Hvad er fakturahåndtering?
Fakturahåndtering, eller fakturabehandling, er en samlet betegnelse for hele processen omkring håndtering af en omkostnings- eller leverandørfaktura – lige fra selve modtagelsen til den endelige bogføring i virksomhedens ERP-system og betaling.
Et automatisk og digitalt workflow til din virksomheds fakturahåndtering, kan sikre effektiv og præcis bogføring.
Hvordan ser fakturaens flow ud?
Virksomhed X sender en faktura til Virksomhed Y, da de har købt forskellige varer. Før Virksomhed Y kan betale for varerne, skal fakturaen gennem tre overordnede trin:
- Scanning og afløftning af data
- Workflow
- Integration til ERP/økonomisystem
Gør dig klogere på de tre trin herunder.
Scanning og afløftning af data
Fakturaen indeholder en masse informationer (se ovenstående) som skal bruges til den fortsatte behandling. Dataen skal løftes fra fakturaen og sendes videre i et fakturaworkflow.
Workflow
I workflowet håndteres de mere regnskabsspecifikke forhold – herunder kontering, distribution og godkendelse af omkostningsfakturaerne. De skal henføres til rette konto i kontoplanen og så skal reglerne for distribution og godkendelsesflow opsættes.
Integration til ERP/økonomisystem
Når fakturadataen er behandlet, indtastet/automatiseret og godkendt er den bogføringsklar. Og den er dermed klar til at blive eksporteret til ERP/økonomisystemet. Det kan enten foregå gennem en automatisk integration mellem fakturahåndteringssystemet og økonomisystemet eller gennem manuel eksport og manuel indlæsning.
Manuelt eller automatisk?
Ovenstående proces kan foregå manuelt eller automatisk. Ved manuel fakturahåndtering foregår både indtastning, kontering og godkendelse, sjovt nok, manuelt.
I den automatiske fakturahåndtering sker scanningen og afløftningen af data med hjælp fra avanceret og meget præcis AI-teknologi. Workflowet sørger for automatisk at berige data fra fakturaen med godkendelsesspor samt kontering af udgifterne. Oftest vil dette kunne håndteres gennem en mobilapp. Afslutningsvis vil en integration medføre, at den bogføringsklare data eksporteres til økonomisystemet helt automatisk.
Sådan kommer du i gang med automatisk fakturahåndtering
Det bliver ikke et problem at finde en løsning til automatisk fakturahåndtering, for der findes rigtig mange dygtige udbydere på markedet. Et godt råd er at tænke skridtet videre. Det kan hurtigt give mening at finde en alt-i-én-løsning, som også kan håndtere alle de andre medarbejderskabte udgifter jeres medarbejdere måtte have i form af udlæg, kørsel etc.
Nemt faktureringsprogram til fakturascanning
Fakturascanning går konkret ud på, at din faktura scannes automatisk ved modtagelse, hvorefter dataen indlæses og klassificeres (også automatisk).
Med et faktureringsprogram kan du nemt og hurtigt skabe og udsende fakturaer i din virksomhed med fakturascanning. Det går langt hurtigere, og du sparer en masse tid på manuelt arbejde.
For eksempel scannes fakturaen automatisk ved modtagelse i Acubiz-appen, hvor data også automatisk sendes til godkendelse. Herefter sendes fakturaen til verificering hos rekvirenten og bagefter til godkendelse.
Efter fakturaen er godkendt, overføres data automatisk til dit økonomisystem – helt klar til bogføring.
Gør dig klogere på fakturahåndtering ved brug af faktureringsprogram, kan du få mere viden her.
Vil du vide mere?
Undersøgelser viser, at en fuldtidsmedarbejder i finansafdelingen kan behandle 16 gange så mange omkostningsfakturaer, hvis de håndteres digitalt frem for manuelt. Andre undersøgelser viser, at virksomheder der sætter strøm til fakturahåndteringen i gennemsnit sparer 84 % af omkostningen forbundet til dette.
Vi har skrevet et whitepaper om automatisk fakturahåndtering, som du er velkommen til at hente og læse helt gratis. Her kan du også læse mere om undersøgelserne.
