Hvad er en faktura?
En faktura er en regning eller en kvittering, som primært bruges af B2B-virksomheder med et CVR-nummer.
Fakturaen specificerer og opkræver betaling for de varer eller serviceydelser, der aftales mellem leverandør/sælger og kunde/køber. Den bruges til at opkræve penge fra køber samt til dokumentation i både sælger og købers regnskab.
Hvis du for eksempel har fået en maler til at male dit hus, vil du modtage en faktura, når maleren er færdig med sit arbejde.
En effektiv fakturahåndtering, kan blandt andet hjælpe til et bedre overblik samt en nemmere og mere fleksibel godkendelsesproces i forbindelse med omkostningsfakturaer.
Hvad er en delfaktura?
En delfaktura er en faktura, der deles op i bidder, og fakturerer kun en del af en ordre. Dette er aktuelt, når en ydelse eller vare leveres løbende, hvor man i takt med levering kan indregne indtægterne.
For eksempel bruges en delfaktura, hvis din virksomhed har lagt en stor ordre. Her er det aktuelt, at betalingen forudbetales eller betales aconto. Et andet eksempel er, hvis din leverandør ikke kan levere en hel ordre på én gang, så du kun skal betale i takt med leveringen.
Udformning – og andre fakta om fakturaer
Der er en række lovkrav til fakturaens udformning, som du skal overholde. En faktura skal som minimum indeholde følgende:
- Fakturanummer
- Udstedelsesdato
- Købers navn og adresse (og CVR-nummer, hvis det er en virksomhed)
- Sælgers navn, adresse og CVR-nummer
- Specifikation af varen eller ydelsens art inklusiv pris og mængde
- Moms- og samlet beløb (momsbeløb skal være på fakturaen for at være berettiget til at fratrække moms)
- Eventuelt andre skatter eller afgifter
- Eventuelt totalsummen for fakturaen
De forskellige typer fakturaer
En faktura kan både afsendes og modtages analogt og digitalt. Der findes forskellige slags fakturaer og måder at sende dem på – herunder faktura, e-faktura, online faktura, EAN-faktura, proformafaktura mv.
Herunder kan du få mere viden om hver enkelt type:
- E-faktura – en elektronisk version af en faktura, som kan sendes og modtages digitalt.
- Online faktura – en faktura, som kan tilgås og betales via internettet.
- EAN-faktura – en faktura, som er knyttet til et EAN-nummer, som er et vare identifikationsnummer.
- Proformafaktura – en faktura, som er udstedt forud for levering af en vare
Jævnfør den danske bogføringslov skal fakturaer, som er en del af virksomhedens regnskabsmateriale, opbevares i fem år efter udløbet af det regnskabsår, som fakturaerne vedrører.
Det gælder både papirbaserede og elektroniske fakturaer.
Forfalden faktura og rykkerrenter på faktura
En forfalden faktura er en faktura, der ikke betales til tiden.
Her sendes en rykker (med eller uden rykkergebyr) for at minde en kunde om, at vedkommende ikke har betalt fakturaen inden for den angivne betalingsfrist.
Renter ved for sen betaling
Renter på faktura kan opkræves, hvis en kunde ikke betaler en faktura til tiden for at dække omkostningerne ved at sende en rykker og håndtere den manglende betaling.
I Danmark er der regler for private virksomheder i forbindelse med rykkergebyrer. Ifølge renteloven må virksomheder ikke opkræve renter ved for sen betaling, før de har sendt en rykker (rykkerskrivelse) som påmindelse.
Efter den sidste rettidige betalingsdag må du sende den første rykkerskrivelse. Her skal kunden have en frist på 10 dage til at betale fakturaen. Renter på fakturaen skal være angivet, hvis de er relevante for en transaktion, og de skal naturligvis være i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Vær opmærksom på, at der er en forældelsesfrist for faktura
Den nyeste forældelseslov trådte i kraft i 2008. Her blev forældelsesfristen på fakturakrav sat ned fra fem til tre år.
Den korte forældelsesfrist gælder for ubetalte regninger og andre tilgodehavender, der ikke er sikret ved underskrift eller en dom.
Samtidig blev der indført strengere krav omkring afbrydelse af forældelsen, hvor det ikke længere er tilstrækkeligt at gøre kunden opmærksom på kravet. Ønsker du som kreditor at afbryde forældelsen og sikre dit krav, skal der foreligge en erkendelse fra kunden eller være indledt retslige skridt.
Som udgangspunkt regnes forældelsesfristen for faktura fra forfaldsdagen på den fremsendte faktura. Hvis kreditor fremsender en faktura med angivelse af forfaldsdato, vil forældelsesfristen starte fra dette tidspunkt.
Hvad sker der, hvis en forældelsesfrist for faktura overskrides?
Hvis din virksomhed overskrider forældelsesfristen for fakturakrav, mister virksomheden retten til at kræve betaling af kunden – også selvom, at virksomheden har et rimeligt krav, og kunden har modtaget en korrekt ydelse.
Fakturaen er forældet og har ingen værdi efter tre år.
Derfor er det vigtigt, at du som kreditor sender fakturaen samtidig med, at arbejdet er afsluttet, så du opnår hurtigere betaling og bedre likviditet. Det giver også mulighed for hurtigere at opdage, hvis en kunde er utilfreds eller ikke vil betale.
Et godt råd er derfor at fakturere løbende og hurtigt for at fremme likviditeten i virksomheden.
Vil du vide mere?
Hvad sker der med fakturaen, når køberen modtager den? Den skal behandles og håndteres i et faktura workflow, som ender ud i en betaling af fakturaen.
Dette kaldes også fakturahåndtering, som giver et automatisk og digitalt workflow til håndtering af virksomhedens omkostningsfakturaer.
