Mange virksomheder har efterhånden – helt eller delvist – digitaliseret og automatiseret processen omkring de udgifter, som skabes af medarbejderne, når de udfører deres arbejde. De udgifter jeg taler om, er alle dem, som er nødvendige for at forskellige typer af arbejdsopgaver kan udføres. Det er en stor andel af driftsudgifterne og vi taler alt lige fra småanskaffelser, indkøb af softwareabonnementer og konsulentydelser til repræsentationsfrokoster, rejseudgifter osv.
På trods af det faktum, at en del virksomheder efterhånden er hoppet om bord i digitale løsninger på området, så er der stadigvæk virksomheder som hænger efter og arbejder manuelt – det går absolut ikke, når årstallet hedder 2020. Ligeledes er det et faktum, at en del af de virksomheder, som allerede har digitale løsninger på området, i virkeligheden kun opererer med en delvist digitaliseret og automatiseret proces – og det går heller ikke i 2020.
Jeg giver et par input til hvordan det skal håndteres på den rigtige måde og hvilke fordele det giver.
Alle indkøbs-, betalings- og afregningsmetoder skal kunne håndteres
Medarbejder-skabte udgifter opstår hele tiden og de spreder sig over mange forskellige typer af indkøb. Det er ligeledes meget forskelligt hvordan de betales og afregnes. Nogle indkøb sker pr. klassisk omkostningsfaktura, andre sker som udlæg af medarbejdernes egne lommer og igen andre afregnes med firmakort. Hvilken metode der anvendes, kommer naturligvis an på mulighederne hos leverandør/indkøbssted ligesom din virksomheds regler og politikker omkring udgifter spiller en rolle. Stiller I f.eks. firmakort til rådighed for medarbejderne eller ej?
For at opnå en 360 graders digitalisering af dette område, skal du være opmærksom på, at alle tænkelige indkøbs-, betalings- og afregningskanaler skal kunne håndteres i et digitalt workflow, der løber fra indkøb til bogføring. Husk også på, at selvom alle dine medarbejdere f.eks. har firmakort, så kan der være situationer hvor dette betalingsmedie ikke er brugbart. Her er det vigtigt at have muligheden for at håndtere en alternativ betalings- og afregningsmetode – ellers ender du med en proces som kun er delvist digital.
Mobilitet giver fleksibilitet
Det er noget værre bøvl at udfylde et regneark på en smartphone. Punktum! Den traditionelle forretningsrejsende er online, og kræver adgang til smarte mobile platforme, hvor administrative opgaver kan håndteres. Regneark opfylder ikke behovet for at være effektiv uafhængigt af tid og sted. Kort og godt, så stiger kravene til mobile platforme. Det er dog heller ikke længere kun den forretningsrejsende, som er mobil og arbejder fra flere lokationer. Andre typer af medarbejdere arbejder i stigende grad – og specielt i disse tider – fysisk de-koblet, f.eks. med en øget grad af arbejde fra hjemmekontoret. Derfor fungerer det ikke længere, hvis man er vant til at aflevere kvitteringer på bogholderens skrivebord.
Det er også noget bøvl at sende e-mails rundt med fakturaer, der skal godkendes. Nuvel, dokumenterne er trods alt ikke i papirformat, men det i sig selv, gør ikke processen digital, automatiseret eller fleksibel.
Automatik skal være normen i 2020
Kort opridset, så foregår en manuel arbejdsgang omtrent sådan: medarbejderen er ansvarlig for at registrere, gemme og videresende bilag og kvitteringer (samt tage kopier til eget brug) til eventuelle godkendere og finansafdeling. Godkendere gennemgår udgifterne og bærer dem videre til finansafdelingen, som i sidste ende kontrollerer og validerer udgifterne samt indtaster, konterer og bogfører i økonomisystemet. Herefter gemmes bilag som dokumentation.
På den anden side har vi den automatiserede proces: medarbejderen bruger en mobil-app til at dokumentere udgiften. Papirkvitteringer fotograferes og data læses automatisk. Er der tale om omkostningsfakturaer indscannes disse automatisk og gøres klar til videre behandling. Er der firmakort involveret, hentes transaktionsdata automatisk og knyttes til de tilhørende kvitteringer. Medarbejderen dokumenterer digitalt udgifterne og sender dem i et elektronisk workflow til godkender og finansafdeling. Lederen godkender udgifterne via smartphone og finansafdelingen modtager bogføringsklar udgiftsdata. Den automatiserede proces giver også mulighed for at opsætte forskellige automatiske kontroller og valideringer af udgifterne.
Automatikken kvitterer med markant lavere fejlrater og en langt hurtigere procestid. Læs videre, så kommer jeg nærmere ind på dette.
Vi ønsker nøjagtighed – manuelle processer giver høj fejlrate
Manuelle indtastninger øger risikoen for fejl. Endnu mere kompliceret bliver det, når mange mennesker er involveret. Når en medarbejder foretager et indkøb, får vedkommende en kvittering. Herefter skal medarbejderen indtaste oplysningerne fra kvitteringen i f.eks. et regneark, udskrive dette og hæfte kvitteringen bagpå. Hvis finansafdelingen finder fejl, skal de bruge tid på afklaring og korrektur, men der er også risiko for, at fejlen simpelthen ikke opdages.
Tag f.eks. et indkøb på et firmakort. I en automatiseret proces indlæses korttransaktionerne, hvorefter transaktionsdata struktureres og matches med fotos af kvitteringerne. Herefter kategoriseres de (fx måltid, taxa, tog, parkering m.m.). Kontrol af udgifterne op imod firmaregler og lovkrav (f.eks. de skattemæssige) er indbygget i en automatiseret løsning, så validitet og gennemsigtighed er sikret. Pointen er, at data på den enkelte transaktion opsamles så snart denne opstår, og du får større sikkerhed for at have korrekte data som bogføringsgrundlag.
Realtidsdata er vigtige – manuelle processer er langsommelige
Efter manuel indtastning sender medarbejderen regneark og kvitteringer (ofte i fysisk form) til en leder som skal godkende. Derfra skal det så videre til økonomiafdelingen (som I nogle tilfælde sidder på en anden fysisk adresse) til indtastning og registrering. Dette kan bedst beskrives som et gammeldags manuelt workflow og det er langsomt, ineffektivt og dyrt.
Automatiseret udgiftshåndtering eliminerer visse delprocesser. Som nævnt, henter systemet selv data fra firmakort ind på daglig basis. Medarbejderen skal bare tilknytte det eller de elektroniske bilag og klikke på ’Send’. Udlægget kan gennemgås og godkendes af chefen, ligeledes fra en mobil enhed, hvorefter finansafdelingen modtager data der er klar til bogføring.
En stor del af en virksomheds udgifter er af den type som jeg indledningsvist beskrev, og cirka ti procent af en virksomheds driftsudgifter er relateret til rejse og repræsentation – så der er virkelig fornuft i at have styr på processen. Med andre ord skal du konstant have overblik gennem opdateret bogføring. Men en manuel proces, hvor medarbejdere samler bilag til bunke og afleverer dem til godkendelse og bogføring enten fysisk eller via e-mail, kan hurtigt give grimme overraskelser. Det er nemlig langsomt og det forsinker din bogføring med det resultat, at du ikke har et ordentligt overblik over dine udgifter.
Med automatiseret udgiftshåndtering er opdaterede data altid tilgængelige og du får et helt andet grundlag at styre din forretning på.
