Skal originale papirbilag opbevares? eller er det nok at have dem opbevaret digitalt?
Det er stadig en udbredt opfattelse, at originale papirbilag skal opbevares, uanset om bilaget er indscannet og ligger elektronisk eller ej.
Hvad kommer den nye bogføringslov til at betyde?
Efter den nye bogføringslov er trådt i kraft, forholder det sig faktisk sådan, at virksomheder skal registrere og opbevare bilag digitalt i et digitalt bogføringssystem. Derudover er der krav om, at der opbevares en digital sikkerhedskopi af regnskabsmaterialet.
Langt de fleste virksomheder behøver først at leve op til de nye krav fra 1. januar 2024. Her træder kravet om digital bogføring nemlig i kraft for virksomheder i regnskabsklasse B, C og D. For virksomheder i regnskabsklasse A med en omsætning over 300.000 kr. er datoen den 1. januar 2026.
Dog er det muligt at opbevare bilag digitalt jævnfør §10 stk. 2 i den gamle bogføringslov. Man kan altså selv vælge, om man vil opbevare sine kvitteringer fysisk eller digitalt indtil den 1. januar 2024 eller 2026.
Bilag skal stadig opbevares i fem år
SKAT slår stadig fast, at du skal opbevare dine bilag på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Opbevaringen skal ske på en måde, som i hele opbevaringsperioden gør det muligt selvstændigt og entydigt at finde frem til bogførings- og regnskabsmaterialet. Her kommer fordelen ved den digitale opbevaring særlig til udtryk. Fem års bilag fylder trods alt en hel del mere i fysiske ringbind end de gør på en server – og det er langt nemmere og hurtigere at fremsøge det enkelte bilag!
Digitale kvitteringen gælder desuden også som dokumentation, når du skal have dækket dine udlæg af din arbejdsgiver, som f.eks. efter en forretningsrejse. Rejseafregning er faktisk også noget, som nemt kan digitaliseres. Det kan du læse mere om her.
Der er altså ingen grund til ikke at komme i gang med at digitalisere jeres udgiftshåndtering allerede i dag.
Overhold lovgivningen med Acubiz
Anvender du en digital løsning, som Acubiz, til at håndtere dine udgifter, vil bilagene blive opbevaret digitalt, hvilket er i overensstemmelse med lovgivningen – både den eksisterende og nye.
Vil du vide mere om, hvordan I kan håndtere medarbejderrelaterede omkostninger digitalt? Kontakt os her
