Udgiftshåndtering

3

minutters læsetid

Hvad er udgiftshåndtering?

Virksomheder anskaffer sig aktiver på daglig basis. Betalingen af aktiverne, eller varerne og ydelserne, kaldes for en udgift. Udgifter har et kort tidsperspektiv, og adskiller sig af denne årsag fra en omkostning. Der findes rigtig mange forskellige typer udgifter. Det kan være alt fra kontorstole, IT-udstyr, abonnementer til marketingværktøjer, kørsel til kundebesøg i egen bil, en kop kaffe mv.

Alle virksomheder har udgifter uanset størrelse. For langt de fleste virksomheder vil det give mening at digitalisere og automatisere udgiftshåndteringen med henblik på optimering, overblik og præcision.

Dette omhandler håndteringen af udgifterne på medarbejdersiden. Altså de udgifter der naturligt vil opstå, når en medarbejder udfører sit daglige arbejde. Håndteringen af de erhvervsrelaterede udgifter går under samlebetegnelsen Expense Management.

Hvad er Expense Management?

Expense Management er det, vi på dansk kalder for udgiftshåndtering, og er altså en samlet betegnelse for en række delprocesser omkring håndtering af udgifter. Der er tale om processen omkring at håndtere og kontrollere samtlige af de udgifter som skabes af virksomhedens medarbejdere.

Expense Management omfatter i den forbindelse alle de procedurer og arbejdsgange, som bliver igangsat i det øjeblik, hvor udgiften bliver registreret. Det er væsentligt, at processen sikrer en overholdelse af virksomhedens firmapolitikker og standarder – og ikke mindst en overholdelse af den gældende lovgivning!

Udgiftshåndteringen kan overordnet deles op i to kategorier: den traditionelle og den automatiserede.

Den traditionelle udgiftshåndtering og udlægshåndtering

Den traditionelle proces til håndteringen af erhvervsrelaterede udgifter og udlæg er den ”gammeldags”, papirbårne og manuelle metode. Her udfylder medarbejderen et excel-ark eller anden papirformular og vedhæfter kvitteringen, eller kvitteringerne, enten fysisk eller scannet. Herefter afleveres eller sendes kvittering og bilag til bogholderiet, som typisk skal sørge for, at informationerne fra bilaget indtastes, godkendes og bogføres i virksomhedens økonomisystem.

Den ovenstående proces er sjælden effektiv – og hvad sker der hvis den fysiske kvittering forsvinder? Eller hvis billedet er for sløret til at bogholderen kan aflæse informationerne?

Den automatiserede udgiftshåndtering og udlægshåndtering

Den automatiserede proces vil indbefatte et system, som kan automatisere og håndtere registrering af udgiftsbilag og refundering af medarbejderudlæg. Systemerne er i dag tilgængelige i mange afskygninger – både som licensbaseret software, men også som cloudbaserede løsninger (SaaS – Software as a Service).

Modsat den traditionelle proces, vil medarbejderen stort set gøre sit udgiftsbilag klar til bogføring helt selv. Det er i hvert fald muligt hos de fleste leverandører. Bogholderen skal ikke indtaste informationer, da medarbejderen selv, oftest gennem en app, tager et billede af kvitteringen, udfylder de påkrævede informationer og sender til godkendelse. Når udgiften er godkendt, kan den sendes direkte til økonomisystemet, hvis altså leverandøren kan integrere med denne.

Sådan kommer du i gang med en automatiseret proces

Hvis du er på markedet efter en løsning til udgiftshåndtering, så er her et par gode råd:

  • Husk altid at undersøge integrationsmulighederne
  • Stil spørgsmål til leverandørens procesforståelse, deres funktionaliteter og tilgang til datasikkerhed.

Du kan også læse vores 10 tips til at komme i gang med digital Exense Management.

Vil du vide mere?

I Acubiz har vi mere end 20 års erfaring med at digitalisere processen omkring udgiftshåndtering. Du er altid velkommen til at kontakte os og få en demonstration af hvad vi kan tilbyde eller sparring omkring hvordan din virksomhed kan komme tættere på en mere digitaliseret og effektiv hverdag.

Få en gratis demonstration

Gratis og uforpligtende