Få bedre styr på udgifterne med en indkøbspolitik 

Når der drives forretning, opstår der udgifter. Det kan ikke undgås. De kan for eksempel opstå i forbindelse med forretningsrejser, når den kørende sælger rammer landevejen og skal tanke bilen eller når en medarbejder i marketingafdelingen køber annoncer eller software.

I mange tilfælde er det medarbejderen selv, der bruger virksomhedens penge – enten med udlæg af egen lomme eller med et firmakort. Her vil medarbejderen sandsynligvis tænke over hvilket beløb der er acceptabelt at bruge på virksomhedens vegne. Og hvad går an som firmarelateret køb og hvad går ikke an?

Virksomheder skylder sine medarbejdere at kommunikere faste rammer og klare meldinger om, hvad der er i orden og hvad der ikke er i orden. Det er her, at indkøbspolitikken kommer ind i billedet.

Hvad er en indkøbspolitik?

Indkøbspolitikken opstiller retningslinjer og sætter rammerne for, hvordan indkøb skal gennemføres i den pågældende virksomhed. Med andre ord definerer den hvordan medarbejdere må bruge virksomhedens penge.

Der skelnes mellem offentlige og private indkøbspolitikker, og i dette blogindlæg fokuserer vi på private virksomheders indkøbspolitikker.

Èn ting er, at indkøbspolitikken tydeliggør hvordan medarbejderen må bruge penge med beløbsgrænser. Den skal også sikre, at virksomheden køber ind på vilkår, hvor kvalitet, funktionalitet, pris, leverancesikkerhed og ikke mindst grønne hensyn mv. er væsentlige parametre. Indkøbspolitikken kan også definere hvilke betalingsmetoder og leverandører medarbejdere helst skal anvende. Blogindlægget går ikke i dybden med valg af specifikke leverandører mv, men i stedet på at beskrive hvorfor udarbejdelsen af en indkøbspolitik er en god idé.

De fleste virksomheder har i dag en ambitiøs klimapolitik, eller klimamæssige målsætninger, og indkøbspolitikker er et effektivt redskab til at sikre, at medarbejdere køber ind fra bæredygtige virksomheder.

Fem gode råd til udarbejdelsen af en indkøbspolitik

Vi slår det lige fast endnu engang. Det er en god ide at have en tydeligt defineret indkøbspolitik, så der ikke opstår tvivl eller forvirring, når medarbejdere svinger enten privat- eller firmakortet.

Her får I fem gode råd til udarbejdelsen af jeres indkøbspolitik:

1. Klare regler for udgiftskategorier – lav udgiftskategorier og definér bestemte regler inden for hver kategori. Kategorierne kan for eksempel være måltider, transport, indkvartering, udstyr til hjemmekontoret, gaver etc.
2. Indsaml input fra medarbejdere – indkøbspolitikken skal være tilpasset virksomheden mest muligt. Især når det kommer til beløbsgrænse. Der er ingen grund til at sætte en beløbsgrænse på 500 kr. frokost, hvis de fleste medarbejdere alligevel kun bruger 250 kr.
3. Hold indkøbspolitikken forståelig – få sat jeres indkøbspolitik op i et format, som er simpelt, forståeligt og enkelt. Alle medarbejdere skal kunne læse og forstå den uden at skulle et smut forbi finansafdelingen først.         
4. Undgå undtagelser – indkøbspolitikken er nemmere at forstå, hvis alle er klar over, at reglerne er, som de er. Det sparer også tid for finansafdelingen, at de ikke skal tage stilling til undtagelserne.
5. Opdateret og let tilgængelig – det siger sig selv, men ikke desto mindre skal indkøbspolitikken være opdateret, hvis forbrugsvanerne ændrer sig eller nye leverandører kommer til. Den skal samtidig være nem og hurtig at finde frem til – naturligvis online.

Fordele ved indkøbspolitikker

En indkøbspolitik er først og fremmest fantastisk til at skabe klare retningslinjer for, hvor mange penge medarbejderen maksimalt må bruge på forskellige udgifter. Den medfører dog endnu flere fordele end det:

Minimerer risiko for svindel
Udover at fastsætte spillereglerne for indkøb, er indkøbspolitikken også en måde at holde medarbejderne ansvarlige på, hvis de bryder reglerne. Meget svindel sker, fordi medarbejderne ofte ikke ved hvad der præcis udgør en overtrædelse. Derfor kan indkøbspolitikken gøre virksomheden mindre sårbar over for svindel. Svindel har vi berørt i én ad vores andre blogindlæg, som du kan læse her.

Mindre tvivl og færre spørgsmål
Indkøbspolitikker fjerner utvivlsomt en masse tvivl og minimerer antallet af spørgsmål til både kollegaer, ledere og finansafdeling. Tanken om hvorvidt det er “OK at bruge dette beløb” elimineres, da der er skabt klare regler for hvad der er i orden og hvad der ikke er i orden. Indkøbspolitikker har samtidig den fordel, at den bidrager til at begrænse pengeforbruget hos de medarbejdere, som er tilbøjelige til at bruge lidt for mange penge.

Alle på samme side

Gælder indkøbspolitikken for alle medarbejdere og afdelinger, er der større chance for, at ingen føler sig uretfærdigt behandlet. Overvej også, om indkøbspolitikken skal gælde for direktionen. Alle føler sig fair behandlet og er på samme side, hvis indkøbspolitikken vel og mærke er gældende for alle. 

Kombinér indkøbspolitik med intern kontrol

Indkøbspolitikken kan med fordel suppleres med digitale værktøjer, der øger den interne kontrol og gennemsigtigheden. I Acubiz har i mange år hjulpet en stor del af vores kunder med vores service, Company Policy Manager. Company Policy Manager er en service der hjælper medarbejdere med at overholde virksomhedens regler, retningslinjer og politikker for udgifter – herunder indkøbspolitikken. 

Konkret fungerer Company Policy Manager ved, at virksomheden opstiller beløbsgrænser, kontrolkriterier og stikprøvefrekvenser. Det kan være, at din virksomhed har et beløbsgrænse på repræsentationsudgifter på 750 kr. pr. person. Anvender to personer mere end 1.500 kr. tilsammen, vil personen, der registrerer udgiften, blive adviseret om, at grænsen er overskredet. Medarbejderen vil blive bedt om at tilføje en kommentar, hvorefter det er op til godkenderen og finansafdelingen at håndtere udgiften. 

Ofte giver det ikke mening at kontrollere alle udgifter. Den interne kontrol kan nemt effektiviseres – fx hvis en medarbejder har købt en kop kaffe på firmakortet til 30 kr. Hvis data fra kortudsteder fortæller at der er købt noget til 30 kr. på en tankstation og medarbejderen registrerer købet på 30 kr. som en kop kaffe. Så er det overvejende sandsynligt, at registreringen er korrekt, hvorfor det giver mening at lade udgiften passere direkte til bogføring.

Vi håber, at blogindlæggets overskrift giver endnu mere mening nu end før du begyndte at læse blogindlægget. Vi håber også at det skinner igennem, at vi i Acubiz mener, at indkøbspolitikken er et vigtigt dokument til at få bedre styr på virksomheders udgifter. Du er altid velkommen til at tage kontakt til os, hvis du vil vide mere om hvordan Acubiz kan bidrage til en mere effektiv håndtering af jeres udgifter.