Kort sagt er et bilag er et skriftligt dokument, der dokumenterer transaktioner for både køb og salg. Bilag kan variere i form og indeholde forskellige oplysninger om en transaktion.
Hvad er et bilag?
Et bilag er et dokument, der fungerer som bevis for en transaktion eller handling. Når du køber en vare, bruges et bilag dermed til at dokumentere handlen, du har foretaget.
I en virksomhed bør alle transaktioner bogføres og have deres eget bilag, så der er dokumentation for hver enkelt transaktion.
Det kan f.eks. være følgende:
- Kvittering – beviser, at der er foretaget et køb
- Faktura – viser, hvad man har købt eller fået leveret, og hvad det har kostet
- Regning – viser, hvad man skylder for en vare eller service
- Lønseddel – viser, hvad man har tjent i løn, og hvad der er trukket i skat og andre udgifter
For langt de fleste virksomheder er det en fordel at digitalisere og automatisere håndteringen af udgifter. Med Acubiz kan du få en digital løsning, der sikrer optimering i din virksomhed.
Der findes forskellige typer bilag, der kan se ud på forskellige måder. Her er nogle eksempler:
- Kreditorfaktura: det bilag, der tilknyttes en indkøbsordre
- Kreditnota: det bilag, en sælger sender til køber, når en handel annulleres
- Debitorfaktura: det bilag, der udarbejdes fra sælger til køber
- Momsopgørelse: det bilag, der viser opgørelsen over den moms, der kræves af Skattestyrelsen
Opbevaring af bilag
Som erhvervsdrivende er det vigtigt at holde styr på dine økonomiske dokumenter og transaktioner.
Korrekt opbevaring af bilag er derfor også vigtigt, så du altid kan tilgå og dele regnskabsmateriale, hvis myndighederne banker på døren. Det kan de gøre, hvis der er tvivl om, hvorvidt du har udregnet og indberettet regnskabet korrekt.
Hvor længe skal man gemme bilag?
I Danmark har du som virksomhed pligt til at bogføre og opbevare dit regnskabsmateriale i mindst fem år. Det betyder, at du i de fem år fra udgangen af de pågældende regnskabsår har ansvar for bilagene, hvor de samtidig skal være nemme at tilgå.
Det gælder, uanset om du har bilag liggende i en mappe på din computer eller stående i et ringbind på hylden.
Digitalisering af bilag
I 2022 er der vedtaget en ny bogføringslov, der skal gøre op med fysiske bilag og gamle ringbind i virksomheder. Det betyder, at alle bilag fremover skal opbevares digitalt.
Digitalisering af bilag gør det nemmere at søge i bilag, hvis der er behov for det. Derudover er det langt nemmere for dig som virksomhed at sende eller dele bilag (f.eks. med myndighederne), når det er nødvendigt.
Eftersom at et af kravene til opbevaring af bilag er, at de er nemme at tilgå, er det også nemmere at leve op til kravet med digitalisering af bilag. Eksempelvis kan du nemmere klare bilagshåndteringen ved at gemme regnskabsmateriale i en online sky som Google Drev eller OneDrive på enhver server, så myndighederne nemt kan få adgang.
Dermed slipper du også for at have krøllede kvitteringer liggende på kontoret et sted.
Vil du vide mere?
Er du på udkig efter en mere effektiv og fleksibel bogføringsproces af bilag? Acubiz kan hjælpe din virksomhed med forskellige processer inden for udgiftshåndtering. Derudover kan du også integrere vores app med din virksomheds daglige arbejdsværktøjer såsom lønsystemer og firmakort.
Søger du mere viden, kan du dykke ned i vores Acupedia og lære mere om de begreber, der typisk bruges til udgiftshåndtering.
