der ikke er nogle forretningsrejser i øjeblikket.

Det handler om meget mere end rejserelaterede udgifter

Sagen er den, at løsninger til udgiftshåndtering som vores traditionelt set er tæt koblet til forretningsrejser og en række behov heromkring. Jeg har været i dette game i mere end 20 år, og de første udgaver af løsningen blev da, i særdeleshed, også udviklet til at understøtte processen omkring rejserelaterede udgifter. Det er der god grund til, for når det gælder denne type udgifter er der et stort behov for at lette det administrative arbejde. Den slags imagekobling hænger jo ved, og det er også årsagen til at mange økonomifolk, i den aktuelle situation, tænker at teknologi til at automatisere det administrative arbejde omkring udgifter ikke er nødvendig. Man tænker simpelthen at teknologien et tæt forbundet med rejseaktivitet og mere specifikt international rejseaktivitet. Virkeligheden er dog en anden.

Selvom jeg godt ved at det tager tid, så er jeg er hele tiden efter min marketingafdeling for at få ændret på dette image, altså at Acubiz pr. automatik forbindes med rejseafregninger. Det interessante er dog, at vi kan se på vores kunders og brugeres adfærd med løsningen, at den også har sin berettigelse langt udover de udgifter som udelukkende er rejserelaterede, herunder også international rejseaktivitet. Vi har således analyseret anvendelsen af vores løsning hen over Corona-perioden, indtil videre, og sammenlignet med anvendelsen (for de samme kunder) i tilsvarende periode sidste år. Under nedlukningen i marts og april så vi naturligvis et markant dyk i antallet af udgiftstransaktioner, der behandles i løsningen idet meget aktivitet mere eller mindre stoppede. Det interessante er dog, at vi er tilbage og ser et stabilt niveau på omkring 70 % af transaktionsvolumen i vores system ved en like-for-like sammenligning på kundeniveau. De 30 %, der så at sige mangler på de respektive kunder, relaterer sig således overvejende til kundernes internationale rejseaktivitet, som stadigvæk er på et minimum.

Diagram: Medarbejderskabte udgifter fordelt på international rejseaktivitet og andre aktiviteter.

Pointen med dette er, at et system som vores omfavner mange andre typer af medarbejder-skabte udgifter end blot dem der har med international rejseaktivitet at gøre. En god del af den aktive transaktionsvolumen relaterer sig til indenrigs rejseaktivitet og herudover mange andre typer af udgifter, som med fordel kan behandles i løsningen.

Fra rejseafregning til udgiftshåndtering

Vi analyserer løbende på anvendelsen af Acubiz og vi vidste allerede godt, at mange af vores kunder har set lyset og anvender vores løsning til meget mere end rejserelaterede udgifter. COVID-19 har fuldstændig ændret betingelserne for forretningsrejser og selvom jeg tror på, at den internationale rejseaktivitet nok skal stige igen på et tidspunkt, så tror jeg også på, at denne sektor vil opleve en række forandringer som hænger ved efter pandemien. Det kommer jeg tilbage til i mit næste blogindlæg om ”The New Normal”. Lige for nu er pointen, at økonomifolk bør tænke udgiftshåndtering i stedet for rejseafregning, for behovet er der sådan set stadigvæk – selvom den internationale rejseaktivitet pt. er på et minimum.

Når jeg skal forklare det her for andre, plejer jeg altid at bruge eksemplet med de boligselskaber vi har blandt vores kunder, som f.eks. KAB. Her udgør viceværterne ude på ejendommene en stor del af brugerne, og de anvender Acubiz hvis de f.eks. står og mangler en pakke skruer til at fikse et løst dørhåndtag. De ”expenser” simpelthen blot udgiften til skruer, søm eller hvad det nu ellers måtte være. Det sker on-the-spot – digitalt og inkl. al nødvendig dokumentation. Og man må sige, at som brugerprofil ligger en vicevært meget langt fra den typiske forretningsrejsende – men behovet for effektiv udgiftshåndtering er der som sagt stadigvæk.

Det her handler ganske enkelt om at digitalisere og automatisere den administrative proces omkring alle typer af udgifter, som initieres af medarbejdere når de løser deres arbejdsopgaver. Vi har alle mærket at COVID-19 pandemien vender rigtig mange forhold på hovedet for borgere og virksomheder, men en ting er helt sikkert; digitaliseringen og automatiseringen af måderne hvorpå vi arbejder lader sig ikke stoppe af COVID-19! Hvis man som virksomhed vælger at stoppe digitaliseringsprojekter på baggrund af forkerte antagelser, risikerer man hurtigt at sætte sig selv i en uhensigtsmæssig situation ift. dem der knokler på med digitaliseringen.

Acubiz bibliotek
Find og download e-bøger, whitepapers, webinarer mm. om alt inden for Expense Management.
Nyhed

Andre blog indlæg

Gratis og uforpligtende