Hvad er et udlæg?
Hvis du betaler for noget af egen lomme, som du senere skal have refunderet, er dette et udlæg. Det betyder, at du lægger penge ud for den, som skal afholde udgiften, indtil du har fået pengene retur.
Det hænder ofte i arbejdsregi, men det kan også være at du lægger penge ud for en ven, hvis vennen har glemt pungen derhjemme.
Bruger du et digitalt værktøj til at registrere medarbejderudgifter via din telefon, kan du spare tid og sikre refundering af beløbet hurtigst muligt.
Hvis en medarbejder har udlæg i forbindelse med sit arbejde, skal det typisk dokumenteres med bilag og godkendes af arbejdsgiveren, før de refunderes til medarbejderen.
Herunder kan du se fire typiske eksempler på erhvervsrelaterede udlæg:
- Morgenmad: I skiftes en gang imellem til at købe morgenmad til kontoret, og der plejer du at betale med dit private kreditkort indtil du får beløbet refunderet af din arbejdsgiver.
- Kontorartikler: Der er brug for flere kontorartikler, så du køber det og betaler det selv, indtil du får beløbet retur.
- Fitness: Din arbejdsplads betaler helt eller delvist dit fitnessabonnement, og dette kører over betalingsservice via din egen konto.
- Forplejning: Du skal købe frokost til et møde, så du betaler med egne penge i første omgang.
Fordele og ulemper ved udlæg
En fordel ved udlæg er, at det ofte kan være hurtigere at erhverve sig det, man mangler i det pågældende øjeblik. Det er derfor nemmere at betale med det samme og tage regnskabet senere. En anden fordel kan være, at det hjælper med at sikre tilgængeligheden af de varer eller den tjeneste, man ønsker, når de er nødvendige.
En ulempe er, at det kan påvirke den enkelte medarbejders privatøkonomi, hvis der er tale om høje beløb. Laver medarbejderen flere udlæg hver måned, er det altså ikke den bedste løsning.
Medarbejderudlæg og firmakort?
I dag er der flere virksomheder, der gør brug af firmakort. Men det er vigtigt at huske, at et firmakort ikke er det samme som et medarbejderudlæg.
Når en medarbejder bruger et firmakort, er det stadig virksomheden selv, der står for betalingen af dette betalingskort – selvom medarbejderen er bærer og bruger af det.
Ved brug af et firmakort vil en medarbejders privatøkonomi ikke blive overbelastet af forskellige udlæg. Dette vil også medføre et mere reelt overblik over egne udgifter hver måned.
Fra virksomhedens perspektiv er der også flere fordele at hente ved at bruge firmakort, da virksomheden kan få digitaliseret og automatiseret hele processen med bogføring.
Den konkrete forskel på udlæg og firmakort
Ved et medarbejderudlæg lægger medarbejderen ud for at dække en udgift, der er relateret til arbejdet. Virksomheden tilbagebetaler senere beløbet til medarbejderen, hvorfor der ofte skal være dokumentation for udgiften.
Et firmakort er et kreditkort udstedt af en virksomhed. Kortet kan bruges til at betale for arbejdsrelaterede udgifter som rejseudgifter eller kontorartikler. Virksomheden kan typisk se en oversigt over de transaktioner og udgifter, der er foretaget med firmakortet.
Et udlæg kan ofte være en administrativ byrde for virksomheder, hvorimod et firmakort er langt lettere at håndtere.
Vil du vide mere?
Vi arbejder for en lettere hverdag med udgifter og udlæg for både medarbejder og virksomhed, og tilbyder digitale løsninger til håndtering af udlæg til netop dette formål.
Blandt andet kan vi hjælpe med at automatisere bilagshåndtering og bogføring, hvor du kan forbinde Acubiz til dit firmakort og økonomisystem. Dermed kan medarbejdere slippe for private udlæg samtidig med, at effektiviteten øges, idet de erhvervsrelaterede betalinger gøres nemmere.
