Hvad svarer I til følgende spørgsmål? Har I stadig traditionelle arbejdsgange, når det gælder den klassiske rejseafregning?
Mange virksomheder og organisationer svarer desværre stadig ja – enten et helt eller delvist ja. Det er rigtig ærgerligt. For det er oplagt at digitalisere og automatisere opgaverne omhandlende rejseafregninger og lægge dem op i skyen. Nu siger vi rejseafregninger, men i virkeligheden drejer det sig om alle de udgifter, som medarbejdere har i forbindelse med, at de udfører sit arbejde.
Gevinsterne ved at gøre det er betydelige. Dertil er det nemmere at få integreret i virksomheden, end de fleste tror. I tilfælde af, at du stadig ikke er helt overbevist, kommer der her fire gode grunde til at digitalisere jeres rejseafregning.
1. I skal ikke ofre bundlinjen
En af fordelene ved en cloudbaseret løsning er, at de umiddelbare omkostninger ved at implementere er minimale. Det er naturligvis relativt, men ved traditionelle it-projekter er investeringerne som oftest større. Dertil kommer alle fordelene ved digitalisering af jeres udgiftshåndtering som fx sparet tid, gladere medarbejdere og bedre styr på udgiftsprocessen.
2. Det kræver ikke alverdens ressourcer
Der er per definition altid opgaver, vi skal handle på. Men netop digitalisering af udgiftshåndtering er et overraskende overskueligt projekt. Få jeres leverandør til at hjælpe til, hvis I ikke har ressourcerne. Du skal i virkeligheden kun afklare med din leverandør, hvad det er for parametre, der er vigtige for jer samt gennemgå flowet i løsningen og sikre, at det hele spiller, som I gerne vil have det.
3. Spar tid på administrationsarbejde
En digital løsning vil give jer en mærkbar lettelse i forhold til administration, revision, gennemsigtighed og statistik. I vil også få adgang til realtidsdata og et løbede overblik over, hvor mange medarbejdere, der har hvor meget til gode. Og derudover undgår I også ubehagelige overraskelser, hvor medarbejdere kommer med anselige rejseafregninger eller udgiftsbilag, som skulle være tjekket for flere måneder siden. Det er langsomt og det forsinker bogføringen med det resultat, at du som virksomhed ikke har et ordentligt overblik over udgifterne.
4. Hav løsningen lige ved hånden
Vi er efterhånden alle sammen, mildest talt, småafhængige af vores mobiltelefon. Så tænk engang hvor nemt det ville være, hvis man kunne klare alle afregninger på mobilen og undgå tunge Excel-ark og bilag med hæfteklammer. Det kan I!
Med vores app, Acubiz One, er det nemt og hurtigt at få klaret udgiftshåndteringen på farten. Vi har udviklet servicen Fast Track, som gør det muligt at sende enkeltbilag og komplette rejseafregninger direkte til godkendelse fra mobilen uanset hvilken udgiftstype, der er tale om.
