Har I stadig traditionelle arbejdsgange, når det gælder rejseafregning? Hvis I er ligesom mange andre organisationer, er svaret ja. Falder I ikke over hinanden for at komme i gang, er undskyldningen sandsynligvis en af følgende:
1. Det er for dyrt: “Vi har tjekket det før - og det var for dyrt”
En af fordelene ved en cloudbaseret løsning er, at de umiddelbare omkostninger ved at implementere er minimale. Du får alle de fordele, der er i at digitalisere jeres rejseafregning – men undgår de store investeringer, der er ved traditionelle it-projekter. Tænk så bare på, hvad sparet administration og bedre brugt tid vil gøre for din organisation.
2. Vi har (for) travlt: “Vi har ikke ressourcer til et nyt, internt projekt”
Der er per definition altid opgaver, vi skal handle på. Men netop digitalisering af rejseafregning er et overraskende overskueligt projekt. Få den rigtige leverandør (fx os) til at hjælpe til, hvis I ikke har ressourcerne. Du skal i virkeligheden kun afklare med din leverandør, hvad det er for parametre, der er vigtige for jer. Og når det kommer dertil i projektet: gennemgå flowet i løsningen og sikre, at det hele spiller.
3. Vi har større problemer: “Det kører OK lige nu”
Måske oplever I ikke rejseafregning som en brændende platform i hverdagen. Ikke desto mindre vil en digital løsning give jer mærkbar lettelse i forhold til administration, revision, gennemsigtighed og statistik. Bare det at have her-og-nu adgang til realtidsdata og det løbede overblik over, hvor mange medarbejdere, der har hvor meget til gode. Og du undgår ubehagelige overraskelser, hvor medarbejdere kommer med anselige rejseafregninger, som rækker langt tilbage. Det er erfaringer, som blandt andre Louis Poulsen har gjort.
4. Det er for svært: “Vi er ikke så teknologimindede” eller “Ja, det er tungt - men medarbejderne kender procedurerne”
Undervurdér ikke dine medarbejdere. Ingen trækker efterhånden vejret uden at have mobiltelefonen inden for en armslængde. Hvis de kan klare alle afregninger på mobilen og undgå tunge Excel-ark og bilag med hæfteklammer, vil de takke dig for det. Så længe der er tale om intuitiv teknologi, der er nemt at bruge, som virker, og som sparer dem for tid, er de mere forandringsvillige, end du tror.
Ifølge Aberdeen Groups rapport omhandlende trends inden for rejseafregning kæmper en del virksomheder stadig med de manuelle processer, selvom trenden går mod stadig større mobilitet. Jo mere vi ’går digitalt’, jo mere rum giver det til at øge indtjeningen, reducere driftsomkostningerne og forbedre bæredygtigheden.
