Vi mødes ofte med spørgsmål som; “hvad koster Acubiz at bruge?” eller “er det ikke dyrt at købe et system til at håndtere vores udgifter?”.
Lad os prøve at vende spørgsmålet om ved at spørge; “ved du hvor mange penge du bruger på at håndtere udgifter?”.
Vi vil vove den påstand, at det er de færreste virksomheder, som har et komplet overblik over det.
Især hvis håndteringen af udgifterne foregår manuelt, og som overskriften antyder, er dette blogindlæg henvendt mod netop de virksomheder. Der er nemlig stadig overraskende mange virksomheder der gør brug af manuelle arbejdsgange.
Vores amerikanske kollegaer emburse har udarbejdet en rapport i 2023, som viser at 51 % af de adspurgte virksomheder stadig håndterer udgifter manuelt. Måske er tallet endda endnu højere. Vores egne undersøgelser viser nemlig, at 61% stadig håndterer udgifter manuelt.
Uanset det eksakte tal, virker det rimeligt at konkludere, at rigtig mange virksomheder stadig håndterer udgifter manuelt i dag.
Lad os regne lidt på de reelle omkostninger.
Det er dyrt og tidskrævende at håndtere rejseafregninger
Når vi taler manuel håndtering af udgifter, er det uundgåeligt ikke at nævne “rejseafregning” i samme sætning. Det er hermed gjort.
De fleste af de virksomheder, som i dag håndterer udgifter manuel gør brug af den klassiske rejseafregning. Arbejdsgangen med rejseafregninger er, at man samler omkostninger og kvitteringer relateret til en given aktivitet. Rejseafregningen afleveres derefter, håndbårent, til godkendelse hos en leder og afslutningsvis til finansafdelingen som indtaster i økonomisystemet.
Se processen herunder.
Så tænker du måske, at det lyder besværligt? Det er det også. Det er besværligt og tidskrævende. Både for medarbejderen, godkenderen og finansafdelingen. Udover at det er besværligt, er det også en dyr fornøjelse.
Hvorfor er manuel håndtering af udgifter dyrt?
Det er dyrt at håndtere udgifter manuelt af to årsager:
- Antal medarbejdere involveret og tiden anvendt
- Muligheden for fejl
Det gamle ordsprog, “tid er penge”, holder stadig. Også når snakken falder på rejseafregninger. Ifølge The Global Business Travel Association tager det ca. 20 minutter at udfylde en rejseafregning. Det tror vi passer meget godt. Der vil altid være en medarbejder og en økonomimedarbejder involveret, mens en godkender ofte også vil være det. Det er mange hænder, og de skal skal selvsagt have en timeløn, hvorfor det koster penge.
Risikoen for fejl er også til stede. Samme rapport konkluderer, at en ud af fem (19%) af alle rejseafregninger indeholder fejl (manglende informationer, forkert indtastning, utydeligt bilag etc.). Det koster yderligere penge og 18 minutters ekstra rettetid.
Hvad koster manuel håndtering af rejseafregninger?
Omkostningen forbundet med rejseafregninger varierer alt efter hvem du spørger. Det er umuligt at finde ét tal der vurderes som den gennemsnitlige omkostning. Diverse rapporter rundt omkring på internettet skriver alt fra $16 til $58.
En gammel, men dog ofte citeret, rapport fra Aberdeen Group fra 2011 anslår, at omkostningen forbundet med håndteringen af en rejseafregning er $29.38, hvorimod The Global Business Travel Association vurderer at omkostningen er $58.
Hvad er rigtigt og hvad er forkert? Det har vi ikke selv tal på. Vi synes det er mest fair at gå konservativt til værks. Derfor anvender vi $30 som benchmark i vores beregninger. Et tal som vi i øvrigt mener er meget realistisk.
Formlen for at udregne omkostningen er simpel:
Rejseafregningens omkostning
x
antal af medarbejdere
x
medarbejderens antal gennemsnitlige rejseafregninger pr. måned
Som nævnt anvender vi $30 og så antager vi, at hver medarbejder i gennemsnittet har halvanden rejseafregning per måned. For nemhedens skyld, har vi udarbejdet eksempler med 10, 50 og 100 medarbejdere. Medarbejdere som alle laver rejseafregninger.
I regneeksemplerne er den anvendte tid brugt til fejlrettelser udeladt for simplificeringens skyld.
- Virksomhed med 10 medarbejdere:
En virksomhed med 10 medarbejdere bruger $450 om måneden på at håndtere rejseafregninger. Det er i danske kroner 3.140 kr. om måneden og 37.680 kr. om året.
- En virksomhed med 50 medarbejdere:
En virksomhed med 50 medarbejdere bruger $2.250 om måneden på at håndtere rejseafregninger. Det er i danske kroner 15.700 kr. om måneden og 188.000 kr. om året.
- En virksomhed med 100 medarbejdere:
Man skal ikke være matematikprofessor for at regne ud, at virksomheden med 100 medarbejdere betaler dobbelt så meget som virksomheden med 50 medarbejdere. Det er 31.400 kr. om måneden og 376.000 kr. om året.
Hvad med alle de skjulte omkostninger?
Udover de åbenlyse høje økonomiske omkostninger, følger også en række skjulte omkostninger og ulemper ved manuel håndtering af udgifter.
- For det første skal I kæmpe med et bjerg af kvitteringer.
- For det andet kan kvitteringerne nemt blive væk.
- For det tredje bruger jeres medarbejdere uforholdsmæssigt meget tid på noget, som ikke skaber værdi.
- For det fjerde har I svært ved at holde styr på om medarbejdere overholder eventuelle retningslinjer og politikker.
- For det femte er risikoen for svindel med udgiftsbilagene desværre større.
Hvad er så løsningen?
Løsningen er at finde et system som kan digitalisere og automatisere hele processen. Fra start til slut. Det kan vi hos Visma Acubiz. Og det har vi gjort siden 1997.
Vi kan godt forstå, at rejseafregninger giver mening, hvis man som virksomhed ikke har et system til at håndtere udgifter med. På den måde er alle bilagene “samlet”. Med Acubiz anbefaler vi at arbejde med vores “Fast Track”-koncept, som går ud på at brugeren behandler og afslutter udgiften, så snart den opstår. Så er udgiften ordnet med det samme, og den bliver fx ikke til et flaskehalsproblem for finansafdelingen sidst på måneden.
Hvis vi sammenligner tallene fra regneeksemplerne med nogle af vores egne kunder, kan det konkluderes, at der er væsentlige penge at spare ved en digital og automatiseret løsning til udgiftshåndtering.
at sige farvel til de manuelle arbejdsgange.
