Udgiftshåndtering dækker over registreringen af alle de daglige transaktioner, der foretages i en virksomhed. Det omfatter blandt andet dokumentation i form af bilag, der både kan være fysiske eller digitale som på mail eller billede.
Hvad er udgiftshåndtering?
Virksomheder anskaffer sig aktiver på daglig basis. Betalingen af aktiverne, eller varerne og ydelserne, kaldes for en udgift.
Udgifter har et kort tidsperspektiv og adskiller sig af denne årsag fra en omkostning.
Der findes mange forskellige typer udgifter. Det kan være alt fra kontorstole, IT-udstyr, abonnementer til marketingværktøjer, kørsel til kundebesøg i egen bil, en kop kaffe mv.
Alle virksomheder har udgifter uanset størrelse. For langt de fleste virksomheder vil det give mening at digitalisere og automatisere udgiftshåndteringen med henblik på optimering, overblik og præcision.
Dette omhandler håndteringen af medarbejderudgifter – altså udgifter, der naturligt vil opstå, når en medarbejder udfører sit daglige arbejde. Det kan for eksempel være udlæg eller omkostninger til kørsel.
Håndteringen af de erhvervsrelaterede udgifter går under samlebetegnelsen Expense Management.
Hvad er Expense Management?
Expense Management er det, vi på dansk kalder udgiftshåndtering. Det er en samlet betegnelse for en række delprocesser omkring håndtering af udgifter.
Der er tale om processen omkring at håndtere og kontrollere samtlige af de udgifter, som skabes af virksomhedens medarbejdere.
Expense Management omfatter i den forbindelse alle de procedurer og arbejdsgange, som bliver igangsat i det øjeblik, hvor udgiften bliver registreret. Det er væsentligt, at processen sikrer en overholdelse af virksomhedens firmapolitikker og standarder – og ikke mindst en overholdelse af den gældende lovgivning.
Udgiftshåndteringen kan overordnet deles op i to kategorier: den traditionelle og den automatiserede.
Den traditionelle håndtering af udgifter og udlæg
Den traditionelle proces til håndteringen af erhvervsrelaterede udgifter og udlæg er den ”gammeldags”, papirbårne og manuelle metode. Her udfylder medarbejderen et excelark eller anden papirformular og vedhæfter kvitteringen – enten fysisk eller scannet.
Herefter afleveres eller sendes kvittering og bilag til bogholderiet, som typisk skal sørge for, at informationerne fra bilaget indtastes, godkendes og bogføres i virksomhedens økonomisystem.
Den ovenstående proces er sjældent effektiv – for hvad sker der, hvis den fysiske kvittering forsvinder? Eller hvis billedet er for sløret til, at bogholderen kan aflæse informationerne?
Heldigvis findes den automatiserede håndtering af udgifter, som du kan blive klogere på herunder.
Den automatiserede håndtering af udgifter og udlæg
Den automatiserede proces vil indbefatte et system, som kan automatisere og håndtere registrering af udgiftsbilag og refundering af medarbejderudlæg. Systemerne er i dag tilgængelige i mange afskygninger – både som licensbaseret software, men også som cloudbaserede løsninger (SaaS – Software as a Service).
Strømlinet håndtering af medarbejderudgifter
Modsat den traditionelle proces vil medarbejderen stort set gøre sit udgiftsbilag klar til bogføring helt selv med en automatisk håndtering af udgifter. Det er i hvert fald muligt hos de fleste leverandører.
Bogholderen skal ikke indtaste informationer, da medarbejderen selv, oftest gennem en app, tager et billede af kvitteringen, udfylder de påkrævede informationer og sender til godkendelse. Når udgiften er godkendt, kan den sendes direkte til økonomisystemet, hvis leverandøren kan integreres med denne.
Dermed bliver alle medarbejderudgifter håndteret nemmere for alle parter i virksomheden, hvorfor det er en mere strømlinet håndtering af udgifter sammenlignet med den traditionelle håndtering.
Sådan kommer du i gang med en automatiseret proces
Hvis du er på markedet efter en løsning til udgiftshåndtering, så er her et par gode råd:
- Husk altid at undersøge integrationsmulighederne
- Stil spørgsmål til leverandørens procesforståelse, deres funktionaliteter og tilgang til datasikkerhed.
Du kan også læse vores 10 tips til at komme i gang med digital Expense Management.
Vil du vide mere?
I Acubiz har vi mere end 20 års erfaring med at digitalisere processen omkring udgiftshåndtering for både medarbejderudgifter og andre udgifter.
Du er altid velkommen til at kontakte os og få en demonstration af, hvad vi kan tilbyde. Vi står til rådighed for sparring omkring, hvordan din virksomhed kan komme tættere på en mere digitaliseret og effektiv hverdag.
