I min optik er det altid vigtigt, at man, som virksomhedsleder, konstant søger at optimere administrative processer og arbejdsgange. Og aktuelt i disse tider er det såmænd endnu vigtigere. De fleste økonomifolk har hørt om automatiseret og digital fakturahåndtering. Mange af de økonomi- og finansfunktioner som endnu ikke er digitale på dette område, har det til gengæld på listen over kommende projekter.
Et markant produktivitetsløft i finansafdelingen
Den absolut tungest vejende faktor ift. at sætte strøm til håndteringen af leverandørfakturaer er, at det løfter medarbejderproduktiviteten i finansfunktionen markant. Undersøgelser, fra bl.a. Institute of Finance Management, peger på at en fuldtidsmedarbejder i finansafdelingen kan behandle 16 gange så mange leverandørfakturaer, hvis de håndteres digitalt ift. hvis de håndteres manuelt.
Det er en produktivitetsforbedring der kan mærkes. Det er naturligvis også klart, at effekten varierer alt efter den enkelte virksomheds størrelse og volumen. Jeg hører af og til at små og mellemstore virksomheder afviser nødvendigheden af digital fakturahåndtering fordi volumen ikke er så stor og ræsonnementet er at en investering ikke kan betale sig. Min erfaring er at der i mindre virksomheder er nøjagtigt det samme behov som i store virksomheder netop fordi de er færre ansatte og derfor også færre i finansafdelingen.
Når der frigives ressourcer hos medarbejdere på denne måde, er det dog vigtigt at tænke på, hvordan de disponeres.
Der er reelt to veje og gå; enten at tage de direkte besparelser ved at nedskære eller at anvende ressourcerne på mere værdiskabende arbejde. Eksempler på mere værdiskabende arbejde kunne f.eks. være at opbygge en mere strategisk tilgang til leverandørerne med fokus på mere fordelagtige betalingsvilkår, kontantrabatter ved hurtig betaling af fakturaer etc. Her er der også penge at hente.
Pointen er, at manuel håndtering af leverandørfakturaer er en tidskrævende rutinepræget opgave og det er altid en god idé at eliminere den slags, fordi tiden kan anvendes langt mere fornuftigt. Det kan der i langt de fleste tilfælde bygges en fornuftig business case på.
Hvad med resten af organisationen?
Et digital og automatiseret proces omkring leverandørfakturaer kommer ikke kun økonomi- og finansafdelingen til gode. En sådan proces omfatter nemlig også et godkendelses-workflow, som sikrer let og effektiv kontrol og godkendelse af bilag på tværs af hele forretningen. En manuel proces omkring denne dette medfører typisk en lang procestid fordi det hele foregår papirbåret (helt eller delvist) eller drevet gennem e-mail kommunikation uden automatisering. Konsekvenserne af dette er ofte for sene betalinger og deraf følgende rykkergebyrer, samt manglende præcision omkring rapportering af omkostninger.
Hvordan ser en automatiseret og digital så proces ud?
Overordnet set er der 3 step i en automatiseret fakturahåndteringsproces:
- Scanning og afløftning af data
- Workflow
- Integration med ERP/økonomisystem
Illustration: Processen for digital og automatisk fakturahåndtering.
I step 1 starter digitaliseringen med scanning og afløftning af data. Og nej, selvom du allerede modtager de fleste fakturaer som PDF-dokumenter, betyder det ikke at din proces er digital. Du skal have løftet relevante data af fakturadokumenterne, hvad enten de er papirbaserede eller kommer i et elektronisk format. Herefter skal data struktureres, så der kan arbejdes videre med dem i en digital proces.
I step 2 initieres et automatiseret workflow, som sørger for at berige data fra fakturaen med godkendelsesspor samt kontering af udgifterne. De bedste systemer på markedet tilbyder naturligvis at denne del kan håndteres via en mobil-app, så opgaven kan klares uafhængigt af tid og sted.
I step 3 leveres data til et økonomisystem, således der kan bogføres og afregnes.
Dette er den grundlæggende proces / værdikæde og så er det klart, at der findes mange løsninger på området der tilbyder forskellige konfigurationsmuligheder og tillægsmoduler. Specielt for små og mellemstore virksomheder der vil i gang med elektronisk fakturahåndtering er det dog vigtigt, at finde en simpel og sikker løsning, der tilbyder end-to-end funktionalitet fra afløftning af data til workflow og aflevering af et output, der er klar til bogføring.
Hvor mange penge er der så i det?
Jo, det kommer naturligvis helt an på den enkelte virksomhed. Ved manuel fakturahåndtering siger man, at omkostningen til håndtering af en faktura typisk varierer fra 150 til 450 kr.
Hos Acubiz har vi kundecases, der viser besparelser på op til 80 % af omkostningen til at behandle leverandørfakturaer. Dette bakkes op i flere undersøgelser, hvor bl.a. Levvel Research påviser, at virksomheder der sætter strøm til fakturahåndteringen i gennemsnit sparer 84 % af omkostningen til dette.
Som jeg indledningsvist var inde på, er det altid vigtigt at arbejde med procesoptimering. I en tid, hvor betingelserne for at drive virksomhed er udfordrede, er vigtigheden af dette i høj grad blevet forstærket. For rigtig mange virksomheder er fakturahåndtering en ”Quick Win”, og det behøver ikke at være et kompliceret projekt at implementere. Det er oplagt at høste en gevinst her – lige nu.
