Tidsregistrering er i stigende grad blevet et punkt på agendaen hos mange virksomhedsledere. Årsagen er, at registrering af arbejdstid giver nogle specifikke forretningsmæssige fordele, som næsten alle typer af virksomheder kan kapitalisere på. På den anden side går de fleste også med en række overvejelser omkring hvordan tidsregistrering implementeres og driftes på en god måde.
Fordele for virksomheden
1. Øget profitabilitet
Tidsregistrering giver mulighed for at få indsigt i hvordan virksomhedens personaleressourcer anvendes. Med andre ord, så bliver det lettere at få overblik over hvad lønkronerne anvendes til. Det bliver også muligt at holde styr på projektøkonomi og arbejde dynamisk med prioriteringer af ressourcer, hvis nogle aktiviteter f.eks. trækker for mange for mange af disse.
2. Præcis fakturering
Registrering af tidsforbrug relateret til eksterne projekter, opgaver, kunde- og klientsager skaber et solidt grundlag for præcis fakturering. I de fleste tilfælde opnås også en øget faktureringsgrad. Hvis processen er digital og automatiseret betyder det også, at faktureringen kan eksekveres hurtigt og effektivt. Det kan give et bedre Cash Flow og øget likviditet.
3. Højere produktivitet og bedre arbejdsgange
Med tidsregistrering bliver det lettere for medarbejderne at styre igennem projekter. Det bliver også lettere for f.eks. et helt projektteam, at få overblik over teamets fremskridt og samtidig også de enkelte medarbejderes fremskridt på forskellige delopgaver.
4. Bedre planlægning gennem indsigt
Efter noget tid med en veldefineret proces for tidsregistrering, og ikke mindst de rette værktøjer til at udføre opgaven, opbygges der et datagrundlag, som giver indsigter omkring opgavernes omfang samt det reelle tidsforbrug på forskellige typer af opgaver og projekter. Dette kan anvendes til fremtidig planlægning og benchmark.
5. Mere præcis kommunikation
Detaljeret tidsregistrering på f.eks. projekter eller opgaver, hvad enten de er interne eller eksterne, gør det lettere at lave præcis kommunikation til forskellige interessenter omkring fremdrift, opnåelse af milepæle, forventet afslutning og eventuelle forsinkelser.
6. Compliance til regler og aftaler
Tidsregistrering giver overblik over medarbejdernes reelle arbejdstid. I de tilfælde, hvor der skal sikres overholdelse af arbejdstidsregler og eventuelle overenskomster er det afgørende at have styr på arbejdstiden. Dette bliver i stigende grad aktuelt for flere virksomheder, da denne afgørelse fra EU Domstolen er en indikator på, at generel registrering af arbejdstid kan gå hen og blive et krav.
Nu tænker du måske, at ”det var da kun 6 fordele ved tidsregistrering, men overskriften lovede jo 10 fordele!”. Det er korrekt, men bare rolig, hvis du læser videre, så kommer de sidste 4 fordele lige om lidt. Inden da skal vi lige omkring nogle af de opmærksomhedspunkter (eller de potentielle udfordringer om man vil), som jeg ser ift. at indføre tidsregistrering.
Potentielle udfordringer ved at indføre tidsregistrering
En af de helt store overvejelser som mange virksomhedsledere gør sig, handler om hvordan et krav om tidsregistrering vil blive modtaget af medarbejderne. Faktum er, at der er en risiko for at nogle medarbejdere vil opfatte det som overvågning og øget kontrol. På den anden side, er det dog også et faktum, at for andre medarbejderes vedkommende vil det ikke genere det mindste. Et er dog sikkert, det vil kræve en organisatorisk adfærdsændring, for medarbejderne skal vænne sig til en ny opgave i dagligdagen. Et andet opmærksomhedspunkt er derfor også på den tid det vil tage at lave tidsregistrering i det daglige. Her er det naturligvis vigtigt at finde et værktøj, som er nemt og intuitivt at arbejde med.
Netop overvejelsen omkring medarbejdernes syn på tidsregistrering leder mig hen til de næste fordele – for de dækker nemlig over en række fordele for medarbejderne.
Fordele for medarbejderne
7. Personlig effektivitet
Tidsregistrering åbner op for at den enkelte medarbejder kan arbejde med at optimere sin personlige effektivitet ved at anvende den indsigt omkring eget ressourceforbrug, som der opbygges.
8. Struktur og overblik
Et værktøj til tidsregistrering er samtidig et værktøj til at holde overblik over egne igangværende opgaver, projekter og deadlines samt planlægge indsatserne.
9. Identifikation af mønstre
Tidsregistrering giver også medarbejderen mulighed for at identificere mønstre i hvordan vedkommende selv arbejder. Dette kan bruges til at udpege de forskellige tidsrøvere, som alle på et eller andet plan ofte rammes af og gerne vil eliminere.
10. Synliggørelse af faktisk arbejdstid
For medarbejderne er det også en fordel at kunne synliggøre faktisk arbejdstid, herunder overarbejdstimer. Det giver grundlag for en faktabaseret dialog med ledere og kollegaer.
Netop fordelene for medarbejderne er uhyre vigtige, når vi taler implementering af et tidsregistreringssystem. For lige meget hvordan man vender og drejer det og fremhæver de forretningsmæssige fordele for virksomheden, så er det helt afgørende, at man som virksomhedsleder også formår at forklare medarbejderfordelene når det skal implementeres. Dette er dog ikke så meget anderledes end hvis det handlede om en implementering af et hvilket som helst andet værktøj, som kræver at medarbejderne skal ændre daglige rutiner. Det ved vi fra vores mere end 20 års erfaring med implementering af Expense Management-løsninger.
Så husk på, at hvis tidsregistrering skal blive et stærkt værktøj for din virksomhed, så kræver det god ledelse.
