Billigst er ikke altid bedst

Vigtigheden af at vælge den rigtige Expense Management løsning

“Billigst er ikke altid bedst”. En sætning som vi vel alle er bekendte med, men hvordan kommer det til udtryk i vores branche?

Ved valg af en Expense Management løsning er det allervigtigste du kan gøre, at forholde dig grundigt til selve processen der ønskes optimeret. Sagt på en anden måde: Det er afgørende at have fuld indsigt i processen. Det lyder banalt, men det er ikke desto mindre her, det ofte går galt.

Hvis ikke du kommer helt omkring alle dele af den proces du ønsker at optimere, så opnår du med garanti ikke et tilfredsstillende resultat. Det betyder, at valget af løsning vil have ringe eller slet ingen værdi for din forretning. Og det er ikke et scenarie at ønske sig.

Indsigt og fokus

Vi vælger altid at tage udgangspunkt i en grundig indsigt i virksomhedens processer, når vi rådgiver omkring implementering og anvendelse af vores service. Dette står i skarp kontrast til udelukkende at fokusere på at være de billigste på markedet.

Vores fokus ligger på medarbejderne, dvs. dem som oftest anvender vores service. Nogle kalder dem ”de rejsende” og pointen er, at “de rejsende” skal anvende så lidt tid som muligt på selve håndteringen af bilag og kvitteringer, da de helst skal anvende tiden på at skabe værdi for virksomheden.

Når vi hjælper vores kunder med at sætte strøm til deres Expense Management proces, så går vores metode dog dybere endnu. Det er typisk ikke nok, blot at forholde sig til én gruppe medarbejdere. Nej, det er vigtigt at gå yderligere i detaljer. Der kan ofte defineres undergrupper af brugere, som har forskellige behov. Hvis ikke din leverandør eller rådgiver tager højde for dette, så ender det ofte med en skævt implementeret proces.

Manglende procesindsigt har konsekvenser

Somme tider hører vi udsagn som eksempelvis; “Jamen, din konkurrent har da også en app…”, “Ja, det er korrekt, men er den enkel og intuitiv?”, “bliver den implementeret korrekt?”, “kan du opnå de tidsbesparelser, som du forventer?” og “kan den tilpasses til netop din organisations processer og brugertyper?” kan vi så spørge retur.

Alt sammen vigtige spørgsmål at stille sig selv inden der skrives kontrakt med en løsningsudbyder. Husk, at du kun opnår den fulde besparelseseffekt, hvis løsningen favner hele din proces. Og hvis du kommer i tvivl om hvorvidt du kan vise en positiv ROI med den løsning du kigger på, så bør du i virkeligheden hellere undlade at gå ind i et Expense Management projekt.

Det forholder sig rent faktisk sådan, at et projekt omkring digitalisering af rejseafregninger, er relativt enkelt at implementere og tilbagebetale på kort tid – specielt hvis du er i hænderne på fagfolk indenfor feltet. På den anden side viser både analyser og vores erfaringer fra markedet dog også, at det kan være ligeså enkelt at implementere en Expense Management løsning på en uhensigtsmæssig måde. Vi ser ofte eksempler på dette og undersøgelser peger på at ca. 50 % af de virksomheder, der i dag har et dedikeret system til håndtering af medarbejderudgifter, ikke anvender systemet optimalt. Det kan eksempelvis være, at nogle medarbejdergrupper ikke kan anvende løsningen pga. begrænset funktionalitet, at visse udgiftstyper ikke kan processeres i systemet eller at systemet ikke er rullet ordentligt ud. Jeg kalder dette for “Fifty-Fifty fælden”.

Konsekvenserne ved manglende eller utilstrækkelig indsigt i processen kan let medføre en dårligt implementeret løsning. Det skal du naturligvis helst undgå, for ellers risikerer du at gå i “Fifty-Fifty fælden” og så holder dit ROI scenarie ikke – det siger sig selv.

Et eksempel fra den virkelige verden

Lad mig opridse et eksempel, som er frisk fra fad (men naturligvis anonymiseret):

En mellemstor organisation med international aktivitet ønskede at optimere deres expense proces. De modtog rent faktisk rådgivning af en revisor i den forbindelse. Organisationen vælger en løsning baseret på pre-paid debet kort med en tilhørende velfungerende app.

De glemte dog bl.a. lige at:

  • De har visse grupper af medarbejdere, som ofte frekventerer lounges i lufthavne (den valgte løsning gav bare ikke loungeadgang).
  • De har medarbejdere som registrerer kilometergodtgørelse (den valgte løsning omfattede bare ikke denne funktionalitet).
  • De har medarbejdere som laver kontante udlæg (den valgte løsning gjorde bare ikke dette muligt).

I sidste ende blev løsningen (hvis man kan kalde den for det), at denne organisation måtte beholde kreditkort til udvalgte medarbejdere med tilhørende manuel proces til afregning af disse. Derudover måtte de anvende papir og blyant til registrering af udlæg og kørselsgodtgørelse.

Bang! Der klappede “Fifty-Fifty fælden” omkring dem.

Det er enkelt at forstå, at dette intet med procesoptimering eller digitalisering har at gøre – efter min opfattelse er det faktisk blevet mere besværligt, at være medarbejder i den pågældende virksomhed.

Og forstå mig endelig ret her. Jeg langer ikke ud efter alle revisorer, der yder rådgivning til deres kunder. Næ, jeg langer ud efter rådgivning der ikke er komplet og ikke kommer ud i alle kroge af en proces.

Hvad med sikkerheden?

Går du ind i et Expense Management projekt er datasikkerhed ligeledes et vigtigt område. Derfor kan jeg heller ikke lade være med at berøre det i denne artikel. Sørg for at gå din løsningsleverandør og/eller dine rådgivere efter i sømmene her. Hvis du, som nævnt i eksemplet ovenfor, havner i “Fifty-Fifty fælden”, så er sikkerheden i din proces alvorligt kompromitteret. Det betyder nemlig, at du reelt set ikke har et samlet greb omkring processen, men derimod har splittet den i flere uafhængige delprocesser, hvor noget håndteres digitalt og andet måske håndteres analogt. Dette er et sandt mareridts-scenarie, når vi taler datasikkerhed, og kan ende med at blive et dyrt bekendtskab.

Vi arbejder med fokus på én samlet proces. Vi har således også valgt, at når vores kunder betror os store mængder af deres data som flyder igennem vores løsning, så skal de naturligvis være sikret imod misbrug. Det betyder bl.a., at vi er 3402 certificeret og har dedikerede ressourcer, som udelukkende tager sig af GDPR og datasikkerhed.

Snyd ikke dig selv for din gevinst inden du overhovedet er kommet i gang

Okay, så valget af løsning og leverandør samt dennes tilgang til at afdække din proces er afgørende for, om du får ordentlig succes med at optimere expense processen i din organisation. “Procesindsigt” er det vigtigste nøgleord, som du skal tage med dig herfra. Og den næste sætning er vi alle ligeledes bekendte med – “du får som regel hvad du betaler for!”.

Der er også andre faktorer, som kan sende dig i “Fifty-Fifty fælden”. Med andre ord, faktorer som kan gøre dig til medlem af klubben for dem, der ikke får det maksimale ud af deres Expense Management løsning. Min målsætning er, at du ikke havner i den klub. Derfor er det næste emne jeg tager fat i, implementering og udrulning – et område hvor tingene ofte også kan køre af sporet, hvis ikke du teamer op med den nødvendige erfaring og know-how.

Så stay tuned på bloggen her.

Lars de Nully
Adm. Direktør & Grundlægger
Acubiz