Hvad er et økonomisystem?
Et økonomisystem holder styr på en virksomheds økonomi, regnskab og budget. Af den årsag kaldes økonomisystemer også for regnskabsprogrammer.
Sådanne programmer hjælper med at effektivisere og administrere bogføringen i en virksomhed ved at holde styr på virksomhedens indtægter og udgifter. Dermed danner et økonomisystem også grundlag for vigtige strategiske beslutninger.
I Acubiz har vi fokus på levere integrationsklar data til virksomhederne, som så kan integreres til deres økonomisystemer – det er en grundlæggende forudsætning for optimal anvendelse af en Expense Management-løsning.
Integration til økonomisystemer
I dag anvender virksomheder forskellige slags systemer, applikationer og værktøjer i sit systemlandskab. Men systemer er ikke meget værd, hvis ikke data og kommunikation kan flyde mellem dem.
Derfor spiller integrationer en central rolle i et optimalt og effektivt systemlandskab.
Integrationer af nødvendige systemer og applikationer til din virksomheds økonomisystem kan optimere jeres arbejdsflow, øge effektiviteten og produktiviteten samt give jer et øget overblik. Læs mere om fordelene ved softwareintegrationer og anvendelsesmulighederne her.
Mange anvendelsesmuligheder
Der eksisterer et utal af økonomisystemer på det danske marked. Her kan nævnes alt fra Visma e-conomic, Visma Dinero, Billy til Microsoft Dynamics NAV eller AX og flere.
Valget af et program afhænger af forskellige parametre som for eksempel størrelsen på virksomheden, ønsket om funktioner og kompleksitet mv.
Du kan blandt andet gøre følgende overvejelser og stille nedenstående spørgsmål til leverandørerne:
- Få en fuld oversigt over, hvilke funktioner, der er inkluderet i økonomisystemet
- Hvad er økonomisystemets totalomkostning? Altså hvad koster anskaffelse, installation og drift? Er support med i prisen? Er uddannelse med i prisen? Hvad koster eventuelle tilkøbsmoduler?
- Konvertering af regnskabshistorik. Skifter du økonomisystem og ønsker at konvertere gammel data? Så skal du få specificeret, hvor meget leverandøren fakturerer for at konvertere data fra dit nuværende til det nye økonomisystem.
- Hvilke krav har både du og leverandør til hardware og sikkerhed? Har leverandøren for eksempel et krav om egen webserver for at kunne håndtere e-handel? Hvordan håndterer leverandøren data, og hvilke sikkerhedsforanstaltninger er taget? For eksempel: tages der backup, er leverandøren certificeret mv.?
Online vs. offline
Økonomisystemer findes både som online og offline løsninger.
Et offline økonomisystem downloades til en computer og bruges lokalt. Det kan også købes som en engangsinvestering på en CD, hvor der dog kan være udgifter til opdateringer.
Til trods for, at det kan have onlinefunktioner, foretages størstedelen af opgaverne på den specifikke computer, programmet downloades ned på. Det betyder også, at du selv skal sørge for at tage en back-up og beskytte computeren mod virusangreb, hvis der skulle ske noget med den pågældende computer.
Et online økonomisystem betyder, at regnskabsprogrammet bruges i en browser som Google Chrome eller Safari. Det er den løsning, der bruges oftest i dag.
Eftersom online programmer er cloud-baserede, er de mest fordelagtige, fordi der automatisk laves backup. For eksempel kan du typisk tilgå et online økonomisystem fra flere forskellige computere, hvilket er mere brugervenligt end at skulle benytte én lokal computer.
Er et ERP-system og et økonomisystem det samme?
Et ERP-system (Enterprise Resource Planning) er mere omfattende end et økonomisystem og kan holde styr på alt fra økonomi, ordrer og indkøb til lagre, kundestyring og personale.
Det er altså en slags ”storebror” til et økonomisystem.
Et ERP-system håndterer størstedelen af en virksomheds funktioner som ordrebehandlinger, kundedatabase, transaktioner og regnskab. I stedet for at dele op i forskellige systemer, er alt samlet i ét program.
Vil du vide mere?
Acubiz arbejder med digitalisering og optimering af arbejdsprocesser inden for Expense Management. I den forbindelse kan integrationer til økonomisystemer være en god løsning for en en optimal arbejdsproces – i så fald, er det muligt da Acubiz danner grundlag for sådan en integration.
Du er velkommen til at kontakte os, hvis du vil vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed.
