For rigtig mange virksomheder og deres medarbejdere er hjemmearbejde, pga. COVID-19, blevet en fast del af hverdagen. ”Working from Home” er så at sige blevet en del af ”New Normal”. Denne arbejdsform stiller dog en række nye krav til virksomhedernes administrative processer. Når medarbejdere og ledere på tværs af afdelinger og funktioner i stigende grad arbejder fysisk de-koblet fra hinanden, så er det ikke nødvendigvis sikkert, at processerne er gearet til arbejdsformen. I dette blogindlæg får du et par tips til hvordan du tilsikrer, at dine administrative processer forbliver effektive. Husk på, at langsomme processer, i sidste ende, koster penge.
Udstyr, adgang og kommunikation
En væsentlig forudsætning for hjemmearbejde i det hele taget, er naturligvis at medarbejderne har det nødvendige IT-udstyr, er online, har adgange til virksomhedens IT-infrastruktur og softwareløsninger samt at de har det rette kommunikationsudstyr og -platforme. Jeg antager, at de fleste virksomheder i dag har styr på dette. For det er jo ikke fordi hjemmearbejde er et helt nyt fænomen. Det nye er egentlig bare, at flere typer af medarbejdere nu arbejder hjemmefra. Derfor er det vigtigt, at det setup din virksomhed har for at etablere hjemmearbejdspladser nemt kan skaleres i organisationen. Alt dette er det mest basale og det mest åbenlyse, når vi taler om at facilitere effektivt hjemmearbejde. Mange virksomheder bruger så også primært krudtet her, uden egentligt at tænke selve arbejdsprocesserne, og de værktøjer som evt. er implementeret for at støtte dem, igennem ift. om de overhovedet er kompatible med hjemmearbejde eller ej, i tilfælde af at alle involverede arbejder over distancen. Det er en klar fejl!
Gentænk processerne
I min optik er det uhyre vigtigt, at alle administrative processer gentænkes for at tilsikre, at tandhjulene arbejder optimalt under de ændrede forudsætninger. Her er det vigtigt at forholde sig til graden af digitalisering i de enkelte processer. For hvis en arbejdsproces er digitalt funderet og drevet, så er forudsætningerne for at få den til at fungere effektivt, når de involverede hænder arbejder med distance imellem sig, gode. Og nej, selvom I har forbundet medarbejderne digitalt gennem det rigtige IT-udstyr og software platforme til kommunikation og deling af informationer, så betyder det ikke at jeres processer bliver digitalt funderede ved et knips med fingrene. E-mail systemer og forskellige kommunikationsplatforme er ikke effektive workflow systemer og det bliver de, i min optik, heller aldrig.
Udgiftshåndtering som eksempel
Jeg vil bruge et eksempel fra min egen hjemmebane: udgiftshåndtering. Dvs. virksomhedens håndtering af de udgifter som løbende skabes af medarbejderne, når forskellige arbejdsopgaver skal løses. Denne proces involverer medarbejderen som har brugt pengene, en leder som skal godkende forbruget og en bogholder som skal sikre dokumentation og korrekte bogføring af udgifterne. I mange virksomheder foregår denne proces stadigvæk manuelt eller pseudo-digitalt. Udgiftsbilagene skifter hænder mellem medarbejder og leder samt videre til økonomiafdelingen. Måske sendes kopier via mail og måske registreres udgifterne i Excel-ark. Alt andet lige, hvis de involverede i processen, arbejder på distance af hinanden, så ville informationerne givetvis blive udvekslet via e-mail eller andre kommunikationsplatforme, som f.eks. Teams eller Slack. Det ville med garanti være ineffektivt, ligesom mailservere ville blive overbebyrdet med unødvendige data.
Det er et eksempel på en proces, som skal gentænkes i en digital kontekst. Det gøres sådan her:
1. Fokus på medarbejderen
Start med at se på, hvordan processen kommer til at foregår på medarbejderens vilkår. Det skal være nemt at afgive og levere de nødvendige oplysninger om udgiften samt den dokumentation der skal til for at bogføre korrekt – og det skal kunne gøres og afsluttes med det samme en udgift opstår.
2. Ressourceanvendelse
De medarbejdere, der skal godkende, kontrollere og bogføre udgiften, skal sådan set have de samme vilkår, som medarbejderen der afholder udgiften har. Dvs. der skal fokuseres på at arbejde med udgiften én gang. Derfor er det vigtigt, at det digitale værktøj, som skal understøtte opgaven, tilbyder det rette niveau af automatisering og muligheden for at opsætte regelbaserede kontroller af transaktionerne, som dirigerer dem ad forskellige ruter i det workflow, som er knyttet til processen.
3. Mobilitet
Værktøjet som skal anvendes til at følge de to ovennævnte anbefalinger, bør være mobilt og app-baseret. Det skal være baseret på en ægte mobil platform, hvor administrative opgaver kan håndteres, og som har førnævnte automatik indbygget. Dette sikrer også, at alle involverede, dvs. medarbejderen som registrerer udgiften, lederen som godkender og bogholderen som bogfører, kan arbejde uafhængigt af tid og sted. Dette er afgørende, hvis de involverede arbejder over distancen.
4. Kompatibilitet
Medarbejderinitierede udgifter opstår hele tiden, og de spreder sig over mange forskellige typer af indkøb. Det er ligeledes meget forskelligt, hvordan de betales og afregnes. Nogle indkøb sker pr. klassisk omkostningsfaktura, andre sker som udlæg af medarbejderens egen lomme og igen andre afregnes med firmakort. Det er her vigtigt, at alle tænkelige indkøbs-, betalings- og afregningskanaler skal kunne håndteres i et digitalt workflow, der løber fra indkøb til bogføring. Virksomhedens specifikke bogføringspraksis skal også kunne understøttes. Er der f.eks. specielle krav til mulighederne for omkostningsallokering og godkendelsesworkflow? Det kan f.eks. være at udgifter som, af en given medarbejder, allokeres til specifikke projekter skal omdirigeres til en anden godkender (f.eks. en projektleder) end den pågældende medarbejders normale godkender.
5. Realtidsdata
Den femte og sidste anbefaling ligger umiddelbart i slipstrømmen på de fire foregående. Fordi en digital og automatiseret proces omkring udgiftshåndtering giver en virksomhed mulighed for konstant at have overblik gennem opdateret bogføring. Det kan gøres gennem realtidsdata, som vil sørge for, at der ikke ligger og gemmer sig ubehagelige overraskelser, som ikke er blevet bogført endnu.
Med disse 5 punkter er processen omkring udgiftshåndtering gentænkt, dels i en kontekst hvor de involverede medarbejdere arbejder over distancen og dels som digitalt funderet. Jeg er overbevist om, at denne tilgang også kan overføres på andre administrative processer som er blevet mindre effektive, når medarbejderne i stigende grad arbejder hjemme. Der er ingen tvivl om at digitalisering og automatisering er vigtige komponenter for at holde de administrative processer intakte.
