Rejseafregning

3

minutters læsetid

Hvad er en rejseafregning?

Den klassiske rejseafregning baserer sig på, at medarbejderen samler flere udgiftsbilag til bunke. Medarbejderen registrerer bilagene og udfylder en rejseafregning, som herefter sendes til finansafdelingen, som på baggrund af rejseafregningen godkender og kompenserer medarbejderen samt bogfører på de korrekte omkostningskonti.

Hvis I bruger et digitalt og fleksibelt værktøj til løbende registrering af udgifter, er det slut med at samle til bunke og gemme kvitteringerne.

Tankegangen omhandlende rejseafregninger er, at du samler omkostninger og kvitteringer relateret til en given aktivitet. Det kan f.eks. være en messetur i Berlin. Her vil naturligt opstå forskelligartede udgifter såsom hotel, frokost, kørsel mv., som du skal kompenseres for. En rejseafregning kan indeholde én eller flere elementer af følgende omkostninger:

  • Kreditkorttransaktioner
  • Kontante udlæg
  • Diæter
  • Kørsel i egen bil

Medarbejderen vil ofte samle alle udgiftsbilag relateret til messen i Berlin og sende det til finansafdelingen for godkendelse.

Fordele og ulemper ved rejseafregninger

Ved at samle udgiftsbilagene opnår både du og din godkender et godt overblik over den givne aktivitets samlede omkostninger.

Det er dog langt fra den smarteste og mest effektive måde at arbejde på, og der er flere fordele ved at droppe den traditionelle tilgang med rejseafregninger. Ofte vil rejseafregningerne blive sendt til finansafdelingen i klumper – og typisk i slutningen af hver måned, hvilket skaber en unødvendig belastning. Hvis der opstår en fejl omkring én af udgifterne, vil hele rejseafregningen typisk blive afvist, og det skaber forsinkelser. Der er også den risiko, at virksomheden mister overblikket over de medarbejderrelaterede udgifter. Det kan potentielt påvirke præcisionen i forecastingen og rapporteringerne på omkostningssiden.

Udgiftshåndtering på farten

I Acubiz arbejder vi ud fra et ”Mobile First” princip – idéen om at alt udgiftshåndtering og rejseafregninger skal kunne klares på farten via en app. Derfor opfordrer vi til, at hver enkelt udgiftstransaktion en medarbejder har, hvad enten der er tale kontantudlæg, køb på firmakort eller kørsel i egen bil, kan registreres og sendes i godkendelsesproces med det samme.

Vil du vide mere?

Digitale rejseafregninger og bilagshåndtering i skyen kan øge effektiviteten samt gavne hele virksomheden. Læs mere om hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med at digitalisere registreringen og håndteringen af udgifter.

Få en gratis demonstration

Gratis og uforpligtende