Hvad er en rejseafregning?
Den klassiske rejseafregning baserer sig på, at medarbejderen samler flere udgiftsbilag til bunke. Medarbejderen registrerer bilagene og udfylder en rejseafregning, som herefter sendes til finansafdelingen. På baggrund af rejseafregningen godkender og kompenserer afdelingen medarbejderen og bogfører på de korrekte omkostningskonti.
Hvis du bruger et digitalt og fleksibelt værktøj til løbende registrering af udgifter, er det slut med at samle til bunke og gemme kvitteringerne med Acubiz.
Formålet med rejseafregninger er, at man samler omkostninger og kvitteringer relateret til en given aktivitet. Det kan fx være en messetur i Berlin, hvor der vil opstå forskelligartede udgifter som hotel, frokost, kørsel mv., som en medarbejder skal kompenseres for.
En rejseafregning kan indeholde én eller flere elementer af følgende omkostninger:
Medarbejderen vil ofte samle alle bilag til udgifter relateret med messen i Berlin og sende det til finansafdelingen for godkendelse.
Fordele og ulemper ved rejseafregninger
Ved at samle udgiftsbilagene opnår både du og din godkender et godt overblik over den givne aktivitets samlede omkostninger.
Det er dog langt fra den smarteste og mest effektive måde at arbejde på, og der er flere fordele ved at droppe den traditionelle tilgang med rejseafregninger.
Ofte vil rejseafregningerne blive sendt til finansafdelingen i klumper – og typisk i slutningen af hver måned, hvilket skaber en unødvendig belastning. Hvis der opstår en fejl omkring én af udgifterne, vil hele rejseafregningen typisk blive afvist, og det kan skabe forsinkelser.
Der er også den risiko, at virksomheden mister overblikket over de medarbejderrelaterede udgifter. Det kan potentielt påvirke præcisionen i forecastingen og rapporteringerne på omkostningssiden.
Digital rejseafregning
En smart måde at håndtere rejseafregning på er via en app. Med digital rejseafregning opnår du en fleksible og effektiv proces for registreringen af udgifterne for en rejse, fordi udgifterne holdes digitalt og sendes samlet til godkendelse.
Rejseafregning via app gør det muligt løbende at holde overblik. Det gælder for både medarbejderen, godkenderen og økonomiafdelingen, der skal bogføre afregningen.
Opret afregningen fra mobilen, send den til digital godkendelse og vær med til at skabe et validt datagrundlag i virksomheden.
Undgå flaskehalse sidst på måneden med rejseafregning via app
Rejseafregninger sendt på klassisk forstand kan resultere i flaskehalse for økonomiafdelingen sidst på måneden, da det er her, afregningerne sendes til godkendelse i store bunker.
Ved brug af en app, kan du registrere udgifterne i realtid. Medarbejderen kan håndtere udgiften i det øjeblik, den opstår og sende den til godkendelse med det samme i stedet for at vente til sidst på måneden. Dermed er det nemmere for alle parter at håndtere udgifter og bogføring.
Undgå flaskehalse sidst på måneden med rejseafregning via app
I Acubiz arbejder vi ud fra et ”Mobile First” princip – idéen om, at både udgiftshåndtering og rejseafregninger skal kunne klares på farten via en app.
Derfor opfordrer vi til, at hver enkelt udgiftstransaktion en medarbejder har, hvad enten der er tale om kontantudlæg, køb på firmakort eller kørsel i egen bil, kan registreres og sendes til godkendelse med det samme.
Vil du vide mere?
Digitale rejseafregninger og bilagshåndtering i skyen kan øge effektiviteten samt gavne hele virksomheden. Læs mere om, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med at digitalisere registreringen og håndteringen af udgifter.
