Jeg har altid interesseret mig for automatisering og digitalisering. Igennem min virksomhed, Acubiz, har jeg rent faktisk dedikeret størstedelen af mit arbejdsliv til netop dette.
Acubiz’ kerneområde er processen omkring de udgifter, der skabes af medarbejderne. Dvs. hvordan sikres et digitalt og automatiseret flow fra det øjeblik en udgift opstår og frem til den er bogført? Herunder alt hvad denne proces indebærer af lovmæssige dokumentationskrav, muligheder for allokering, krav til overholdelse af firmaregler, krav til godkendelsesproces samt selve konteringen.
Processen omkring denne type udgifter er blot én af mange i det samlede kompleks af processer i økonomi- og finansafdelingen. Eller sagt med andre ord; én komponent i rejsen mod det digitale bogholderi. I dette blogindlæg kigger jeg ind i hhv. debitor- og kreditorprocesserne og giver et par bud på værktøjer, der kan hjælpe med at optimere og digitalisere. Det er to af kerneprocesserne i økonomifunktionen, og typisk de to dyreste processer – men hvorfor er der stadigvæk så mange virksomheder, der forlader sig på langsomt manuelt arbejde, når det gælder debitor- og kreditorstyring?
Debitorbogholderiet
En virksomheds debitorstyring omfatter mange delprocesser og det bliver hurtigt en kompliceret affære med mange faldgruber, som potentielt kan medføre tab for virksomheden.
Traditionelt er arbejdet i debitorbogholderiet forbundet med mange manuelle opgaver på tværs af processen med kreditopslag, bogføring af indbetalinger, bankafstemning, betalingspåmindelser, rykkerskrivelser, behandling af indsigelser, inkasso osv. En effektiv proces omkring alt dette vil optimere virksomhedens cash flow og forbedre likviditeten. Der findes flere undersøgelser, som peger på at virksomheder med et effektivt cash flow, kan vækste hurtigere ligesom de generelt værdiansættes højere. Så for en økonomiafdeling, er en solid proces omkring cash flow og likviditetsstyring et af de vigtigste instrumenter ift. at geare virksomheden til at opnå bedre performance.
En snorlige og digitalt funderet proces i debitorbogholderiet er ikke kun forbeholdt større organisationer. Og ikke dermed sagt, at alle større virksomheder kører en strømlinet, digital og automatiseret debitorproces – her kan mange forbedre sig. Men det er også for mindre og mellemstore virksomhed, og der findes efterhånden flere lettilgængelige løsninger og services på markedet, som hjælper med at bringe virksomheder – store som små – imod et digitalt debitorbogholderi.
Jeg har listet en håndfuld eksempler nedenfor, som er værd at tjekke ud:
- Likvido – danskudviklet system til at styre debitorerne.
- Tesorio – amerikansk baseret platform til at optimere cash flow performance.
- FarPay – dansk platform til håndtering af debitorer.
- Fenerum – ligeledes et stykke danskudviklet software, designet specifikt til abonnementsbaserede virksomheder.
- Moneyflow – innovativ platform, der tilbyder straksbetalinger af fakturaer.
Kreditorbogholderiet
Ligesom det gør sig gældende omkring debitorbogholderiet, omfatter styringen af kreditorbogholderiet flere delprocesser og også her, er der vigtige forhold at have for øje. Arbejdet i kreditorbogholderiet kan således også være forbundet med meget tidskrævende arbejde. Alene processen omkring kontrol og godkendelse af leverandørfakturaer, herunder verifikation af hvorvidt data på fakturaer stemmer overens med det der rent faktisk er bestilt og leveret, kan sluge tid. Ikke alene i økonomiafdelingen, men også i resten af forretningen. Derudover har styringen af virksomhedens betalinger også en indvirkning på likviditeten.
Når vi taler kreditorstyring, findes der også flere digitale værktøjer, som kan hjælpe med at automatisere denne proces. Denne type værktøjer går ofte under kategoriseringerne ”fakturahåndtering” og ”purchase to pay” løsninger. Overordnet set bidrager disse systemer med at digitalisere og strømline processen fra et indkøb foretages til det bogføres og betales. Dvs. fra en rekvirent bestiller en vare eller en tjenesteydelse, til indkøbet godkendes (evt. på flere niveauer) og frem til bogføring og betaling. Software i disse kategorier digitaliserer typisk også bilagene og strukturerer dataindholdet fra dem. Når du går på udkig efter denne type løsninger, er det vigtigt, at du kigger dig godt for og sikrer, at systemet matcher din virksomheds behov. De løsninger, der kategoriseres som deciderede ”purchase to pay” løsninger er f.eks. bedst egnet til virksomheder, hvor kreditorbogholderiet er komplekst.
Jeg har fundet et par eksempler på gode løsninger frem her:
- Palette – komplet purchase to pay løsning udviklet af den svensk baserede virksomhed, Palette Software.
- Acubiz Invoice Management – vores egenudviklede fakturahåndteringsløsning med et intuitivt mobilt godkendelses-flow.
- Roger – danskudviklet software til kreditorstyring, herunder godkendelse og betaling af regninger.
- Mediusflow – software til elektronisk behandling af fakturaer fra svenske Medius.
Som jeg indledte indlægget med at beskrive, er Acubiz’ kerneområde de udgifter der skabes af medarbejderne, f.eks. i forbindelse med rejseaktivitet. Det er også det, der kaldes for Expense Management eller håndtering af udlæg og rejseafregninger. For de fleste virksomheders vedkommende indgår processen omkring dette også som en del af kreditorbogholderiet. Her giver en digital service i særdeleshed mening, da mange af bilagene stadigvæk kommer i fysisk form. Du har sikkert også lagt mærke til, at jeg ligeledes har nævnt, at vi tilbyder en fakturahåndteringsløsning. Hvorfor så det tænker du måske? Jo, det er fordi, at selve workflowet med godkendelse, kontering og bogføring af hhv. udgiftsbilag og leverandørfakturaer i store træk er ens (medmindre din virksomhed har komplekse behov omkring leverandørfakturaerne). Derfor giver det mening, for brugere og godkendere, at håndtere det på samme måde, igennem et genkendeligt interface.
Digitalt og automatiseret bogholderi giver konkurrencefordele
Jeg er overbevist om, at et automatiseret bogholderi giver konkurrencefordele for en virksomhed. Alene det at optimere på likviditeten på tværs af på debitorer og kreditorer vil give bedre økonomisk råderum. Dertil kommer de tidsmæssige besparelser ved at automatisere, hvilket vil frigive tid til værdiskabende arbejde.
God fornøjelse på rejsen imod et digitalt bogholderi.
