Kvitteringerne indgår i det samlede bogførings- og revisionsgrundlag. Hvis ikke en virksomhed kan fremvise fuld dokumentation for samtlige udgifter, så er den ikke i stand til at overholde bogføringsloven. Og ifølge loven skal bilag, som bekendt, opbevares i 5 år fra udgangen af et givent regnskabsår.
I Danmark er vi i den lykkelige situation, at regnskabsmateriale må opbevares digitalt. Sådan har det været i flere år og i 2015 blev det muligt, at opbevare elektronisk regnskabsmateriale i udlandet uden foregående dispensation eller anmeldelse til myndighederne. Det har gjort det lettere for virksomhederne at anvende cloud-baseret software og ligeledes skabt gode betingelser for at arbejde med digitale kvitteringer. Og lad mig lige slå fast; der er ingen tvivl om, at 100 % digitale kvitteringer er fremtiden.
Digitalisering af bilag og kvitteringer
En måde at digitalisere papirbaserede kvitteringer og bilag er på, er at udnytte teknologi, i form af både hardware og software, til at udføre opgaven. Det er bl.a. det som Acubiz hjælper med, når en bruger anvender kamerateknologien i sin smartphone til at digitalisere et bilag, berige det med data samt gemme det i skyen til brug for virksomhedens bogføring.
En anden måde at tænke digitale kvitteringer, er at tænke helt udenom papir og print. Dvs. 100 % digitalt. Gældende for mange transaktioner, så kommer kvitteringer og bilag allerede uden papir, f.eks. ved onlinehandel, hvor bilaget leveres som HTML kode eller som PDF-dokumenter. Der findes også visse POS løsninger der tilbyder PDF kvitteringer, mod afgivelse af en e-mailadresse vel at mærke. Man kan dog diskutere om denne type bilag er 100 % digitale, da format og maskinel læsbarhed kan variere meget. I mange BtB sammenhænge leveres fakturaer i øvrigt også ofte på EDI format.
Der hvor vi stadigvæk mangler at se udbredt digitalisering, er når det gælder indkøb der foretages i fysiske butikker. Der findes allerede løsninger på markedet som leverer funktionaliteten, både herhjemme og i det store udland. Vi har f.eks. Storebox, som kan levere digitale kvitteringer fra et antal butikskæder. Derudover har vi også visse butikskæder, som selv tilbyder at levere kvitteringer digitalt, typisk hvis forbrugeren tilslutter sig en kundeklub eller et loyalitetsprogram. Vi ser også, at de helt store tech-giganter, Apple og Google, er trådt ind på dette område med deres betalingsløsninger.
Infrastruktur og økosystemer er nøglen
Jeg opfatter dog stadigvæk udbuddet på området som værende fragmenteret og grovmasket. Med andre ord, så er det pt. begrænset hvor mange forretninger der reelt set leverer 100 % digitale kvitteringer når et køb foretages. Det er betinget af om de enkelte butikker er tilsluttet en løsning, om det respektive betalingskort fungerer med løsningen, POS systemets funktionalitet, om der anvendes en wallet til betalingen eller om betalingen f.eks. køres igennem Apple Pay eller en anden betalingsplatform. Sagt på en anden måde, så mener jeg, at det handler om hvorvidt leverance af digitale kvitteringer understøttes på tværs af hele betalingsinfrastrukturen. Og når vi taler kortbetalinger, så gælder det på tværs af alle led i kæden (acquiring domain, interchange domain og issuing domain).
Jeg har ikke det endegyldige svar, men for at 100 % digitale kvitteringer for alvor skal give værdi for erhvervslivet, f.eks. i form af et fuldt ud digitaliseret kvitterings-flow på medarbejder-relaterede udgifter, så kan der ikke være tvivl om at nettet skal være langt mere finmasket. Jeg må være ærlig og sige, at så længe det primært er Føtex, Netto, Bilka, Matas osv. hvorfra digitale kvitteringer kan hentes, så giver det ikke fuld valuta for erhvervsbrugere.
Derfor tror jeg på, at nøglen ligger omkring hele betalingsinfrastrukturen, ligesom jeg tror på, at der skal defineres entydige standarder for digitale kvitteringer. Hvis vi kigger til et af vores nabolande, Sverige, så har man her udviklet en standard for elektroniske kvitteringer. Måske er det i virkeligheden et øget politisk fokus på standardisering indenfor dette område der skal til, før vi kan få et positivt svar i alle butikker, når vi stiller spørgsmålet; ”må jeg bede om en digital kvittering?”
